업무지원 사용자교육자료

개요

업무지원은 공문 게시, 공유설비 예약, 공고 관리 등 효율적인 업무처리를 지원하고, 지시사항과 훈시사항 등 업무 추진의 핵심 기능을 제공하는 시스템입니다. 이 시스템은 게시판 관리, 지시사항 처리, 의회요구 자료 취합, 홍보 관리, 공고 관리와 같은 다양한 업무를 전자적으로 처리하여 업무 효율성을 높이는 것을 목표로 합니다.

업무지원의 주요 업무 범위는 다음과 같이 구성됩니다

• 알림판

  게시판을 생성, 수정, 삭제하는 등 게시판을 관리하고 게시물을 등록, 조회하는 기능을 제공 문서 처리 시 공문 게시로 지정된 문서를 공문 게시판을 통해 공유 가능

• 공유설비예약

  회의실, 차량 등 공유설비를 관리하고, 사용자가 예약 신청 및 승인 업무를 수행할 수 있도록 지원

• 공고관리

  기관별 공고대장을 관리하고, 사용자의 요구에 맞는 공고번호를 채번하여 공고를 등록 및 승인하는 업무 수행

• 지시사항

  기관장의 지시사항을 등록하고, 각 이행 부서의 담당자가 이를 처리하는 전 과정 지원

• 의회요구

  시도의회 등에서 발생하는 행정감사나 질의 같은 요구 자료를 시스템을 통해 취합하고, 담당자가 답변을 처리하는 업무 지원

• 홍보관리

  오프라인으로 관리되던 홍보의 진행 과정과 결과를 시스템으로 기록하고 관리하는 기능. 홍보 관련 내용은 메모나 문서 형태로 처리되어 기록물로 관리됨

알림판

자주보는게시물

자주보는게시물 화면은 사용자가 여러 게시판에서 중요하거나 다시 보고 싶은 게시물을 별도로 등록하여 한곳에서 모아보는 기능입니다. 이 기능은 일종의 즐겨찾기와 같아서, 사용자가 등록한 게시물 목록을 조회하고 관리할 수 있습니다.

• 목록 조회 및 관리

  사용자는 자신이 직접 등록한 자주보는 게시물의 목록을 조회할 수 있습니다. 조회된 목록은 파일로 다운로드하는 것이 가능하며, 특정 게시물을 클릭하여 상세 내용을 조회할 수도 있습니다.

  목록에서 게시물을 선택한 후 자주보는게시물취소 버튼을 클릭하면 해당 게시물이 목록에서 삭제(게시물 취소)됩니다. 삭제이력을 포함한 게시물 조회 옵션을 체크하면, 이전에 삭제했던 게시물의 이력까지 포함하여 조회 가능합니다.

• 자주보는 게시물 등록 방법

  게시물을 자주보는게시물로 등록하는 것은 이 화면이 아닌, 각 게시판에서 이루어집니다. 일반게시판, 공문게시판, 최신게시물 등 다양한 게시판에서 원하는 게시물을 선택하여 등록할 수 있습니다.

  일반게시판 또는 최신게시물 화면에서 게시물 제목을 클릭하여 상세 정보 화면으로 들어간 후, 화면 내의 자주보는게시물등록 버튼을 클릭하여 등록 가능합니다. 문서관리 시스템에서 생성된 공문 게시물도 공문게시판 화면에서 동일하게 선택하여 자주보는 게시물로 등록할 수 있습니다.

공문게시판

공문게시판 화면은 문서관리 시스템에서 공문게시 처리된 공식 문서를 게시하고 공유하는 공간입니다. 사용자는 이 화면에서 게시된 공문 목록을 조회하고, 열람 상태를 관리하며, 자신이 작성한 게시물을 수정하는 등의 업무를 수행할 수 있습니다.

• 게시물 조회 및 열람 관리

  사용자는 주제영역별로 공문 게시물 목록을 조회할 수 있으며, 아직 읽지 않은 여러 게시물을 한 번에 열람 처리하는 등 효율적인 관리가 가능합니다.

  공문게시판 조회 및 열람 주요 기능

  • 일괄 열람 처리: 읽지 않은 게시물을 여러 개 선택한 후 일괄열람 버튼을 클릭하여 한 번에 읽음 상태로 변경 가능 이 기능은 게시물 본문을 열지 않고 열람 여부 상태만 실시간으로 변경함
  • 자주보는게시물 등록: 중요한 공문 게시물을 선택하여 자주보는게시물로 등록해 별도 관리 가능
  • 상세 내용 확인: 게시물 제목을 클릭하면 공문의 상세 본문 확인 가능. 또한, 아이콘을 클릭하여 해당 공문을 열람할 수 있는 기관 및 부서 목록도 조회할 수 있음
  • 공문 다운로드: 공문다운로드 버튼을 클릭하여 원본 문서 다운로드 가능

• 나의 게시물 관리

  사용자는 자신이 직접 게시한 공문에 한하여 게시 기간, 열람 범위, 주제 영역 등의 정보를 수정하거나 게시물을 삭제할 수 있습니다. 이 기능은 주로 나의게시글관리 버튼을 통해 별도의 팝업 화면에서 처리됩니다.

  수정이 필요한 게시물을 한 건만 선택한 후, 공문게시물정보수정 버튼을 통해 주제영역, 게시기간, 열람범위 등을 변경할 수 있습니다. 또한, 여러 게시물을 선택한 후 주제영역일괄저장 버튼을 클릭하여 주제영역을 한 번에 동일하게 변경하고 저장합니다. 본인이 작성한 게시물은 선택하여 삭제가 가능합니다.

최신게시물

최신게시물 화면은 여러 게시판에 최근에 등록된 게시물 목록을 한곳에서 모아 조회하는 기능입니다. 사용자는 이 화면을 통해 신규 게시물을 놓치지 않고 확인할 수 있으며, 중요한 게시물은 즐겨찾기로 등록하거나 목록을 파일로 다운로드하는 등의 관리를 할 수 있습니다.

• 최신 게시물 목록 조회

  사용자는 조회 버튼을 클릭하여 각 게시판에 등록된 최신 게시물 목록을 조회할 수 있습니다. 조회된 목록의 제목을 클릭하면 해당 게시물의 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

  목록에서 중요하다고 생각하는 게시물을 선택한 후, 자주보는 게시물로 등록하여 자주보는게시물 메뉴에서 별도로 모아볼 수 있습니다. 조회된 최신 게시물 목록은 파일 형태로 다운로드도 가능합니다.

• 게시물 등록 방법

  최신게시물 화면 자체에서는 게시물을 등록할 수 없으며, 여기에 표시되는 게시물은 일반게시판 등 다른 게시판에 등록된 게시물입니다. 사용자가 일반게시판에서 게시물을 등록하면 해당 내용이 최신게시물 목록에 나타납니다.

  사용자는 자신에게 열람 권한이 부여된 게시판의 최신 게시물만 조회 가능합니다. 또한, 게시판 설정에 따라 열람 범위가 제한됩니다.

일반게시판

일반게시판 화면은 사용자가 특정 주제나 목적에 따라 개설된 게시판의 게시물 목록을 조회하고, 새로운 게시물을 등록하거나 기존 게시물에 답글과 댓글을 다는 등 소통 활동을 하는 기본적인 공간입니다. 관리자 권한을 가진 사용자는 이 화면을 통해 게시판 자체를 생성하고 관리하는 기능도 수행할 수 있습니다.

