문서관리 사용자교육자료

개요

문서관리는 기관의 모든 행정 활동을 기록하고 체계적으로 관리하기 위한 기본 과정입니다. 이 과정은 단순히 문서를 작성하는 데 그치지 않고, 문서의 전 생애주기를 관리합니다.

• 작성/접수·결재·통제·보관 : 문서가 처음 작성된 순간부터 최종 단계인 보존까지 이어지는 흐름을 관리
• 업무과정 기록 : 보고서 작성, 협조 요청, 검토 절차에서 발생하는 의견, 참고자료, 의사결정 사항 등을 빠짐없이 기록 관리
• 공문서 작성 : 문서관리카드를 통해 결재정보를 입력하고, 본문을 작성하며, 필요한 첨부파일을 추가하여 완전한 형태의 문서 작성

일반사항

문서처리

이송, 반송, 경유, 회신 처리를 위해서는 아래 조건을 모두 만족해야 합니다. 조건을 충족하지 않으면 해당 기능이 비활성화되거나 처리 지연이 발생할 수 있습니다.

• 접수문서
• 전자문서
• 업무담당자 혹은 문서과문서담당자
• 결재완료 문서
• 유통 수신처가 포함된 문서는 첨부파일 용량이 5MB 이내

반송 및 경유 처리 방법

수신된 문서를 발신한 기관으로 되돌려 보내기 위한 반송처리 방법은 아래와 같습니다.

1. 수신 문서 접수 후 결재완료
2. 문서등록대장에서 해당 문서 선택 후 문서관리카드 상단의 반송 버튼 클릭
3. 반송 요청 처리 문서 기안 : 반송 요청 문서는 반송요청 상태로 변경되며 새로 기안된 반송 요청 처리문서는 기존 수신문서의 제목 앞에 [반송] 문구가 추가되어 기안됨
4. 반송 요청 처리 문서 결재 완료 : 결재 완료 후 기존 수신문서의 발송처로 발송 가능하며 반송 요청 문서 상태가 반송으로 변경되고 반송 요청 처리 문서도 문서등록대장에 등록됨

최종 수신기관으로 발송 전 특정 기관이나 부서의 의견이나 확인을 거치기 위한 절차인 경유 처리 방법은 아래와 같습니다.

1. 수신 문서 접수 후 결재완료
2. 문서등록대장에서 해당 문서 선택 후 문서관리카드 상단의 경유 버튼 클릭
3. 문서관리카드의 경유 항목 입력, 최종수신기관을 수신처에 입력 후 기안 및 처리

개인정보처리

결재완료된 행정문서는 삭제 및 수정이 불가능합니다. 따라서 개인정보 유출된 공문서는 직원열람제한, 마스킹 처리 등의 제한조치로 개인정보를 보호하면 됩니다.

문서 내 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 경우에는 교육청 업무관리 총괄운영자와 상의하여 처리하면 됩니다.

행정문서 내 개인정보보호 처리 관련 법령

• 「개인정보 보호법」 제6조(다른 법률과의 관계) ① 개인정보의 처리 및 보호에 관하여 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 법에서 정하는 바에 따른다.
• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제5조(기록물관리의 원칙)에 따르면 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

폐(휴)교, 통폐합

폐(휴)교, 통폐합 후 미처리문서 처리를 위한 절차는 아래와 같습니다. 인계인수와는 무관합니다.

• 조직관리 (1)에서 해당 조직을 선택한 후 조직수정 버튼을 클릭하여 조직사용여부, 문서함보유여부, 과제카드 사용 여부를 예로 수정

  1. 서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)조직관리 → 조직관리

• 사용자관리 (1)에서 해당 조직 겸임 및 자료권한 부여

  1. 서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)사용자관리 → 사용자관리

• 사용자별권한관리 (1)에서 해당 사용자에게 권한 (2)을 부여

  1. 서비스공통 → 권한관리 → (업무)접근권한관리 → 사용자별권한관리
  2. 권한
     • 일반사용자 : 일반사용자권한은 기본권한으로 필수 (학교/교육청)
     • 처리과문서담당자 : 접수대기나 미완료문서 처리 시 필요

• 과제카드함 (1)에서 단위과제에 생성된 과제카드에 담당자를 지정

  1. 업무관리 → 과제관리 → 과제카드관리 → 과제카드함

• 접수대기 (1)에서 미접수 문서의 결재를 진행

  1. 업무관리 → 접수함 → 접수대기

• 미완료문서 (1)에서 미완료 문서를 처리

  1. 업무관리 → 문서함 → 미완료문서

문서관리카드

문서관리카드(기안기)는 기안자가 공문서를 생산하는 기본 창구입니다. 문서를 생산 시 과제카드, 대국민공개여부, 열람제한, 보안설정 등을 함께 설정할 수 있습니다. 결재정보, 본문입력, 재정문서 3개의 탭으로 구성되어 있습니다.

결재정보 탭본문입력 탭재정문서 탭문서관리카드 기능

문서관리카드(기안기)의 결재정보 탭에서는 문서 관련 정보와 결재 상신을 위한 결재경로 등을 입력할 수 있습니다. 결재정보 탭은 문서정보, 결재경로, 공람, 지식공유, 시행정보로 구성되어 있습니다.

• 문서정보

  문서정보에서는 문서의 기본적인 메타데이터를 입력할 수 있습니다. 제목, 과제카드, 대국민공개여부, 공개제한근거는 필수 입력 항목이며, 제목에는 개인정보가 포함되지 않도록 주의해야 합니다.

  문서정보 내 입력, 선택 항목

  • 제목(필수)

  • 긴급 (1)

    1. 긴급 체크박스 선택 시 긴급문서로 지정되어 상신, 결재대기함 최상단에 표시되며 긴급문서 아이콘 활성화

  • 과제카드(필수)

  • 관련정보 : 다른 문서관리카드, 메모보고, 지시사항 등 관련정보를 목록에서 선택하여 추가
  • 문서요지
  • 키워드

  • 대국민공개여부(필수) : 공개, 부분공개, 비공개 중 선택 (1)

    1. • 목록공개(공개)는 대국민공개여부를 비공개로 설정한 경우에 선택 가능
       • 교육청 총괄운영자의 설정에 따라 대국민공개여부 기본값이 설정되며 문서관리카드 작성 시 변경 가능
       • 대국민공개여부 정보에 따라 행정안전부 원문공개포털에서 목록 또는 원문의 공개여부가 결정 (근거법령 : 정보공개법)
       • 통합검색에는 대국민공개여부가 공개인 문서만 조회되며, 직원열람범위에 따라 열람이 제한됨

  • 공개제한근거(필수) : 대국민공개여부를 부분공개, 비공개 선택 시 제한 근거 법령을 1호 ~ 8호 중 복수 선택 (1)

    1. • 공개제한근거를 5호로 지정 시 공개제한사유를 감찰·입찰계약·인사관리 등 선택 시 공개제한 기안은 영구로 선택되며 변경 불가
       • 공개제한사유를 내부검토/의사결정 선택 시 공개제한기간을 지정날짜까지로 선택할 수 있으나 영구로는 선택이 불가

  • 공개제한사유

  • 공개제한기간 : 공개제한근거가 5호인 경우에 지정날짜까지, 영구 중 선택
  • 직원열람범위 : 기관(기관 내 열람 가능), 부서(부서 내 열람 가능) 중 선택

  • 직원열람제한 : 설정안함 (1) , 결재완료일까지 (2) , 지정날짜까지 (3) , 영구 (4) 중 선택

    1. 직원열람제한에서 설정안함 선택 시 열람범위내의 사용자는 문서 열람 가능
    2. 직원열람제한에서 결재완료일까지 선택 시 결재 진행 중인 문서는 결재경로상의 사용자만 열람 가능
    3. 직원열람제한에서 지정날짜까지 선택 시 열람제한문서로 설정 기간 동안 보안이 적용되며 제한종료일 이후에는 열람제한이 자동으로 해제
    4. 직원열람제한에서 영구 선택 시 결재경로상의 사용자 이외의 일반 사용자는 영구적으로 열람 불가

  • 기타보안 : 열람시암호확인 (1) , 문서암호화(DRM) (2) 중 복수 선택

    1. 기안자는 중요문서 작성 시 문서관리카드 내 열람시암호확인을 선택하여, 문서 열람 및 결재/일괄결재 시 인증서를 통한 인증이 이루어지도록 설정
    2. • 디지털 권리 관리(Digital rights management)의 약자로, 업무관리시스템에서는 내부문서를 외부로 무단 배포하는 것을 방지하기 위하여 사용
       • DRM 항목을 선택하여 기안한 문서의 본문과 첨부파일을 사용자가 업무관리시스템에 로그인 할 수 없는 외부 사용자에게 배포하더라도 해당 파일을 열어볼 수 없도록 암호화하여 저장하는 기능
       • 각 사용자는 DRM 기능을 사용하기 위해서 PC에 DRM 설치 필수

  K-에듀파인 → 정보공개포털 관련 안내사항

  • 대국민공개여부, 직원열람 제한 설정에 따른 정보공개포털 내 공개/비공개 상태

    대국민공개여부	직원열람	정보공개포털 내 본문	정보공개포털 내 첨부파일
    공개	설정안함	공개	공개
    부분공개	설정안함, 결재완료일까지	공개	공개, 비공개
    부분공개	지정날짜까지, 영구	비공개(지정날짜까지, 영구)	공개, 비공개
    비공개	설정안함, 결재완료일까지, 지정날짜까지, 영구	비공개	비공개

  • K-에듀파인에서 대국민공개여부와 직원열람제한 설정에 따라 정보공개포털의 열람상태가 결정

  • 대국민공개여부가 부분공개(5호) 또는 비공개(5호) + 공개제한사유(내부검토/의사결정) + 직원열람제한(지정날짜까지)의 경우 해당 일자에 대국민공개여부가 공개로 자동 전환, 공개로 변경 전 공개예정문서 메뉴에서 확인가능 (1)

    1. • 문서관리 → 내문서함 → 공개예정문서
       • 문서관리 → 문서함 → 부서공개예정문서(처리과문서담당자)

  • 대국민공개여부 설정값은 매일 새벽 정보공개포털(open.go.kr)로 전달됨

  • 정보공개포털에서 무조건 비공개 처리하는 기준
    1. 정보공개포털 자체의 개인정보필터에 의해 개인정보가 검출된 경우
    2. 비전자문서 중 첨부파일이 존재하지 않는 경우
    3. 비전자문서 중 첨부파일이 모두 비공개인 경우
  • 정보공개포털로는 생산문서, 비전자문서(생산)만 제공
  • 문서 처리 중 작성한 의견 정보는 공개여부 설정이 불가하고 정보공개포털 연계 항목에서 제외

  직원열람제한 관련 제약사항

  • 직원열람제한, 직원열람범위의 기본값은 시도교육청 별로 총괄관리자가 설정
  • 대국민공개여부가 공개인 문서는 직원열람제한에서 설정안함만 선택 가능
  • 문서의 직원열람제한을 설정안함 또는 결재완료일까지에서 지정날짜까지로 변경할 경우, 기존에 지정되어 있던 공람자는 자동 해제됨
  • 열람제한문서를 업무인계인수할 때 인계자가 작성한 문서는 인수자에게 자동으로 보안공유 처리되어 열람 가능하며, 인수자가 열람이 불필요한 경우 업무인계인수 시 제외 실적으로 추가해 진행할 수 있음

  직원열람제한 시 관련 권한은 아래와 같습니다.

  • 열람 권한 : 총괄관리자, 기록물담당자, 결재선, 과제카드 관리자, 감사담당자(감사담당자관리 메뉴에 등록된 사용자), 감사담당자(문서관리 감사담당자 권한), 공람자, 보안공유자, 부서장/학교장
  • 보안공유 지정 권한 : 총괄관리자, 기록물담당자, 결재선(기안자/업무담당자), 과제카드 관리자, 감사담당자(감사담당자관리 메뉴에 등록된 사용자)
  문서암호화(DRM) 문서 관련 안내사항

  문서암호화(DRM) 문서 열람절차는 아래와 같습니다.

  • 사용자 PC에 저장된 보안문서 열람 시 업무관리용 DRM Client 작동
  • 업무관리 DRM Client 사용자 인증 후 보안문서에 대한 DRM 정책 확인
  • 해당 문서의 업무관리 열람 권한 확인
  • 열람허용 정보를 업무관리 DRM Client에 전달
  • 열람허용 시 업무관리용 DRM Client는 보안문서를 복호화하여 열람프로그램 (오피스 등) 기동

  문서암호화(DRM) 사용 제약사항은 아래와 같습니다.

  • 대외발송(유통) 문서인 경우 DRM이 해제된 평문으로 전송됨
  • 정보공개를 공개하는 문서인 경우 DRM이 해제된 평문으로 공개됨
  • 교육청 내 사립유치원에서는 DRM이 적용된 문서의 내용을 확인할 수 없음
  • DRM 기능은 일부 시도교육청에만 사용 중. 2025년 7월 기준으로 부산, 대구, 인천, 세종, 강원, 충북, 충남, 전북, 전남교육청이 DRM 사용이 가능하도록 총괄운영자가 설정

• 결재경로

  결재경로는 결재경로지정 버튼을 선택 후 결재경로설정 팝업의 조직도, 나의결재선 탭에서 결재선을 지정할 수 있습니다.

• 공람

  공람은 공람지정 버튼을 선택 후 공람 팝업에서 조직도, 공람그룹 탭에서 공람수신자를 지정할 수 있습니다. 공람은 필수값이 아닙니다.

• 지식공유

  지식공유는 지식공유범위 설정안함, 시도내, 타시도 중 하나를 선택하여 지식 공유 범위를 지정합니다. 그 후 지식맵유형(업무매뉴얼, 편람, 회의, 교육, 경험, 사례 등)을 선택합니다. 지식공유는 필수값이 아닙니다.

• 시행정보

  문서를 내·외부로 발송하기 위해서는 시행정보에 수신자를 입력할 수 있습니다. 수신자지정 버튼을 선택 후 수신자 팝업에서 조직도, 공용그룹, 지역그룹, 개인수신그룹, 행안부유통, 문서24법인, 수기입력 탭에서 하나를 선택하여 수신그룹을 추가할 수 있습니다.