• 게시물 조회 및 상호작용

  사용자는 좌측의 게시판 목록에서 원하는 게시판을 클릭하여 게시물 목록을 조회할 수 있습니다. 게시물 제목을 클릭하면 상세 내용을 확인하고 다양한 상호작용을 할 수 있습니다.

  게시판 설정에 따라, 상세 조회 화면에서 답글 버튼을 통해 계층형 응답을 작성하거나, 하단의 입력란을 통해 간단한 댓글을 등록할 수 있습니다. 중요하거나 다시 보고 싶은 게시물은 상세 조회 화면에서 자주보는게시물등록 버튼을 클릭하여 개인적인 즐겨찾기 목록에 추가도 가능합니다.

• 게시물 등록

  게시물 등록 권한이 있는 사용자는 새로운 게시물을 작성하여 공유할 수 있습니다.

  게시물등록 버튼을 클릭하여 제목, 내용, 게시 기간, 첨부 파일 등 필요한 정보를 입력하고 게시물을 저장합니다. 일괄게시물등록 버튼을 사용하면 하나의 게시물을 여러 게시판에 동시에 등록할 수 있어 편리하게 사용할 수 있습니다.

• 게시판 관리 (관리자 기능)

  시도총괄관리자나 기관관리자 등 관리자 권한을 가진 사용자는 게시판관리 버튼을 통해 게시판의 생성부터 운영까지 전반적인 관리를 수행합니다.

  게시판등록 버튼으로 게시판명, 운영자, 열람 범위, 첨부파일 용량 등을 설정하여 새로운 게시판을 만들거나 기존 게시판을 수정·삭제할 수 있습니다. 등록된 게시판은 개설 처리를 해야만 일반 사용자에게 노출되어 사용이 가능해지며, 필요에 따라 개설취소하여 비활성화도 가능합니다. 관련 있는 여러 게시판을 그룹으로 묶어 관리할 수 있습니다. 최대 2단계까지 그룹 설정이 가능하며, 이를 통해 게시판 목록을 체계적으로 구성할 수 있습니다.

공유설비예약

공유설비예약은 회의실, 차량 등 기관의 공용 자산을 시스템을 통해 예약하고 사용할 수 있도록 지원하는 기능입니다. 관리자가 설비를 등록하면 일반 사용자가 예약을 신청하고, 설비 담당자가 이를 승인 또는 반려하는 과정을 통해 공유 자원을 효율적으로 관리합니다.

• 업무 흐름도

  1. 설비 등록 (관리자): 기관 공유 설비 담당자가 공유설비의 분류를 먼저 등록하고, 해당 분류에 속하는 공유설비(예: 회의실, 차량)를 등록
  2. 예약 신청 (사용자): 일반 사용자가 등록된 공유설비 목록을 조회하고 예약을 신청
  3. 예약 승인 (담당자): 예약 요청 건은 설비 담당자 또는 부담당자의 승인을 통해 최종적으로 예약이 확정됨. 자동 승인으로 설정된 설비는 신청과 동시에 예약이 완료됨

• 공유설비 관리 (관리자 기능)

  시도총괄관리자(업무), 기관관리자(업무), 기관공유설비담당자 등 관리 권한을 가진 사용자는 사용자가 예약할 수 있는 공유설비를 시스템에 등록하고 관리합니다.

  해당 분류에 속한 설비가 하나라도 등록되어 있으면 그 분류는 삭제 불가능합니다. 또한, 이미 예약 내역이 있는 설비도 삭제 불가능합니다. 설비의 운영 시간이나 제외 기간을 변경하면, 기존에 있던 예약이 영향을 받거나 자동으로 취소될 수 있으므로 주의가 필요합니다.

  공유설비 등록 및 관리 주요 기능

  • 분류 관리: 공유설비를 체계적으로 관리하기 위해 분류를 먼저 등록, 수정, 삭제하거나 순서를 변경할 수 있으며, 설비 등록은 반드시 분류가 먼저 등록되어야 가능함
  • 설비 등록: 생성된 분류 아래에 실제 공유설비 정보를 등록. 설비 유형은 일반과 배차로 나뉘며, 유형에 따라 입력 항목이 달라짐
  • 세부 조건 설정: 설비별로 운영 시간(기본 시간), 담당자 전용 여부, 예약 제외 기간 등을 상세하게 설정 가능
    1. 기본 시간: 설비의 운영 시간으로, 이 시간 내에서만 예약 가능
    2. 담당자 전용: 예로 설정하면 해당 설비는 담당자 또는 부담당자만 조회하고 예약할 수 있음

• 공유설비 예약 및 현황 조회 (사용자 기능)

  일반 사용자는 등록된 공유설비를 조회하고 필요에 따라 예약을 신청하며, 자신의 예약 현황을 확인하고 관리할 수 있습니다.

  공유설비 예약 및 조회 주요 기능

  • 예약 신청: 예약신청 버튼을 통해 원하는 설비와 시간을 선택하고 예약을 신청. 설비 설정에 따라 신청 즉시 확정되는 자동 승인 방식과 담당자의 승인이 필요한 담당자 승인 방식으로 나누어짐
  • 예약 현황 조회: 설비별 또는 일정별로 전체 예약 현황을 달력이나 목록 형태로 조회 가능
  • 나의 예약 관리: 나의예약 버튼을 통해 자신이 신청한 예약 목록만 따로 확인할 수 있으며, 이 화면에서 직접 예약을 취소하는 것도 가능함
  • 기관 현황 다운로드: 기관공유설비담당자는 기관 전체의 공유설비 예약 현황을 엑셀 파일로 다운로드
  • 개인 일정 연동: 예약 정보를 개인 일정으로 등록하여 관리

• 공유설비 예약 승인 (담당자 기능)

  공유설비별로 지정된 설비 담당자 또는 부담당자는 사용자가 신청한 예약 건에 대해 승인 절차를 진행합니다.

  나의승인 또는 승인관리 버튼을 통해 승인 대기 중인 예약 목록을 확인하고 승인, 반려, 또는 이미 승인된 예약을 취소합니다. 예약을 반려하거나 승인된 예약을 취소할 경우에는 반드시 사유를 입력해야 합니다.

공고관리

공고등록대장

공고등록대장 화면은 일반 사용자가 기관별로 설정된 공고대장을 기반으로 새로운 공고를 등록하고 공고 담당자에게 승인을 요청하는 공간입니다. 사용자는 이 화면에서 자신이 등록한 공고 목록을 관리하고, 처리 상태에 따라 수정, 삭제, 승인요청 취소 등의 업무를 수행할 수 있습니다.

• 공고 등록 및 승인 요청

  사용자는 기관 관리자가 공고대장설정에서 미리 만들어 둔 공고대장을 선택하여 신규 공고를 작성할 수 있습니다. 신규 버튼을 클릭하면 공고 등록 팝업 창이 나타나며, 여기에 공고 제목, 담당자 등 필요한 정보를 입력하고 저장합니다. 저장이 완료되면 승인요청 버튼을 클릭하여 공고 담당자에게 승인 절차를 진행하도록 요청합니다.

  자동 승인으로 설정된 공고대장의 경우, 별도의 승인 절차 없이 저장 시 즉시 공고 번호가 부여되며 완료 처리됩니다. 이때 번호이력조회 버튼이 활성화되어, 이전에 사용되었던 번호 목록을 조회하고 해당 번호를 다시 사용하는 소급 채번이 가능합니다.