  수신자 지정 관련 안내

  • 문서24법인 탭을 선택하면 문서24에 등록된 일반법인에게 직접 발송 가능, 일반개인으로 발송은 불가(일반 개인이 발송한 문서 수신은 가능)
  • 수기입력 탭을 선택하면 사용자가 직접 수신자명 및 정보를 입력 가능
  • 문서관리시스템으로 K-에듀파인을 사용하지 않는 국립학교의 경우는 행안부유통 탭에서 수신자를 지정
  자동발송 관련 안내

  • 결재완료 시 발송처리 단계를 생략하고 수신부서로 자동 발송
  • 시행정보 → 시행종류 에서 자동발송 체크박스 선택 시 자동발송(관인선택) 팝업이 뜨면 서명구분에 관인서명, 부서장인서명, 관인/서명인생략 중 선택
  • 관인은 최종 결재 완료 시 자동으로 날인되어 수신부서로 발송됨(결재완료 전엔 미표시)
  • 자동발송 기능은 교육청 총괄운영자 설정사항
  • 자동발송은 단건 결재 시 사용 가능하며, 일괄기안·일괄결재 시에는 사용할 수 없음
  • 자동발송은 발송대기 없이 최종결재 완료 시 자동날인 후 발송
  • 최종결재 완료 후 문서가 정상적으로 발송 완료되었는지 내문서함 → 기안한문서에서 확인 필요

문서관리카드 팝업의 본문 탭에서는 기안문의 본문 작성 및 첨부파일을 관리(추가, 읽기, 삭제, 저장)할 수 있습니다.

본문 입력 관련 안내사항

• 본문은 ODT 포맷으로 작성
• LDAP를 이용하는 대외유통문서 및 문서24는 본문 및 첨부파일의 총 용량이 5MB 이하로만 발송 가능
• 내부문서의 본문 및 첨부파일 총 용량 제한은 교육청마다 상이함
• 첨부파일의 공개여부 선택은 대국민공개여부가 부분공개인 경우에만 가능하며, 이때 첨부파일은 최소 1개 이상 비공개로 설정해야 함

재정업무에서 기안 요청 시 문서관리카드 팝업의 본문 옆에 재정문서 탭이 추가됩니다. 재정문서 탭에서는 OZD 파일이 출력됩니다.

재정문서 관련 안내사항

• 재정문서 탭 하단의 첨부 영역에 ozd파일이 추가되어 있고 본문은 미리 설정되어 있는 값으로 자동으로 삽입되며 수정이 가능
• 학교회계 지출관리 업무에서는 재정문서를 검토자가 수정 시 재정업무 화면에 개요 내용이 반영되고 최종결재자가 수정 시 개요 내용, OZD파일이 교체

• 결재올림

  상위 검토자, 결재자에게 결재 상신을 위해 결재올림 할 수 있습니다. 결재올림 버튼을 클릭하면 결재올림 팝업이 뜨고 공문게시, 대국민공개여부, 직원열람제한, 수신자지정 산하기관, 게시종료일자, 주제영역, 의견작성 등을 추가 작성 또는 검토 후 결재 상신이 완료됩니다.

  결재올림 관련 안내사항

  • 대국민공개여부가 부분공개, 비공개인 경우 공문게시는 불가
  • 공문게시 선택 시 수신처산하기관, 게시종료일자, 주제영역 등 선택 필요, 미선택 시 3개 항목 비활성화
  • 공문게시 건은 결재완료 시 공문게시판에 자동으로 등록
  • 결재올림의 대국민공개여부 값은 문서관리카드의 결재정보에 입력된 값을 조회하는 것으로 결재올림 팝업에서 수정 시 같이 변경 됨
  • 주제영역 : 연구, 과학, 정보, 행정, 급식, 보건, 일반, 교무, 전체 중 복수 선택

• 문서처리

  상신된 결재문서의 경우 결재올림 버튼이 숨겨지고 문서처리, 의견조회, 수정저장, 이력보기, 본문복사 버튼이 활성화됩니다.

  문서처리 관련 안내사항

  • 결재방법 : 결재, 반려, 보류, 중단
  • 결재 시 본인 의견 추가 가능
  • 문서 수정 시 결재 처리를 하는 경우 수정사항이 반영됨, 결재처리 없이 기안문을 수정하는 경우에는 수정저장 버튼을 클릭해야 됨
  • 의견조회 버튼 클릭 시 기안자, 검토자, 협조자의 의견 열람 가능
  • 이력보기 버튼 클릭 시 본문, 결재경로, 첨부, 발의자, 문서이력, 대국민공개 이력 확인 가능
  • 본문복사 버튼 클릭 시 본문내용을 복사 가능

• 마스킹

  개인정보, 민감정보 등의 처리지원을 위해 문서관리카드 작성 시 마스킹 기능을 사용할 수 있습니다. 문서관리카드 상단 마스킹 버튼을 클릭하여 처리 가능하며 해당 기능은 교육청 총괄운영자가 기능 활성화를 하였을 경우에만 모든 사용자가 사용할 수 있습니다. 결재가 완료된 문서의 경우에는 마스킹처리를 위해 문서등록대장에서 문서를 선택하고 마스킹 기능을 사용할 수 있습니다.

• 개인정보필터

  문서관리카드 상단 개인정보필터 버튼을 이용하여 본문과 첨부파일에 포함된 개인정보를 검출할 수 있습니다. 또한 교육청 설정에 따라 결재 시 자동으로 개인정보 검출이 수행됩니다. 개인정보 검출결과는 안내팝업을 통해 본문, 첨부파일 별로 내역을 확인할 수 있습니다. 개인정보필터의 검출항목은 교육청의 총괄운영자가 설정하며 모든 사용자는 이 설정을 따릅니다.

  개인정보필터 검출 가능 항목

  • 주민등록번호(필수)
  • 카드번호
  • 여권번호
  • 운전면허번호
  • 전화번호
  • 핸드폰번호
  • 이메일
  • 보험번호
  • 계좌번호
  • 차량번호
  • 성명
  • 사업자명
  • 법인번호
  • 사업자번호

• 임시저장

  기안 중인 문서를 임시저장 후 재작성이 가능합니다. 임시저장 버튼을 클릭하여 임시저장 팝업에서 문서명을 기입하고 저장하면 됩니다.

• 자동저장문서

  자동저장문서 버튼을 클릭하여 주기적으로 자동 저장되고 있는 문서를 불러올 수 있습니다. 장애로 인해 강제 종료되었을 때 이전에 작성한 문서를 불러올 수 있습니다. 자동저장문서의 경우 불러온 문서가 정상처리 되면 삭제됩니다.

• 서식변경

  작성중인 문서의 서식을 다른 서식으로 변경할 수 있습니다. 서식변경 버튼을 눌러 서식 팝업이 뜨면 서식함, 서식분류, 서식명에 정보를 입력하여 특정 서식을 찾을 수 있습니다.

• 홍보문구

  결재문서 상하단의 홍보문구를 선택할 수 있습니다. 홍보문구 버튼을 클릭하여 홍보문구 팝업이 뜨면 상부홍보문구와 하부홍보문구를 선택하면 됩니다. 홍보문구는 시도총괄관리자, 기관관리자 권한을 보유한 사용자가 등록 및 수정할 수 있습니다.

• 요약

  요약 버튼을 클릭하여 요약문서 팝업에서 기안문서의 요약 정보를 작성할 수 있습니다.

• 읽어오기

  읽어오기 버튼을 클릭하여 PC에 저장되어 있는 결재문서(ODT 파일)를 현재 기안문에 적용할 수 있습니다.

• 공동기안

  2개 기관의 기관장 결재를 받아 공동의 명의로 시행하는 경우 공동기안을 사용할 수 있습니다. 공동기안 체크박스를 클릭하여 실행하면 시행정보 팝업에서 공동기안 시행정보를 입력할 수 있습니다.