• 공고 목록 관리 및 수정

  사용자는 자신이 등록한 공고 목록을 조회하고, 공고 제목을 클릭하여 상세 정보를 확인할 수 있습니다. 등록된 공고 내용의 수정이나 삭제, 또는 승인요청 취소는 공고의 처리 상태에 따라 제한됩니다.

  공고 수정, 삭제, 승인요청 취소 제약사항

  • 등록된 공고는 처리 상태가 작성 또는 반려 상태일 때만 수정 및 삭제 가능
  • 이미 승인을 요청한 공고는 승인요청취소 버튼을 통해 요청을 취소해야만 수정 가능
  • 일단 승인이 완료된 공고를 수정해야 할 경우, 공고 승인자가 공고승인관리 메뉴에서 먼저 승인을 취소해야 함

공고승인관리

공고승인관리 화면은 일반 사용자가 공고등록대장에서 등록하고 승인을 요청한 공고를 공고 담당자(공고승인자)가 최종적으로 검토하고 승인하거나 반려하는 업무를 처리하는 공간입니다. 또한, 공고승인자가 직접 공고를 등록하고 즉시 승인하는 기능도 제공됩니다.

• 공고 승인 및 반려

  일반 사용자가 승인 요청한 공고 목록을 조회하고, 각 건에 대해 승인, 반려, 또는 승인 취소 처리를 할 수 있습니다. 승인 요청된 공고의 제목을 클릭하면 상세 내용을 확인한 후 처리할 수 있습니다.

  공고 승인 및 반려 주요 기능

  • 승인: 요청된 공고 정보를 확인한 후 승인 버튼을 클릭하여 최종 처리함
  • 반려: 공고 내용에 문제가 있을 경우 반려 버튼을 클릭하여 등록자에게 돌려보낼 수 있음
  • 승인취소: 이미 승인된 공고를 등록자가 수정해야 할 경우, 승인자는 승인취소 버튼을 통해 승인을 취소할 수 있음. 승인이 취소되면 공고 등록자는 해당 공고를 수정하거나 다시 승인 요청 가능
  • 소급 채번: 승인 요청된 공고의 상세 내용을 확인할 때, 번호이력조회 버튼을 통해 이전에 채번된 번호 이력을 조회하고, 해당 번호를 선택하여 과거 번호로 공고 번호를 부여(소급 채번) 가능

• 공고 직접 등록 및 승인

  공고승인자는 일반 사용자의 요청 절차 없이 직접 공고를 등록하고 바로 승인 처리할 수 있습니다. 신규 버튼을 클릭하여 공고 내용을 작성한 후, 승인 버튼을 누르면 승인 요청 단계 없이 즉시 완료됩니다.

  이 기능은 일반적인 승인요청 → 승인 절차를 거치지 않고 공고승인자가 직접 공고를 생성하고 확정하는 경우에 사용됩니다. 직접 등록 시에도 번호이력조회 버튼을 통해 과거에 사용된 번호를 소급하여 채번하는 기능을 제공합니다.

공고대장설정

공고대장설정 화면은 공고 업무의 기반을 마련하는 관리자용 설정 기능입니다. 이 화면은 두 단계로 구성되어, 시도총괄관리자가 최상위 분류인 공고 구분을 먼저 생성하면, 각 기관의 기관관리자가 그 구분에 맞춰 세부적인 공고대장을 신설하고 관리하는 방식으로 운영됩니다. 이를 통해 기관별 특성과 사용자 요구에 맞는 공고 번호 체계와 승인 절차를 설정할 수 있습니다.

• 공고구분관리 (시도총괄관리자 기능)

  시도총괄관리자(업무)는 기관에서 사용할 공고대장의 최상위 분류인 공고 구분을 생성하고 관리합니다. 이는 기관관리자가 공고대장을 만들기 위한 필수 선행 작업입니다. 공고 구분을 사용안함 상태로 변경하면, 해당 구분은 공고등록대장 메뉴에서 조회용으로만 표시되며 신규 공고 등록이 불가능합니다.

  공고구분 관리 주요 기능

  • 신규 등록: 공고구분등록 버튼을 클릭하여 인사공고, 일반공고 등 새로운 공고 구분을 등록
  • 상태 관리: 등록된 공고 구분의 상태를 사용, 사용안함, 폐기, 폐기취소 등으로 변경하여 관리
  • 순서 변경: 목록에 표시되는 공고 구분의 탭 순서를 조정하고 저장

• 공고대장관리 (기관관리자 기능)

  기관관리자(업무)는 시도총괄관리자가 설정한 공고 구분에 따라 소속 기관에서 사용할 실제 공고대장을 신설하고 운영 규칙을 상세하게 설정합니다. 일단 공고대장을 사용하여 공고가 한 건이라도 작성된 경우, 해당 공고대장은 삭제 불가능합니다.

  공고대장 설정 주요 기능

  • 공고대장 신설: 신규 버튼을 클릭하여 기관별 공고대장을 새로 만듬
  • 번호 서식 설정: 사용자의 요구에 맞게 공고번호 서식을 직접 설정하여 고유한 공고번호를 자동으로 채번
  • 자동 승인 설정: 공고대장의 자동승인 여부 설정. 자동 승인으로 설정하면 일반 사용자가 공고를 저장하는 즉시 별도의 승인 절차 없이 완료 처리됨
  • 승인자 지정: 자동 승인이 아닌 경우, 승인자추가 버튼을 통해 해당 공고를 승인하거나 반려할 담당자를 지정하여 승인 절차를 관리
  • 추가 항목 설정: 항목추가 버튼으로 문자열, 숫자, 달력, 조직도 찾기 등 공고 등록 시 필요한 입력 항목을 추가할 수 있음

지시사항

처리할지시사항

처리할지시사항 화면은 사용자의 권한에 따라 처리해야 할 지시사항을 확인하고 다음 단계의 업무를 수행하는 핵심적인 공간입니다. 사용자가 어떤 역할을 가졌는지에 따라 처리해야 할 업무의 종류와 내용이 다르게 표시됩니다.

• 역할별 처리 목록 조회

  화면 상단에는 사용자의 권한별로 처리해야 할 지시사항의 건수가 표시됩니다. 특정 업무의 건수를 클릭하면 하단에 해당 지시사항 목록이 나타나며, 지시 제목을 클릭하면 상세 내용을 담은 팝업 창이 호출됩니다.

  1. 지시사항관리자: 지시사항의 연장/종료 요청을 최종 승인 또는 반려
  2. 부서지시사항담당자: 소속 부서에 배정된 지시사항을 이행할 실무 담당자 지정
  3. 이행담당자: 자신에게 지정된 지시사항을 공식적으로 접수하고 이행 시작

• 주요 처리 업무

  사용자는 자신의 역할에 따라 다음과 같은 핵심 업무를 이 화면에서 처리합니다. 지시사항 이행 절차를 시작하기 위해 주관 이행담당자의 지시접수 처리는 필수이며, 이 과정 없이는 이행실적을 등록하는 등 다음 단계로 진행이 불가능합니다.

  1. 이행담당자 지정 (부서지시사항담당자): 부서에 지시사항이 배정되면, 부서 담당자는 이 화면에서 해당 건을 확인하고 실제 업무를 수행할 이행담당자를 지정한 후 지시를 전달
  2. 지시사항 접수 (이행담당자): 이행담당자로 지정된 사용자는 자신에게 배정된 지시사항을 확인. 특히 주관 이행담당자는 반드시 지시접수 버튼을 클릭하여 공식적으로 업무를 시작해야 함
  3. 요청 승인 및 반려 (지시사항관리자): 이행담당자가 요청한 처리 기한 연장이나 지시 종료 요청 건을 최종적으로 검토하고, 승인 또는 반려 버튼을 통해 처리

나의지시사항

나의지시사항 화면은 사용자가 본인의 역할이 이행담당자로 지정된 지시사항 목록을 확인하고, 지시를 공식적으로 접수하거나 이행 실적을 등록합니다. 또한, 필요한 경우 처리 기한의 연장 또는 종료를 지시사항관리자에게 요청하는 개인화된 업무 공간입니다.

• 지시사항 접수 및 실적 관리

  사용자는 조회 조건을 입력하여 자신에게 배정된 지시사항 목록을 조회할 수 있으며, 조회된 목록을 인쇄하거나 파일로 다운로드할 수 있습니다. 지시 제목을 클릭하면 해당 지시사항의 상세 정보를 담은 팝업 창이 호출되어 세부 업무를 처리할 수 있습니다.

  나의지시사항 핵심 업무 절차

  1. 지시사항 접수: 주관 이행담당자는 배정된 지시사항의 이행을 시작하기 위해 반드시 지시접수 버튼을 클릭해야 함. 이 공식 접수 절차를 거치지 않으면 이행실적을 등록하는 등 다음 단계로 진행할 수 없음
  2. 이행실적 등록: 지시가 접수되면, 이행담당자는 문서작성, 메모보고, 일지작성, 직접등록 등 다양한 방식으로 이행 실적을 등록. 또한, 실적소급등록 기능을 통해 이전에 작성된 문서, 메모, 일지 등을 조회하여 현재 지시사항의 실적으로 연결(소급) 가능
  3. 세부 내용 관리: 지시사항 카드 내에서 추진계획이나 문제점 및 대책을 작성하여 관리. 이 기능은 오직 주관 이행담당자만 작성 가능
  4. 진행상태 이력 조회: 지시사항의 진행 상태에 대한 이력을 조회하여 업무 흐름을 파악할 수 있음

• 처리 기한 연장 및 종료 요청

  지시사항을 이행하는 과정에서 처리 기한을 연장해야 하거나, 업무가 완료되어 종료가 필요한 경우 지시사항관리자에게 공식적으로 요청을 보낼 수 있습니다. 설정된 연장요청가능시한을 초과한 경우 연장 요청이 불가능할 수 있습니다. 또한, 연장을 요청하는 새로운 처리 시한은 기존의 처리 시한보다 미래의 날짜만 가능합니다.

  1. 주관 이행담당자 권한: 오직 주관 이행담당자만이 지시사항의 연장 또는 종료를 최종적으로 요청할 수 있음
  2. 협조 이행담당자 절차: 협조 이행담당자도 연장이나 종료를 요청할 수 있으나, 이는 먼저 주관 이행담당자에게 전달되며, 그 후 주관 이행담당자가 내용을 확인하고 최종적으로 지시사항관리자에게 요청을 보내는 방식으로 처리됨

부서지시사항

부서지시사항 화면은 사용자가 자신이 소속된 부서에서 현재 이행 중인 모든 지시사항의 목록을 조회하고 처리하는 공간입니다. 특히 부서지시사항담당자는 이 화면을 통해 소속 부서에 배정된 지시사항을 실제 수행할 이행담당자를 지정하는 핵심적인 업무를 처리합니다.

• 부서 지시사항 목록 조회

  사용자는 조회 조건을 입력한 후 조회 버튼을 클릭하여 소속 부서의 지시사항 목록을 확인할 수 있습니다. 목록에서 지시 제목을 클릭하면 해당 지시사항의 상세 내용을 담은 팝업 창이 호출됩니다. 조회된 지시사항 목록은 파일로 다운로드하거나 인쇄하는 것도 가능합니다.

• 이행담당자 지정 (부서지시사항담당자 핵심 업무)

  소속 부서에 새로운 지시사항이 배정되면(부서배정 상태), 부서지시사항담당자는 이 화면에서 해당 지시사항을 확인하고 실제 업무를 수행할 이행담당자를 지정하여 지시를 전달해야 합니다. 만약 배정된 지시사항이 다른 부서의 업무라고 판단될 경우, 부서지시사항담당자는 이행담당자를 지정하는 대신 부서 재지정을 요청합니다.

  이행담당자 지정 업무 절차

  1. 지시사항 선택: 목록에서 처리 상태가 부서배정인 지시사항의 제목을 클릭하여 상세 정보 팝업 오픈
  2. 담당자 추가: 팝업 창 내의 이행담당자 섹션에서 추가 버튼을 클릭하여 담당자 선택 팝업 호출
  3. 담당자 지정: 사용자 목록에서 실제 업무를 수행할 담당자를 선택하여 이행담당자로 추가하고, 주관/협조 구분을 확인한 후 확인 버튼 클릭
  4. 지시 처리: 담당자 지정이 완료되면 지시처리 버튼을 클릭하여 해당 이행담당자에게 공식적으로 지시사항 전달

기관지시사항

기관지시사항 화면은 기관 전체의 지시사항을 총괄적으로 관리하는 중심 메뉴입니다. 주로 지시사항관리자가 이 화면을 통해 새로운 지시사항을 등록하고 이행부서를 지정하며, 이행담당자가 요청한 연장 또는 종료 건을 최종 승인하는 등 지시사항의 시작과 마무리를 담당합니다. 다른 사용자들은 소속 기관에서 진행 중인 지시사항을 확인하는 용도로 사용합니다.

• 지시사항 등록 및 관리 (지시사항관리자 핵심 업무)

  지시사항관리자는 이 화면에서 기관장 등의 지시사항을 시스템에 공식적으로 등록하고, 수정하거나 삭제하는 모든 관리 업무를 수행할 수 있습니다.

  지시사항 등록 업무 절차

  1. 신규 버튼을 클릭하여 지시사항 등록 팝업 창 호출
  2. 지시종류, 지시자, 지시제목, 처리시한 등 기본 정보 입력. 이때 처리시한은 추진기간보다 이후 날짜여야 함
  3. 이행부서 항목의 추가 버튼을 클릭하여 지시를 이행할 부서(들)를 주관 또는 협조로 지정
  4. 입력이 완료되면 저장 버튼을 눌러 임시 저장하거나, 지시처리 버튼을 눌러 이행부서로 즉시 전달

• 기관 지시사항 목록 조회

  지시사항관리자, 부서지시사항담당자, 이행담당자 등 모든 관련 사용자는 이 화면에서 소속 기관의 전체 지시사항 목록을 조회할 수 있습니다. 목록에서 지시 제목을 클릭하면 지시사항의 등록 정보부터 실적, 처리 이력까지 모든 과정을 확인할 수 있는 상세 정보 팝업 출력됩니다.

  지시사항관리자는 이미 종료 처리된 지시사항을 다시 진행 상태로 되돌릴 수 있는 종료취소 기능을 사용할 수 있습니다. 조회된 지시사항 목록을 파일로 다운로드하거나 인쇄하는 것도 가능합니다.

• 연장 및 종료 요청 승인 (지시사항관리자 기능)

  이행담당자가 나의지시사항 메뉴에서 요청한 처리 기한 연장이나 지시사항 종료 요청은 지시사항관리자에게 전달되며, 관리자는 이 화면에서 최종 승인 또는 반려 처리를 합니다.