  공동기안 관련 안내사항

  • 공동기안 문서는 지방계약법에 따른 공동계약 시 활용 등
  • 공동기안 문서의 처리를 주관하는 기관에서 기안하여 먼저 기관장의 결재를 받은 후 관계 기관장의 결재는 받음
  • 결재선 지정 : 공동기관 결재선 설정
  • 공동기안의 경우 주관기관에서 채번된 동일한 문서번호로 문서함에서 확인가능
    • 주관기관 처리 후 확인가능 문서함 : 기안한문서, 결재한문서, 문서등록대장, 공동기안문서대장
    • 관계기관 처리 후 확인가능 문서함 : 결재한문서
  • 공동기관의 범위 : 동일 교육청 이내(교육청 내, 지원청 내, 학교 등) 관계기관 선택 가능
  • 공동기안은 내부결재만 가능하며 외부발송 필요 시 별도 기안의 첨부로 처리

• 안추가

  한 문서관리카드에서 여러 개의 안을 추가하여 일괄 기안 시 안추가 버튼을 사용하면 됩니다. 처음 기안문 추가 시 1안과 동일한 서식으로 추가되고 3안 이상부터 복사할 기안문을 선택할 수 있습니다. 기안문 추가 후에는 안삭제 버튼이 출력됩니다. 기안문 추가 시 자동발송이 불가능합니다. 일괄기안은 안 추가를 통해 일괄로 문서를 기안/결재 할 수 있습니다.

• 첨부파일 다운로드

  문서에 첨부된 파일을 다운로드할 수 있습니다. (1)

  1. 다운로드 시 첨부파일명 생성기준
     • 생산문서
       • (문서번호(본문)) 문서의제목
       • 문서의제목 [문서번호 (본문)]
       • 문서의제목 (문서번호 (본문))
     • 접수문서
       • (문서번호 (본문) 발신기관명) 문서의제목
       • 발신기관명 문서의제목 [문서번호 (본문)]
       • 발신기관명 문서의제목 (문서번호 (본문))

문서함 별 화면

문서의 작성·결재·공람 등 처리 과정에 따른 문서함이 구분되어 있습니다. 또한 대내외 문서 유통 및 정보공개까지 포괄하는 기능을 수행할 수 있습니다.

기안

공용서식

공용서식에서는 총괄관리자가 설정한 분류를 통해 등록한 서식 목록을 조회할 수 있으며 기안자가 문서를 기안할 때 사용할 서식을 선택할 수 있습니다.

공용서식 관련 안내사항

• 서식명에 결재4인은 결재자가 최대 4명, 협조8인은 협조자가 최대 8명이라는 뜻
• 간이서식은 내부결재문서로만 사용 가능하며, 서식 분류가 일반서식인 경우에만 외부 발송 가능. 필드를 임의로 삭제해 서식을 만들면 발송되지 않음
• 시도교육청 별로 서식 기준은 상이하여 서식의 수정이나 추가 필요 시 교육청 총괄관리자에게 요청

샘플서식

샘플서식에서는 총괄관리자가 설정한 분류를 통해 자주 사용되는 기안문 양식을 등록한 서식 목록을 조회할 수 있으며 기안자가 문서를 기안할 때 사용할 서식을 선택할 수 있습니다.

재정기안

재정업무 화면에서 결재 요청 후 결재 상신이 종료되지 못한 경우 재정기안 목록에서 조회가 가능하며 종료되지 않은 재정문서를 재처리(반송 또는 상신)할 수 있습니다.

재정기안 관련 안내사항

• 재정업무에서 정상 결재 후 상신된 경우에는 결재진행에서 확인 가능, 정상 상신 된 결재중인 문서의 반송 등 처리는 문서진행에서 처리 가능
• 재정문서 상신, 반송, 상세조회는 문서상태가 기안대기중일 경우에만 가능
• 재정업무화면에서 결재요청 중 기안기에서 정상처리 되지 않거나 비정상 종료 시 재정기안에서 확인 및 재진행 가능
• 재정기안에서 문서 선택 후 문서관리카드 팝업이 뜨면 사용자가 간편결재관리에 설정된 대로 자동으로 입력 됨
• 지출품의, 원인행위 등 학교회계 업무를 제외한 모든 재정기안의 경우 대국민공개여부가 기본 비공개 5호로 설정되고 변경 가능
• 재정기안의 경우 별도로 필수결재선을 지정할 수 있으며 필수결재선이 설정된 경우 해당하는 결재자를 결재선에 포함하여야 문서를 처리 가능

임시저장

문서를 작성 중 임시저장한 문서는 임시저장에서 확인할 수 있습니다. 상단에 재작성, 삭제 버튼을 통해 문서를 재작성 및 삭제도 가능합니다. 또한 저장일을 기준으로 1년이 경과 시 자동삭제되고 저장된 문서를 다시 임시저장 시 저장일자가 오늘날짜로 갱신되며 해당 문서는 1년 후 자동 삭제 됩니다.

연계기안

자료집계/연계기안, 나이스연계기안, 교데통연계기안 함으로 구성되어 있고, 자료집계, 국민신문고, 4세대 지능형 나이스, 교육행정데이터통합관리(교데통) 등 시스템을 통해 연계 처리된 문서를 관리할 수 있습니다. 문서를 반송할 수 있고 연계파일 버튼을 클릭하여 해당 문서의 XML파일을 확인 할 수 있습니다. 문서상태가 기안대기중인 문서만 반송처리 가능합니다.

결재

결재대기

결재대기에서는 상신된 결재문서를 처리할 수 있습니다. 각 문서를 선택하면 문서관리카드 내에서 단건결재, 연속결재 (1) , 일괄결재 (2) 로 결재를 할 수 있습니다.

1. 연속결재는 다건의 문서를 건별로 하나씩 확인하며 결재
2. 일괄결재는 다건의 문서를 한번에 결재

일괄결재 제약사항

아래 문서는 일괄결재를 적용할 수 없습니다.

• 재정문서
• 일괄기안문서
• 자동발송문서 중 최종결재자의 결재대기 문서
• 업무담당자 지정문서
• 업무관리자의 최종결재자 결재대기 문서
• 추가 재발송 요청 문서
• 발송방법 변경요청 문서

문서진행

문서진행 함에서는 본인이 기안 또는 처리한 문서를 최종 완료 전까지 결재 진행상태를 조회할 수 있습니다. 본인이 기안한 문서의 회수, 삭제/연계반송, 재작성, 결재경로변경, 공람 처리가 가능합니다.

결재가 최종 완료된 후에는 문서진행 함에서는 조회되지 않습니다.

결재예정문서

결재예정문서 함에서는 본인이 결재경로에 포함되어 있으나 결재 순서가 도래하지 않은 도착예정 문서의 목록을 조회할 수 있습니다. 결재순서가 도래하여 결재대기에 문서가 도착한 경우 결재예정문서에서 조회되지 않습니다.

공람

공람대기

공람대기에서는 본인에게 도착한 공람문서를 확인할 수 있습니다. 각 문서를 클릭하여 내용을 열람한 후 개별적으로 확인 처리하거나, 목록 화면에서 처리하고자 하는 문서들을 선택한 다음 화면 상단의 일괄처리 버튼을 클릭하여 여러 문서를 동시에 공람 확인 처리할 수 있습니다.

공람완료

공람완료 함에서는 이미 확인 완료된 공람문서를 확인할 수 있으며, 목록에서 원하는 문서의 체크박스를 선택한 후 공람의견등록 버튼을 통해 추가 의견을 작성하거나 삭제 버튼을 통해 해당 문서를 삭제할 수 있습니다.

공람지정

공람지정에서는 본인이 공람 지정한 문서를 확인 및 목록을 관리할 수 있습니다. 공람된 문서 선택 후 삭제 버튼 클릭 시 본인의 공람지정 함에서만 삭제됩니다. 공람 지정된 사용자의 공람문서는 삭제되지 않습니다.