  지시사항 승인/반려 처리 절차

  1. 처리 상태가 연장요청 또는 종료요청인 지시사항의 제목을 클릭하여 상세 정보 팝업 오픈
  2. 팝업 창에서 요청 내용을 확인한 후, 승인 또는 반려 버튼을 클릭하여 요청을 최종 처리
  3. 승인 시 처리 기한이 연장되거나 지시사항 상태가 종료로 변경됨

훈시사항

훈시사항 화면은 기관장의 공식적인 지시나 당부사항(훈시)을 등록하고 관리하는 기능입니다. 주로 지시사항관리자가 이 화면을 통해 훈시사항을 시스템에 저장하고, 등록된 목록을 조회하거나 삭제하는 업무를 수행합니다.

• 훈시사항 등록 및 관리

  지시사항관리자는 신규 버튼을 클릭하여 훈시사항 등록 팝업을 호출한 후, 필요한 정보를 입력하여 새로운 훈시사항을 저장할 수 있습니다. 등록이 완료된 훈시사항은 목록에서 조회하거나 상세 내용을 확인할 수 있으며, 필요 시 삭제가 가능합니다.

  훈시사항 등록 절차

  1. 정보 입력: 팝업 창에서 훈시제목, 훈시자, 훈시계기, 훈시일자, 열람범위 등 기본 정보 입력
  2. 부서 지정: 열람범위를 부서로 지정할 경우, 주관부서와 관련부서를 선택하여 열람 대상 한정
  3. 저장: 모든 정보 입력이 완료되면 저장 버튼을 클릭하여 훈시사항 등록 마침

• 훈시사항 조회

  등록된 훈시사항은 목록 형태로 조회할 수 있으며, 제목을 클릭하여 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

  훈시사항 등록 및 관리 권한

  • 등록 및 삭제 권한: 오직 지시사항관리자 권한을 가진 사용자만이 훈시사항을 등록하고 삭제할 수 있음
  • 작성자 자격: 훈시사항의 훈시자로 지정되거나 이를 등록하는 관리자는 지시그룹관리 메뉴에 사전에 등록되어 있어야 함
  • 열람범위 제약: 훈시사항의 열람범위를 부서로 설정할 경우, 선택 가능한 부서는 해당 훈시사항에 지정된 주관부서와 관련부서로 제한됨

지시그룹관리

지시그룹관리 화면은 지시사항 업무를 효율적으로 처리하기 위해 사전에 지시자(기관장 등)별로 그룹을 설정하고 관리하는 기능입니다. 주로 기관지시사항담당자가 이 화면을 통해 지시그룹을 생성, 수정, 삭제하고, 각 그룹에 대한 관리자와 이행부서를 지정하는 업무를 수행합니다.

• 지시그룹 등록 및 관리

  기관지시사항담당자는 신규 버튼을 클릭하여 지시그룹 등록 팝업을 호출한 후, 필요한 정보를 입력하여 새로운 지시그룹을 생성할 수 있습니다. 등록된 지시그룹은 목록에서 조회하거나 수정 또는 삭제할 수 있습니다.

  지시그룹 등록 절차

  1. 정보 입력: 팝업 창에서 지시종류, 지시그룹명, 지시자 등 기본 정보 입력. 지시종류는 일반지시, 주요업무계획, 공약사항 중에서 선택 가능
  2. 관리자 및 부서 지정: 해당 지시그룹을 관리할 지시사항관리자와 지시사항을 이행할 이행부서 설정
  3. 저장: 모든 정보 입력이 완료되면 저장 버튼을 클릭하여 지시그룹 등록을 마침

• 지시그룹 순서 변경

  등록된 지시그룹의 표시 순서를 변경할 수 있습니다. 기관지시사항담당자는 순서변경 버튼을 클릭하여 순서 변경 팝업을 열고, 화살표를 이용해 목록의 순서를 조정한 후 저장합니다.

• 지시그룹 조회

  등록된 지시그룹은 목록 형태로 조회할 수 있으며, 그룹명을 클릭하여 상세 정보를 확인할 수 있습니다.

  지시그룹 권한 및 제약사항

  • 관리 권한: 지시그룹의 등록, 수정, 삭제, 순서 변경 등의 관리는 기관지시사항담당자 권한을 가진 사용자만이 수행 가능
  • 지시종류 제약: 주요업무계획과 공약사항 유형의 지시그룹은 기관별로 각각 하나만 생성할 수 있으며, 이 경우 지시그룹명과 지시자는 별도로 입력하지 않음. 또한, 순서 변경은 일반지시'유형의 그룹만 가능
  • 삭제 제약: 해당 지시그룹에 등록된 지시사항이 하나라도 있는 경우, 해당 지시그룹은 삭제 불가

지시사항환경설정

지시사항환경설정 화면은 지시사항 및 훈시사항 업무에 필요한 기초 환경 정보를 설정하고 관리하는 기능입니다. 주로 시도총괄관리자(업무), 기관관리자(업무), 기관지시사항담당자가 이 화면을 통해 지시계기, 훈시계기, 업무연락구분 등의 항목을 조회, 저장, 삭제하는 업무를 수행합니다. 이는 지시사항 카드 관리에 필요한 정보를 사전에 등록하는 절차입니다.

• 지시사항 환경 설정 및 관리

  권한을 가진 사용자는 지시사항 업무에 사용될 기초 정보를 관리할 수 있습니다. 구체적으로 지시계기, 훈시계기, 업무연락구분 세 가지 항목에 대해 신규 항목을 추가하거나 기존 항목을 수정하고, 필요시 삭제할 수 있습니다.

  지시사항 환경설정 절차

  1. 구분 선택: 관리하고자 하는 항목의 구분(지시계기, 훈시계기, 업무연락) 선택
  2. 항목 입력: 신규로 추가하거나 수정할 항목의 이름 입력
  3. 저장: 정보 입력이 완료되면 저장 버튼을 클릭하여 설정을 시스템에 반영

• 지시사항 환경 조회

  설정된 지시계기, 훈시계기, 업무연락구분 등의 환경설정 내용을 조회할 수 있습니다. 시도총괄관리자(업무), 기관관리자(업무), 기관지시사항담당자 권한을 가진 사용자만이 이 화면의 기능을 사용할 수 있습니다. 설정된 항목(지시계기, 훈시계기 등)이 실제 지시사항이나 훈시사항에서 한 번이라도 사용된 경우, 해당 항목은 삭제 불가능합니다.

지시사항현황

지시사항현황 화면은 부서별 또는 지시자(지시사항별)별로 지시사항 처리 현황을 통계 형태로 조회하는 기능입니다. 주로 기관지시사항담당자가 이 화면을 통해 지시사항 이행 현황을 파악하고 관리하는 업무를 수행합니다.

• 지시사항 통계 조회

  기관지시사항담당자는 조회 조건을 입력하고 조회 버튼을 클릭하여 지시사항 처리 현황을 통계로 확인할 수 있습니다. 조회된 통계 자료는 인쇄하거나 파일로 다운로드하여 보고 및 분석 자료로 활용할 수 있습니다.

  특정 부서를 검색하여 선택한 후 조회하면, 해당 부서의 지시사항 현황을 확인할 수 있습니다. 특정 지시자를 선택한 후 조회하면, 해당 지시자가 내린 지시사항들의 처리 현황을 확인 가능합니다.

• 지시사항현황 조회 화면

  조회된 현황은 목록 형태로 표시되며, 이를 통해 각 지시사항의 진행 상태를 종합적으로 파악할 수 있습니다. 기관지시사항담당자 권한을 가진 사용자만이 지시사항 현황 조회가 가능합니다. 조회된 통계 현황은 인쇄 기능과 파일 다운로드 기능을 통해 출력물이나 전자 파일 형태로 관리할 수 있습니다.

의회요구

의회요구는 시도의회 등에서 발생하는 행정감사나 질의와 같은 요구 자료를 시스템을 통해 효율적으로 취합하고 정리하는 기능입니다. 이 메뉴를 통해 회기별로 의원 정보를 관리하고, 접수된 질의에 대해 답변담당자를 지정하며, 답변을 등록하고 제출하는 전 과정을 체계적으로 처리할 수 있습니다.

의회요구

의회요구 화면은 시도의회 등에서 발생하는 행정감사, 질의와 같은 요구자료를 시스템을 통해 등록하고 관리하는 기능입니다. 주로 의회담당자가 이 화면을 사용하여 새로운 의회요구를 등록, 수정, 삭제하고 전체 처리 과정을 총괄합니다.

• 의회요구 등록 및 관리

  의회담당자는 신규 버튼을 클릭하여 새로운 의회요구를 등록할 수 있습니다. 등록된 의회요구는 수정, 삭제 또는 종료 처리가 가능하며, 상세 정보를 조회하여 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

  의회요구 등록 절차

  1. 기본 정보 입력: 팝업 창에서 회기구분, 의회구분, 제목, 의회요구일자, 제출기한 등 기본 정보 입력
  2. 의원 및 질의 추가: 의원추가 버튼으로 요구 의원을 추가하고, 각 의원별로 질의추가 버튼을 이용해 질의 내용과 담당부서를 지정. 엑셀 파일을 이용해 의원 정보 및 질의를 일괄 업로드하는 것도 가능
  3. 결재 요청 및 배부: 모든 정보 입력이 완료되면 메모보고 또는 문서작성 버튼으로 결재 요청. 결재가 완료되면 해당 의회요구 건이 각 담당부서로 배부되어 답변 절차가 시작됨

• 의회요구 현황 조회 및 처리

  등록된 의회요구는 목록 형태로 조회할 수 있으며, 제목을 클릭하여 상세 정보를 확인할 수 있습니다. 의회담당자는 부서에서 제출한 답변을 검토한 후 최종 처리합니다.

  부서별 또는 의원별로 요구 현황을 조회하여 답변 처리 상태를 종합적으로 파악 가능합니다. 모든 답변이 제출완료되면 종료 버튼으로 의회요구를 종결 처리하거나, 내용 보완이 필요할 경우 반려 버튼을 클릭하여 담당 부서로 돌려보냅니다.

  의회요구의 등록, 수정, 삭제, 종료, 반려 등 모든 관리 기능은 오직 의회담당자 권한을 가진 사용자만 수행 가능합니다. 의회요구에 등록된 의원 정보는 의원관리 메뉴에서 관리되며, 하나 이상의 질의가 등록된 의원 정보는 삭제할 수 없습니다.

사후조치

사후조치 화면은 종료된 의회요구에 대한 후속 조치 사항을 등록하고 관리하는 기능입니다. 주로 의회담당자가 이 화면을 통해 사후조치 정보를 시스템에 저장, 수정, 삭제하며 처리 현황을 조회하는 업무를 수행합니다.

• 사후조치 등록 및 관리

  의회담당자는 신규 버튼을 클릭하여 새로운 사후조치를 등록할 수 있습니다. 등록 절차는 일반적인 의회요구 등록과 유사하지만, 이미 종료 처리된 기존 의회요구를 선택하는 과정이 포함된다는 차이점이 있습니다. 등록이 완료된 사후조치 정보는 목록에서 수정하거나 삭제할 수 있습니다.

  사후조치 등록 절차

  1. 기본 정보 입력: 팝업 창에서 회기구분, 제목 등 기본 정보를 입력하고, 돋보기 버튼으로 종료된 기존 의회요구 선택
  2. 의원 및 질의 추가: 의원추가 버튼으로 사후조치 대상 의원을 추가하고, 각 의원별로 질의추가 버튼을 통해 질의 내용과 담당부서를 지정. 엑셀 파일을 이용해 의원 정보 및 질의를 일괄 업로드하는 것도 가능
  3. 저장 및 처리: 정보 입력이 완료되면 저장 버튼 클릭. 이후 첨부파일을 등록하거나 문서작성을 통해 결재를 진행하여 후속 절차를 처리

• 사후조치 조회

  등록된 사후조치는 목록 형태로 조회할 수 있으며, 제목을 클릭하여 상세 내용을 확인할 수 있습니다. 현황은 다양한 기준에 따라 세분화하여 부서별, 의원별, 제출 현황 상태별 등으로 조회 가능합니다.

  사후조치 권한 및 주요 기능

  • 관리 권한: 사후조치의 등록, 수정, 삭제는 의회담당자 권한을 가진 사용자가 수행
  • 연계 업무: 사후조치는 반드시 종료된 의회요구와 연계하여 등록
  • 처리 방식: 등록된 사후조치는 요구자료의 첨부파일을 등록하고 문서작성을 통해 처리

질의/답변관리

질의/답변관리 화면은 의회요구에 대해 각 부서에 배정된 질의를 처리하는 기능입니다. 부서의회담당자가 질의에 대한 답변담당자를 지정하고, 지정된 답변담당자가 답변을 등록하며, 최종적으로 부서의 답변을 취합하여 의회담당자에게 제출하는 전체 과정을 관리합니다.

• 질의/답변 처리

  부서에 접수된 의회요구 질의는 담당자 지정 → 답변 등록 → 제출의 단계를 거쳐 처리됩니다.

  의회요구 질의/답변 처리 절차

  1. 답변담당자 지정: 부서의회담당자는 미제출 탭에서 처리할 의회요구를 선택한 후 담당자지정 버튼을 클릭하여 각 질의를 이행할 담당자를 지정. 팝업창에서 담당자와 질의를 선택하고 화살표를 이용해 연결한 후 저장하면 지정이 완료됨
  2. 답변 등록 및 결재: 지정된 답변담당자는 답변등록 버튼을 클릭하여 답변 내용을 작성하고 관련 파일을 첨부. 작성이 완료되면 메모보고 또는 문서작성 버튼으로 결재를 요청하여 답변완료 상태로 변경함
  3. 제출: 부서 내 모든 질의가 답변완료되면, 부서의회담당자는 해당 건을 선택하고 제출 버튼을 클릭하여 의회담당자에게 최종 제출

• 질의/답변 조회

  처리 상태에 따라 질의 목록을 조회할 수 있으며, 필요 시 목록을 인쇄하거나 파일로 다운로드할 수 있습니다. 미제출 탭에서는 아직 제출되지 않은 질의 목록, 제출 탭에서는 제출이 완료된 질의 목록을 조회히니다.

  의회요구 질의/답변 권한 및 주요 기능

  • 답변담당자 지정 권한: 질의에 대한 답변담당자 지정은 부서의회담당자만 수행 가능
  • 답변 등록 권한: 답변 등록 및 결재 요청은 지정된 답변담당자(일반사용자)가 수행
  • 제출 권한: 답변이 완료된 건을 최종 제출하는 권한은 부서의회담당자에게 존재
  • 답변 완료 및 취소: 부서담당자는 질의에 대한 답변 등록을 완료 처리하거나, 완료된 건을 취소할 수 있음

의원관리

의원관리 화면은 의회요구 업무에 필요한 기초 데이터인 의원 정보를 관리하는 기능입니다. 주로 의회담당자가 이 화면을 통해 의회요구 질의를 하는 의원의 정보를 추가, 수정, 삭제하는 업무를 수행합니다.