또한 추가공람 버튼을 통해 공람자를 추가로 지정할 수 있습니다.

공람 완료된 문서의 삭제

사용자가 공람 확인을 완료한 문서는 일반적인 방법으로는 삭제할 수 없습니다. 다만, 시도총괄관리자 또는 지역총괄관리자 권한을 가진 사용자가 문서등록대장 하단의 공람정보 탭에서 삭제 버튼을 통해 해당 공람 내역을 삭제할 수 있습니다. 삭제 시 해당 사용자의 공람완료함에서 문서가 제거되어 더 이상 열람할 수 없게 됩니다.

공람이력

공람이력 함에서는 공람한 문서의 열람이력을 조회할 수 있습니다. 문서를 검색하는 조건은 아래와 같습니다.

발송

발송대기/발송처리

수신처가 지정된 문서의 최종 결재가 완료되면 발송대기 또는 발송처리 함에서 조회됩니다. 발송대기 함에서는 문서를 발송처리, 발송보류 처리, 발송방법변경요청 등을 할 수 있으며 자동발송 문서와 발송처리가 완료된 문서는 발송대기 함에서 조회되지 않습니다.

발송대기 함에서는 본인이 기안한 발송대기 문서가 조회되고, 발송처리 함에서는 처리과문서담당자 권한의 사용자만 접근 가능하고 해당 부서 내 모든 발송대기 문서를 조회할 수 있습니다.

문서 최종결재 후 발송대기/발송처리에 있는 경우 발신명의 (1)를 변경할 수 없습니다.

1. 발송하는 주체를 의미하며 조직마다 발신명의를 설정 가능

발송처리 관련 안내사항

• 문서 선택 후 문서관리카드에서 발송처리 또는 발송보류 처리 가능
• 여러 문서 선택 후 열었을 때 문서관리카드에서 이전, 다음 버튼으로 연속 발송 처리 가능
• 문서관리카드 상단의 버튼으로 발송방법변경요청(전자발송 → 공문게시, 공문게시 → 전자발송) 가능
• 발송보류된 문서는 문서등록대장 문서정보의 발송정보탭 발송대기 버튼을 통해 발송대기 상태로 변경 가능

• 발송 구분 : 전자발송, 비전자발송 (1), 전자+비전자발송 (2) 중 선택 가능

  1. 비전자발송

     • 발송처리 시 비전자발송을 선택 후 발송. 전자적으로 발송되는 것이 아니므로 처리 후 생성되는 시행문 다운로드 혹은 출력 후 직접 발송 처리 해야함
     • 비전자발송 수신처 : K-에듀파인 시스템과 연계되지 않는 수신처, 수기입력 수신처
     • 비전자발송 구분 : 인편, 이메일, 팩스, 기타 중 선택

  2. 전자 + 비전자발송

     • 전자발송 수신처와 비전자발송 수신처가 함께 포함된 경우 선택

발송현황

발송현황에서는 본인이 기안한 발송문서의 수신처 수신여부 및 처리현황을 확인할 수 있습니다. 수신처에서 결재완료시 발송현황에서는 조회되지 않습니다.

특정 문서의 발송현황을 직접 삭제할 수 있습니다만 본인의 발송현황에서만 삭제되며 문서의 발송 상태에는 영향을 미치지 않습니다.

발송변경요청

발송변경요청 함에서는 발송대기 상태 문서의 발송방법변경(전자발송 → 공문게시, 공문게시 → 전자발송)을 요청할 수 있습니다. 발송방법변경은 요청 후 승인자의 승인을 거쳐야 합니다. 발송대기와 발송처리에서도 동일하게 처리 가능합니다.

발송변경요청 관련 안내사항

• 발송방법변경 요청 시 승인자로 지정된 사용자의 결재대기에서 처리
• 발송방법변경 요청이 승인된 문서는 발송대기에서 처리
• 발송완료된 문서의 경우 발송방법 변경 불가

유통발송

유통발송 함에서는 행정안전부 문서유통(LDAP)을 통해 유통발송 처리한 문서의 처리 현황을 확인할 수 있습니다. 문서를 선택하고 문서정보 버튼을 클릭하면 하단 발송정보에 수신처, 상태, 발송일시, 수신(처리)일시를 조회 가능합니다.

같은 수신처로 다시 보내기 위해서는 재발송 버튼을 클릭하면 되고 추가 수신처로 문서를 발송하기 위해서는 추가재발송요청 버튼을 클릭하고 추가재발송요청 팝업에서 수신자, 승인자, 의견작성을 입력하고 확인 버튼을 클릭한다.

추가재발송요청의 경우 승인자가 승인 및 취소를 할 수 있으며 승인할 경우 자동으로 발송됩니다. 또한 재발송/추가재발송 된 문서는 취소할 수 없습니다.

접수

배부대기, 접수대기

기관에 도착한 수신문서는 문서과문서담당자 권한을 가진 사용자가 배부대기에서 처리과로 배부할 수 있습니다. 이후 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자가 접수대기에서 처리과의 수신문서를 확인하고 접수할 수 있습니다.

여러 개의 문서를 일괄로 배부/접수하려는 경우 일괄배부, 일괄접수 기능을 사용하면 됩니다. 배부 또는 접수 단계에서 타 기관에서 수신된 유통문서가 정상적으로 수신되지 않았다면 발송기관에 재발송 요청할 수 있습니다. 접수 또는 진행 상태인 문서들을 일괄접수공문게시 버튼 클릭하여 공문게시 설정도 가능합니다.

접수문서의 과제카드 지정은 업무담당자만 지정할 수 있습니다.

배부 관련 안내사항

• 배부문서의 회수 기능은 제공하지 않음
• 처리과에서 도착 상태인 배부문서를 재배부요청 처리 시 배부대기에서 확인 가능
• 접수 처리된 문서는 재배부요청이 불가하며 결재 완료 후 이송 처리

접수 관련 안내사항

• 접수 상태 문서의 결재경로 변경은 접수대기에서만 가능
• 재발송요청 상태의 문서는 접수 처리할 수 없으며 추가기능의 재발송요청문서삭제 버튼을 통해 해당 문서 삭제

일괄접수공문게시 불가 항목은 다음과 같습니다.

• 처리상태가 접수, 진행이 아닌 문서
• 대국민공개여부가 부분공개, 비공개인 문서
• 직원열람제한이 지정날짜까지, 영구인 문서
• 비전자문서
• 접수공문게시된 문서

업무담당확인

업무담당확인 함에서는 처리과문서담당자가 업무담당확인 요청한 문서를 확인할 수 있습니다.

과제미지정

과제미지정 함에서는 처리과문서담당자는 과제카드가 미지정된 문서를 확인할 수 있으며 해당 문서는 미완료문서 함에서 과제카드를 지정하여 처리할 수 있습니다.

재지정요청

재지정요청 함에서는 처리과문서담당자는 재지정요청된 문서를 확인할 수 있으며 해당 문서는 접수대기, 미완료문서, 재지정요청 함에서 담당자를 다시 지정하여 처리할 수 있습니다.

내문서

기안한문서

기안한문서 함에서는 본인이 기안한문서를 확인할 수 있습니다. 문서 선택 후 첨부물분리등록 가능하고 발송문서인 경우 발송요약정보도 확인 할 수 있습니다.

결재한문서

결재한문서 함에서는 완료된 문서중 본인이 결재한 생산(발송)문서를 확인할 수 있습니다. 문서 선택 후 참조기안(결재된 문서의 본문ODT를 붙임파일로 첨부) 가능합니다.

접수한문서

접수한문서 함에서는 완료된 문서중 본인이 결재한 접수문서를 확인할 수 있습니다.

연계기안한문서

연계기안한문서 함에서는 본인이 연계기안(나이스, 국민신문고, 자료집계)한 문서를 확인할 수 있습니다. 재정문서는 재정기안에서 확인 가능합니다.

부재중문서

부재중문서 함에서는 출장, 휴가 등으로 부재중일때 업무관리자(검토자, 대결)로 등재되어 결재안함으로 처리된 문서를 확인할 수 있습니다.

보안공유받은문서

열람제한된 문서를 보안공유 받은 경우 보안공유받은문서 함에서 확인할 수 있습니다.

공개예정문서

공개예정문서 함에서는 본인이 기안한 문서 중 부분공개/비공개 5호로 설정된 문서의 공개일자 이후 대국민공개여부가 공개로 전환될 문서를 확인할 수 있습니다.

문서대장

문서등록대장

문서등록대장에서는 소속된 조직에서 생산, 접수한 전체 문서를 조회할 수 있으며 권한에 따라 마스킹, 첨부물분리등록, 비전자문서등록, 수정, 공람 등의 기능을 사용할 수 있습니다.

문서등록대장에 등록된 문서는 결재가 완료되었거나 접수되어 문서번호가 채번된 문서이며, 기록물 이관 대상으로 관리되므로 삭제할 수 없습니다.

문서등록대장의 등록일자를 통한 최대 조회 기간은 3개월~1년 사이로 시도교육청과 학교별 설정이 다릅니다. 긴 기간을 검색할 때는 날짜를 조정해 여러 번 나누어 조회해야 합니다.

문서등록대장의 검색조건

• 제목 (1)

  1. 제목에서 다중검색은 각 시도별로 해당 설정이 활성화되어 있어야 버튼이 노출되어 해당 기능의 이용이 가능하며 설정된 개수만큼 구분자 $를 사용해 검색 가능

• 문서번호 (1)

  1. 일치(=) 검색

• 발신기관문서번호

• 발신기관명
• 수(발)신자
• 대국민공개여부 : 전체, 공개, 부분공개, 비공개

• 소속부서 (1)

  1. 소속부서에서 사용자가 소속된 조직을 최상위로 하위부서포함 여부를 선택할 수 있으며 조직도 팝업을 통해 열람권한이 있는 특정 조직과 해당 조직의 하위부서를 포함한 문서 조회 가능
     • 하위 부서의 열람제한 문서는 기관장 권한 사용자만 열람 가능

• 감사열람조직 (1)

  1. 감사열람권한이 부여되어 있는 특정 조직을 선택해 문서 조회

• 처리현황 : 종료, 발송대기, 발송, 추가재발송, 발송보류, 접수, 진행, 반송, 이송, 경유

• 문서등록유형 : 일반문서, 도면류, 사진,필름류, 녹음,동영상류, 카드류
• 결재유형 : 전체, 생산, 접수 중 택일
• 재정문서유무 : 전체, 재정, 일반, 연계 중 택일
• 연계문서유형 : 연계문서유형 조회 팝업으로 유형 선택
• 목록공개여부 : 전체, 공개, 비공개 중 택일
• 재기안여부 : 재기안, 참조기안
• 공문게시여부 : 전체, 공문게시, 공문게시(외부공문제외), 공문게시제외, 외부공문제외 중 택일
• 기안(접수)자 : 일치, 시작문자 중 택일
• 결재(담당)자 : 진행문서포함
• 결재경로
• 시행종류 : 대외시행, 대내시행, 내부결재
• 등록일자 : 개월(1M, 3M, 6M, 12M), 년도(2020 ~ ) 중 선택
• 기안(접수)일자 : 개월(1M, 3M, 6M, 12M), 년도(2020 ~ ) 중 선택

• 과제카드 : 부서카드조회, 종료과제카드조회 (1)

  1. 종료과제카드조회에서 사용자의 소속 기관이 학교인 경우 선택 가능한 항목으로 과제카드선택 팝업에서 종료된 과제카드 선택

• 분리등록여부

• 열람제한 : 전체, 열람제한, 열람제한 제외 중 택일 (1)

  1. • 열람제한에서 열람제한이 설정되어 있고 열람제한 지정날짜가 지나지 않은 문서, 열람제한이 영구로 설정된 문서 조회
     • 열람제한이 결재완료일까지로 설정된 문서는 최종 결재완료 시 열람제한 문서에서 제외므로 해당 검색 옵션에서 제외됨

• 문서종류 : 전체, 전자, 비전자

• 소급여부
• 키워드

문서등록대장 기능 안내

• 한건수정 가능 항목 : 과제카드명, 관련정보, 대국민공개여부, 직원열람범위, 직원열람제한
• 일괄수정 가능항목 : 대국민공개여부, 직원열람범위, 직원열람제한

문서등록대장(다년도검색)

기존 문서등록대장은 한 번에 설정할 수 있는 검색 기간이 최대 1년으로 제한되어 있어, 1년이 넘는 기간을 검색하려면 여러 번 나누어 검색해야 했습니다.

또한 사용자가 집중되는 시기에는 속도도 느려지는 불편함이 있어 이를 개선하고자 문서등록대장(다년도검색) 기능이 개발되었습니다. 다년도검색은 색인 검색 방식으로 검색 속도가 빠르고 검색 기간에 제한이 없다는 장점이 있습니다.

기존 문서등록대장에서 제공하는 검색조건 중 사용빈도가 높은 15개 조건을 다년도검색에서도 동일하게 제공하고 있습니다.

다년도검색의 제약사항

• 매일 0시에 전일 문서를 증분색인하기 때문에 당일 생산된 문서는 조회가 되지 않음
• 폐지 조직 문서는 문서 인수인계가 되더라도 생산 당시 부서명으로 목록에 출력
• 검색 결과를 엑셀 파일로 내려받을 때는 최대 1만 개의 목록만 저장되며, 이를 초과하는 경우에는 검색 기간을 나누어 저장해야 함

다년도검색 검색옵션

• 제목
• 등록일자 : 기본 1년 설정, 최대 선택 시 2020년 1월부터 전일까지 기간으로 설정
• 문서번호
• 기안(접수)자
• 발신기관명
• 결재(담당)자
• 대국민공개여부 : 전체, 공개, 부분공개, 비공개
• 시행종류 : 대외시행, 대내시행, 내부결재
• 소속부서
• 과제카드
• 처리현황 : 종료, 발송대기, 발송, 추가재발송, 발송보류, 접수, 진행, 반송, 이송, 경유
• 결재유형 : 전체, 생산, 접수
• 열람제한 : 전체 열람제한, 열람제한 제외
• 재정문서유무 : 전체, 재정, 일반, 연계
• 문서종류 : 전체, 전자, 비전자

다년도검색 제목 검색문법

검색방식	정의	문법	예시
and	두 개의 검색어가 모두 포함	공백	사과 포도라면 사과와 포도 모두 포함
or	두 개의 검색어 중 하나만 포함	|	사과|포도라면 사과 또는 포도가 포함
NOT	해당 검색어가 없는	!	사과 !포도라면 사과는 포함 포도는 포함하지 않음
연산자 우선순위 부여	연산자에 우선순위 설정	( )	(사과 포도)|(수박 딸기)라면 사과와 포도 모두 포함 또는 수박과 딸기 모두 포함
구문 검색	순서대로 인접하여 나열	" "	"사과 포도"라면 사과와 포도 순서대로 포함
순서지키기	검색어의 순서대로 근접한 거리 안에서 나열	[ ]	[사과 포도]라면 사과와 포도 순서대로, 단어간 거리가 제약 됨
근접	검색어의 순서와는 상관 없이 근접한 거리에 검색어가 포함	{ }	{사과 포도}라면 사과와 포도 순서는 상관없으며 단어간 거리만 제약 됨

중단한문서

중단한문서란 결재자가 중단 처리한 문서를 의미합니다. 중단한문서 함에서는 처리과문서담당자, 학교장/부서장 권한을 가진 사용자가 소속된 조직 내에서 중단 처리된 문서를 확인할 수 있습니다.