• 의원 정보 등록 및 관리

  의회담당자는 개별적으로 의원 정보를 추가하거나, 엑셀 파일을 이용해 일괄로 업로드할 수 있습니다. 등록된 정보는 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 의원추가 버튼을 클릭하여 새로운 행을 추가한 뒤, 회기, 의회구분, 의원명, 소속 정당, 연락처 등 세부 정보를 직접 입력하고 저장하여 등록합니다. 삭제의 경우, 삭제할 의원을 선택하고 의원삭제 버튼을 클릭한 후, 저장 버튼을 눌러야 최종적으로 삭제 처리됩니다.

  의원 정보 일괄 업로드 절차

  1. 파일 서식 다운로드: 파일서식다운 버튼을 클릭하여 의원 정보 등록용 엑셀 양식을 다운로드
  2. 정보 입력 및 업로드: 다운로드한 양식에 의원 정보를 입력한 후, 파일 버튼을 클릭해 해당 파일을 시스템에 업로드
  3. 검증 및 저장: 업로드된 정보의 오류 여부를 검증 버튼으로 확인. 오류가 없는 경우, 저장 버튼을 클릭하여 여러 의원의 정보를 한 번에 저장

• 의원 정보 조회

  등록된 의원 목록은 회기별, 의원구분별 등 설정된 조건에 따라 조회할 수 있습니다. 의원 정보의 등록, 수정, 삭제 등 모든 관리 업무는 의회담당자 권한을 가진 사용자만 수행 가능합니다.

  해당 의원에게 등록된 질의가 하나라도 있는 경우에는 의원 정보는 삭제 불가능합니다. 엑셀 파일로 일괄 업로드 시, 시스템의 검증 절차를 통해 오류가 없는 것으로 확인되어야만 최종 저장 가능합니다.

의회요구통계현황

의회요구통계현황 화면은 의회요구 업무에 대한 전체 처리 현황을 통계 자료 형태로 조회하는 기능입니다. 주로 의회담당자가 이 화면을 통해 조회 조건을 입력하여 통계 현황을 확인하고, 해당 자료를 인쇄하는 업무를 수행합니다. 해당 메뉴는 오직 의회담당자 권한을 가진 사용자만이 조회 가능합니다.

홍보관리

홍보요청

홍보요청 화면은 일반 사용자가 홍보가 필요한 사안에 대해 담당 부서에 공식적으로 요청하는 기능입니다. 사용자는 이 화면을 통해 홍보 요청 정보를 등록하고, 결재를 통해 홍보담당자에게 접수를 요청하는 업무를 수행합니다.

• 홍보 요청 조회

  사용자는 자신이 등록한 홍보 요청 목록을 조회할 수 있으며, 제목을 클릭하여 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

  홍보요청 권한 및 제약사항

  • 요청 권한: 홍보 요청 등록 및 조회 기능은 일반사용자가 수행
  • 결재 유형 설정: 홍보 요청 시 사용할 결재 방식(메모보고, 문서작성, 또는 둘 다 사용)은 홍보담당자가 업무지원환경설정 또는 홍보접수 화면의 환경설정에서 사전에 설정
  • 기관별 요청 제약: 시도교육청 사용자는 소속 시도교육청의 홍보담당자에게만 요청할 수 있으며, 교육지원청 사용자는 소속 교육지원청 또는 상급 기관인 시도교육청을 선택하여 요청

• 홍보 요청 등록 및 관리

  일반 사용자는 신규 버튼을 클릭하여 홍보카드 팝업 창을 호출한 후, 필요한 정보를 입력하여 새로운 홍보 요청을 등록할 수 있습니다. 작성이 완료된 요청 건은 메모보고나 문서작성을 통해 홍보담당자에게 접수를 요청해야 합니다. 또한, 목록에서 이미 등록된 홍보 요청 건을 조회하거나 삭제하는 것도 가능합니다.

  홍보 요청 등록 절차

  1. 정보 입력: 팝업 창(홍보카드)에서 홍보제목, 내용, 홍보유형, 요청일자 등 홍보에 필요한 정보를 입력하고 관련 파일을 첨부
  2. 서식 활용: 필요 시 서식다운 버튼을 클릭하여 홍보담당자가 미리 등록해 둔 양식을 다운로드하여 요청서를 작성할 수 있음
  3. 저장 및 접수 요청: 정보 입력이 완료되면 저장 버튼을 클릭하여 임시 저장함. 작성중 상태의 요청 건을 선택한 후 메모보고 또는 문서작성 버튼을 클릭하여 결재를 올리면 홍보담당자에게 공식적으로 접수 요청이 완료됨

홍보접수

홍보접수 화면은 일반 사용자가 요청한 홍보 건을 홍보담당자가 접수하고 처리하는 기능입니다. 홍보담당자는 이 화면을 통해 접수 요청된 홍보 목록을 조회하고, 각 요청에 대해 접수 또는 반려를 결정합니다. 접수된 건에 대해서는 홍보 실적을 등록하고 처리완료 상태로 변경하는 업무를 수행합니다.

• 홍보 요청 접수 및 처리

  홍보담당자는 일반 사용자가 홍보요청 화면에서 결재를 통해 접수 요청한 건들을 목록에서 확인하고 처리합니다.

  홍보 요청 처리 절차

  1. 접수 및 반려: 접수요청 상태의 홍보 건을 선택하고 접수 또는 반려 버튼을 클릭하여 처리. 반려 시에는 반려 사유를 입력해야 하며, 이미 접수된 건은 접수취소 버튼으로 다시 접수요청 상태로 되돌릴 수 있음
  2. 실적 등록: 접수 상태인 홍보 건의 제목을 클릭하여 홍보카드(실적부) 팝업 호출. 실제로 홍보를 진행한 홍보매체를 선택하고, 매체별 처리 결과와 첨부파일을 등록한 후 저장
  3. 처리 완료: 실적 등록이 완료되면 처리완료 버튼을 클릭하여 홍보 요청 건을 최종적으로 종결함. 처리완료된 건은 처리완료취소 버튼을 통해 다시 접수 상태로 변경 가능

• 환경설정 및 서식 관리

  홍보 업무의 기초가 되는 정보를 관리하는 기능도 제공됩니다. 환경설정 버튼을 통해 팝업 창에서 홍보매체와 홍보유형을 등록하고 관리합니다. 여기서 등록된 정보는 사용자가 홍보를 요청하거나 담당자가 실적을 등록할 때 선택 항목으로 사용됩니다. 홍보서식 버튼을 클릭하여 일반 사용자가 홍보 요청서를 작성할 때 활용할 수 있는 서식 파일을 등록하거나 삭제할 수 있습니다.