중단 처리된 문서는 결재 완료된 문서와 동일한 기록물로써 인정되어 기록관리시스템(RMS)으로 이관됩니다.

중단한문서 관련 안내사항

• 검토자, 결재자는 결재대기에서 문서 중단처리 가능
• 중단 상태는 문서처리가 종료된 것으로 삭제 및 수정 불가
• 중단 처리된 문서의 재처리를 위해서는 재기안 필요
• 중단된 문서는 문서번호가 공백으로 비어 있음
• 기록관리시스템(RMS) 이관 대상으로 기록물의 이관 규격에 문서번호는 필수 정보 아님

배부대장

배부대장에서는 문서과문서담당자 권한을 가진 사용자가 기관에 수신된 문서 중 처리과로 배부 완료한 문서를 확인할 수 있습니다. 문서정보의 발송정보 탭에서 배부처리 상세 이력을 확인할 수 있습니다.

미완료문서

미완료문서란 생산문서 또는 접수문서가 진행 중인 문서, 즉 결재 완료되지 못한 문서입니다. 미완료문서 함에서는 문서과문서담당자, 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자가 부서 내 미완료된 문서를 확인하고 처리할 수 있습니다.

처리자의 부재나 인사이동, 폐교 등의 사유로 장기적으로 미처리되고 있는 문서가 해를 넘겨 처리완료되지 않도록 확인 및 처리가 필요하며, 원활한 문서 정리를 위해 장기간 미접수된 문서를 한 번에 일괄 처리할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다.

미완료문서 조회 범위 제한

• 미완료문서 함에서 타 부서 문서를 조회하는 조직검색 버튼은 2024년 제5차 업무협의체 결정에 따라 제거
• 교육청 총괄운영자 등이 하위조직의 미접수 문서 현황을 확인하고자 할 경우 조회쿼리를 작성하여 데이터 추출이 필요

관리자주요문서

관리자주요문서에서는 부서장/학교장 권한을 가진 사용자가 특정 문서함(기안한문서, 결재한문서, 접수한문서, 부재중문서, 문서등록대장, 부서인수문서)에서 관리자주요문서로 직접 지정한 문서를 확인할 수 있습니다.

관리자문서해제는 관리자주요문서에서만 가능합니다.

부서인수문서

부서인수문서에서는 과제카드 인계인수를 통해 인계한 문서를 인수부서에서 확인할 수 있습니다.

인사이동문서

인사이동문서에서는 인사이동 대상자가 본인이 처리하지 않은 미완료 진행문서와 연계기안문서를 확인할 수 있습니다. 인사이동 대상자(퇴직자 포함)는 발령일자 기준 자동으로 소속이 변경되며 발령시점까지 본인의 미완료 문서를 반드시 처리해야 합니다.

인사이동 문서는 발령일자를 기준으로 30일간 보관 후 자동 삭제처리 됩니다.

이송반송문서

이송반송문서에서는 문서과문서담당자 권한을 가진 사용자가 이송 및 반송한 문서의 현황과 개별 문서의 이송, 반송 처리 상세 내역을 확인할 수 있습니다.

원문공개된문서

원문공개된문서에서는 행정안전부 정보공개포털시스템을 통해 민원인으로부터 원문공개 요청된 문서의 현황을 확인할 수 있습니다.

공동기안문서대장

공동기안으로 기안해 최종 결재 완료된 문서를 주관기관의 공동기안문서대장에서 확인할 수 있습니다.

부서공개예정문서

부서공개예정문서에서는 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자가 대국민공개여부(부분공개/비공개 5호)로 설정된 문서 중 공개제한기간이 초과되어 대국민공개여부(공개)로 전환 예정인 문서를 확인할 수 있습니다.

대국민공개여부 전환은 설정된 공개제한기간 종료일의 익일 새벽 1시 배치를 통해 처리됩니다.

문서함 기능

문서함에서는 K-에듀파인에서 관리하는 전자문서/비전자문서를 관리하고 이력을 추출하는 등의 다양한 기능을 제공하고 있습니다.

마스킹

마스킹은 기안 단계에서 문서관리카드 내에서 적용할 수 있고 결재가 완료된 문서라면 문서등록대장에서 적용할 수 있습니다.

결재된 문서의 내용은 수정할 수 없기 때문에 문서 원본은 수정되지 않은 채 문서관리카드 밖에서 출력되는 곳에서만 마스킹 처리되어 표기됩니다. 제목, 첨부파일명에 대해서 설정할 수 있으며 마스킹을 원하는 단어에 직접 *을 입력하여 적용합니다.

결재된 문서의 수신자를 숨길 수 있습니다. 문서등록대장에서 문서 선택 후 수기입력한 민원인을 수신자숨김 적용할 수 있습니다. 수신자숨김이 처리된 경우 수신자 정보가 * * * * *로 표기됩니다.

마스킹(결재 전 문서)마스킹(결재 후 문서)

• 최종 결재 전 문서관리카드에서 제목/파일명 마스킹을 적용할 수 있음
• 결재선 내 모든 사용자는 마스킹 적용 가능
• 마스킹이 적용된 경우 결재 과정에서 "문서제목/첨부파일명에 마스킹이 설정되어 있습니다."란 문구 팝업

• 교육청 총괄운영자의 K-에듀파인 설정 (1) 에 따라 문서등록대장에서 마스킹 메뉴 노출 여부, 실행결과 메일발송 동작이 결정

  1. 제목 마스킹 사용여부 항목 활성화
     • 서비스공통 → 포털관리 → 운영환경관리 → 문서환경설정

• 결재된 문서를 마스킹 처리 시 내역 DB에 기록 관리

• 결재 후 문서는 기안자, 처리과문서담당자만 마스킹 가능, 당해연도 이전 생산문서에 대해서는 마스킹을 적용할 수 없음

마스킹 처리 제약사항

아래 조건에 하나라도 해당되는 문서의 경우 마스킹 기능을 적용할 수 없습니다.

• 대국민공개여부 : 공개, 부분공개, 비공개(5호)
• 직원열람범위 : 부서
• 발송문서
• 접수문서
• 공동기안
• 비전자문서(생산, 접수)

마스킹 적용 및 취소에 대해 아래의 제약사항이 적용됩니다.

• 문서관리카드 열람 시에는 마스킹 처리되지 않은 원본 제목/파일명으로 열람
• 문서 제목, 첨부파일 명 마스킹 시 수정한 후 글자수는 원본의 글자수와 동일해야 함
• 결재 전 수행한 마스킹에 대해선 이후 마스킹 처리 취소 및 변경 불가능
• 결재 후 수행한 마스킹에 대해선 문서의 기안자, 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자만 가능하며 취소 후엔 원제목 및 파일명으로 변경
• 마스킹 시 방향키, 쉬프트, 스페이스, 백스페이스, DEL, * 만 입력 가능
• 마스킹 처리된 문서의 경우 정보공개포털엔 마스킹된 문서가 공개, 기록물이관은 원본 문서가 이관

수신자숨김 관련 안내사항

수신자숨김 관련 제약사항은 아래와 같습니다.