  홍보접수 권한 및 제약사항

  • 관리 권한: 홍보 요청의 접수, 반려, 실적 등록, 환경설정 등 이 화면의 모든 기능은 홍보담당자 권한을 가진 사용자만 수행
  • 결재 유형 설정: 일반 사용자가 홍보 요청 시 사용할 결재 방식(메모보고, 문서작성 등)은 홍보담당자가 업무지원환경설정 메뉴 또는 이 화면의 환경설정에서 미리 설정해야 함
  • 삭제 제약: 홍보매체나 홍보유형이 하나 이상의 홍보요청 건에서 사용된 경우 해당 항목은 삭제 불가

홍보통계현황

홍보통계현황 화면은 처리 완료된 홍보 요청 건에 대한 현황을 통계로 조회하는 기능입니다. 주로 홍보담당자가 이 화면을 통해 홍보 처리 실적을 종합적으로 파악하고, 조회된 통계 자료를 인쇄하여 보고 및 분석 자료로 활용하는 업무를 수행합니다. 통계는 홍보접수 화면에서 처리완료 상태인 홍보 요청 정보만을 기준으로 조회됩니다.

오직 홍보담당자 권한을 가진 사용자만이 홍보 통계 현황을 조회할 수 있습니다.

홍보 통계 현황 조회 절차

1. 조회 조건 입력: 통계 현황을 조회하기 위한 조회 조건 입력
2. 조회: 조회 버튼을 클릭하여 통계 현황 조회
3. 그래프 조회: 조회 조건에서 매체별건수표시여부를 체크하면 매체별 홍보 건수를 나타내는 그래프가 함께 표시됨

업무지원환경설정

업무지원환경설정 화면은 홍보관리 및 공유설비예약 등 다른 업무지원 기능의 기초 환경을 설정하는 기능입니다. 주로 홍보담당자나 시도총괄관리자(업무)가 이 화면을 통해 홍보 요청 시 사용할 결재 방식이나 공유설비 예약 관련 알림 방식을 지정하는 업무를 수행합니다.

• 홍보 결재 유형 설정

  홍보담당자는 일반 사용자가 홍보 요청을 할 때 사용할 결재 유형을 설정할 수 있습니다. 여기서 설정된 방식에 따라 사용자는 메모보고나 문서작성을 통해 홍보담당자에게 접수를 요청하게 됩니다.

  업무지원환경설정 결재 유형 설정 절차

  1. 조회: 조회 버튼을 클릭하여 현재 설정된 정보 확인
  2. 유형 선택: 메모보고, 문서작성, 또는 둘 다 사용(문서결재+메모보고) 중에서 기관의 업무 환경에 맞는 결재 방식 선택
  3. 저장: 저장 버튼을 클릭하여 설정을 시스템에 반영

• 공유설비 알림 설정

  공유설비 예약과 관련된 알림 방식을 설정하는 기능입니다. 메일, 알림, 문자 중에서 공유설비 예약 관련 알림을 받을 방식을 선택하여 설정 가능합니다. 홍보담당자와 시도총괄관리자(업무) 권한을 가진 사용자만이 이 화면의 설정을 변경할 수 있습니다.

  홍보결재유형설정은 홍보요청 화면에서 일반 사용자가 사용할 수 있는 결재 방식을 직접적으로 제어합니다. 이 설정은 홍보접수 화면 내의 환경설정에서도 동일하게 관리 가능합니다.

권한 종류

일반사용자

업무지원 시스템의 가장 기본적인 권한으로, 각종 업무를 요청하거나 신청하고 조회하는 역할을 수행합니다.

• 알림판: 게시판에 게시글, 답글, 댓글을 등록하고 조회하며, 자주보는게시물 관리
• 홍보관리: 홍보를 요청하는 정보를 등록하고 담당자에게 접수 요청
• 공유설비예약: 등록된 공유설비를 조회하고 예약을 신청하며, 자신의 예약 현황을 확인 또는 취소
• 공고관리: 설정된 공고대장을 통해 신규 공고를 등록하고 담당자에게 승인 요청
• 지시사항 (이행담당자): 자신에게 배정된 지시사항을 접수하고, 이행 실적을 등록하며, 처리기한 연장 또는 종료 요청
• 의회요구 (답변담당자): 자신에게 배정된 질의에 대해 답변을 작성하고 결재를 요청하여 제출

시도총괄관리자(업무)

시스템의 최상위 관리 권한으로, 업무지원 전반의 기본 환경과 기준 정보를 설정하고 관리합니다.

• 알림판: 게시판을 생성, 수정, 삭제하고 개설 여부를 관리하며, 시스템 전체의 첨부파일 용량 등을 설정
• 공고관리: 공고 업무의 최상위 분류인 공고 구분을 신규로 등록하고 관리
• 지시사항: 지시사항 업무에 사용되는 지시계기, 훈시계기 등 환경 정보 설정
• 공유설비예약: 공유설비 분류를 등록하고, 배차 정보 사용 여부 등 시스템 설정을 관리

기관관리자(업무)

소속 기관 내에서 업무지원 기능의 환경을 설정하고 관리하는 중간 관리자 권한입니다.

• 알림판: 소관 기관의 게시판을 생성, 수정, 삭제하는 등 전반적인 게시판 관리를 수행
• 공고관리: 시도총괄관리자가 설정한 공고 구분에 따라 기관별 공고대장을 신설하고, 공고번호 서식, 자동승인 여부, 승인자 등을 설정
• 공유설비예약: 소관 기관의 공유설비 분류 및 실제 설비를 등록하고 관리

홍보담당자

홍보관리 업무 전반을 담당하는 권한으로, 요청 접수부터 실적 관리까지 모든 과정을 처리합니다.

• 일반 사용자가 요청한 홍보 건을 접수 또는 반려
• 접수된 홍보 건의 처리 실적을 등록하고 처리완료 상태로 변경
• 홍보매체, 홍보유형, 홍보서식 등 홍보 업무 환경을 설정하고, 요청 시의 결재 유형(메모/문서) 지정

공유설비담당자

자신이 담당하는 공유설비의 예약 신청 건을 승인하고 관리하는 권한입니다.

• 사용자가 신청한 설비 예약을 승인, 반려, 또는 이미 승인된 예약을 취소 처리
• 기관공유설비담당자는 기관 전체의 공유설비 등록 및 현황 다운로드 권한을 가짐

공고담당자 및 공고승인자

공고의 승인 절차를 관리하는 핵심 권한입니다.

• 일반 사용자가 등록하고 승인 요청한 공고를 검토 후 승인 또는 반려함
• 승인 요청 절차 없이 직접 신규 공고를 등록하고 즉시 승인 처리 가능
• 이미 승인된 공고를 수정해야 할 경우, 승인을 취소하여 작성 단계로 되돌릴 수 있음

지시사항 관련 담당자 (지시사항관리자 / 부서담당자)

기관장의 지시사항을 등록하고 부서에 전달하며 이행 과정을 관리하는 다단계 권한입니다.

• 지시사항관리자: 신규 지시사항을 등록, 수정, 삭제하고 이행부서를 지정하며, 이행담당자가 요청한 연장/종료 건을 최종 승인 또는 반려함
• 부서지시사항담당자: 소속 부서에 배정된 지시에 대해 실제 업무를 수행할 이행담당자를 지정

의회요구 관련 담당자 (의회담당자 / 부서담당자)

의회 요구 자료의 취합 및 제출 과정을 총괄하고 관리하는 다단계 권한입니다.

• 의회담당자: 신규 의회요구를 등록하고, 의원 정보를 관리하며, 부서에서 제출한 답변을 검토 후 최종 승인(종료) 또는 반려함
• 부서의회담당자: 소속 부서에 배정된 질의에 대해 답변담당자를 지정하고, 답변이 완료된 건을 취합하여 의회담당자에게 제출함