• 선택한 문서의 수신자 중 수기입력한 민원인의 목록만 수신자숨김 처리 가능
• 수신자숨김은 문서함 목록의 수신/발신 컬럼에 적용되며 문서정보, 문서관리카드에서는 미적용
• 당해연도 이전 생산문서, 문서의 기안자가 아닌 사용자의 경우 수신자숨김 기능 사용 제한
• 문서의 기안자, 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자가 수신자숨김 취소 시 원수신자명으로 변경
• 수신자숨김의 경우 권한자는 원본으로 보이고 비권한자는 마스킹 처리

화면 및 권한별 수신자숨김 출력 결과는 아래 표와 같습니다.

화면	세부위치	권한자	비권한자
문서등록대장 목록	수신/발신	마스킹 표시	마스킹 표시
문서등록대장 목록 문서함(하단)	발송정보(탭)	원본	마스킹 표시
문서등록대장 목록 문서함(하단)	발송정보(탭) 발송상세목록	원본	마스킹 표시
문서등록대장 목록 문서함(하단)	발송정보(탭) 수신처목록	원본	마스킹 표시
문서관리카드	수신자	원본	마스킹 표시
문서관리카드	본문	원본	원본
문서관리카드	시행문	원본	원본

비전자문서

비전자문서는 전자적인 형태로 생산 및 등록되지 않은 실물로 존재하는 문서를 의미하며 이를 K-에듀파인에 등록하고 관리할 수 있습니다.

문서등록대장에서 비전자문서를 생산, 접수하여 등록, 관리할 수 있으며 등록과 동시에 결재완료 처리됩니다.

문서과문서담당자 권한의 사용자는 배부대기, 처리과문서담당자 권한의 사용자는 접수대기에서 접수 비전자문서를 등록, 처리할 수 있습니다. 배부대기, 접수대기에서 등록된 비전자문서는 대외도착, 수신도착 상태일 때 수정 또는 삭제 가능합니다.

비전자문서 등록 항목

• 제목(필수)
• 대국민공개여부(필수) : 공개, 부분공개, 비공개, 목록공개(공개) 중 선택
• 공개제한근거 : 부분공개, 비공개일 때 선택 가능. 1호~8호 중 선택. 다중선택 가능

• 공개제한사유 : 부분공개, 비공개일 때 선택 가능. 공개제한사유 선택 (1)

  1. 상세조건 : 감사·입찰계약·인사관리 등, 내부검토/의사결정

• 직원열람범위 : 기관, 부서 중 선택

• 직원열람제한(필수) : 설정안함, 결재완료일까지, 지정날짜까지, 영구 중 선택
• 첨부 : 문서 작성에 필요한 첨부파일 추가
• 시행종류 : 대내시행, 대외시행 중 선택
• 발신기관명(필수) : 발신기관명을 텍스트로 입력
• 원기안(발신)부서(필수) : 발신기관명을 텍스트로 입력
• 생산기관문서번호(필수) : 생산기관문서번호를 텍스트로 입력
• 시행일자(필수) : 시행일자를 입력
• 발신명의 : 발신명의를 텍스트로 입력
• 원기안자 : 원기안자를 텍스트로 입력
• 수신일자 : 수신일자를 입력
• 등록구분 : 일반문서, 도면류, 사진,필름류, 녹음, 동영상류, 카드류 중 선택
• 기록물형태 : 일반문서로 표기. 입력불가
• 내용요약 : 내용요약을 텍스트로 입력
• 특수기록물 : 대통령관련, 비밀, 개별관리, 저작권보호, 특수규격 중 선택, 다중선택 가능
• 쪽수(필수) : 쪽수를 숫자로 입력

비전자소급등록 관련 안내사항

• 기록물 이관을 위해 매년 1~5월(시도별 상이)에 비전자소급등록 기능 활성화
• 비전자소급등록 시 해당 문서의 문서번호는 소급등록년도 문서의 마지막 문서번호에 이어서 채번
• 문서등록대장에서는 등록일자를 기준으로 조회하기 때문에 당해년도 등록일자로 조회됨
• 비전자문서 소급등록은 과년도 문서에 한정해서 가능

배부, 접수

K-에듀파인에서는 문서의 배부, 접수 시 필요한 여러 편의기능을 제공하고 있습니다. 배부 관련 기능은 문서과문서담당자 권한 사용자가 배부대기, 접수 관련 기능은 처리과문서담당자 권한의 사용자가 접수대기에서 사용 가능합니다. 자세한 사항은 아래 안내사항을 참고해 주세요.

자동배부추천설정 관련 안내사항

• 자동배부추천설정 버튼 클릭 시 자동배부추천설정 팝업이 열리고 관련정보를 (1) 입력

  1. • 자동배부추천사용여부
     • 추가/삭제/저장은 추가 후 저장 버튼을 클릭해야 서버에 자동배부설정이 저장됨
     • 제목필터에서는 자동배부로 사용할 키워드 입력
     • 처리과에서는 자동 배부될 조직 선택
     • 사용유무
     • 사용기간

• 자동배부추천설정에 따라 배부대기 목록에 추천배부처 항목이 노출되며 등록된 처리과 표기

자동담당자지정 관련 안내사항

• 자동담당자설정에 따라 접수대기 목록에 추천담당자 항목이 노출되며 문서관리카드 클릭 시 자동담당자 설정 반영 안내 팝업

• 자동담당자지정설정을 통해 추천담당자 관련 상세 설정 가능 (1)

  1. • 자동담당자설정여부 : 추천담당자 기능 사용여부 설정
     • 추가, 삭제, 저장 : 추천담당자를 추가, 삭제, 저장
     • 아래로이동, 위로이동 : 등록된 추천담당자의 순서를 아래, 위로 이동
     • 체크박스 : 추천담당자 삭제 또는 순서 조정 시 체크하여 사용
     • 제목필터 : 추천담당자의 추천 키워드로 사용할 제목을 텍스트로 입력
     • 담당자 : 추천담당자를 조직도 팝업에서 선택
     • 사용유무 : 추천담당자의 개별 사용유무 선택
     • 사용기간 : 추천담당자의 개별 사용기간 선택

일괄담당지정 관련 안내사항

• 접수 상태인 문서(담당자 미지정 상태) 다건 선택 후 일괄담당지정 버튼 클릭 시 담당자 지정 가능 (1)

  1. • 결재경로지정 : 선택된 문서의 결재경로 선택
     • 나의결재선 : 사전에 등록된 나의결재선 기능 사용
     • 의견작성 : 일괄담당자지정 시 필요한 의견 작성

• 선택된 문서들의 순번, 처리방법, 직위(직급), 처리자를 목록으로 제공

첨부물분리등록

첨부물분리등록은 업무관리 시스템 규격에 따라 기안에서 수용하기 어려운 규격의 별첨 자료를 별도 보관하기 위한 목적의 기능입니다.

첨부물분리등록 방법

1. 문서등록대장 메뉴에서 분리등록할 대상 문서를 선택 후 첨부물분리등록 버튼 클릭
2. 분리 등록할 제목을 입력
3. 등록구분을 선택
4. 기록물형태와 내용요약을 입력
5. 특수기록물 선택과 보존장소를 입력
6. 전체 쪽수를 입력 후 저장

첨부물분리등록 관련 안내사항

• 문서 첨부 용량 제한을 초과하는 경우 첨부물 보관장소(오프라인)에 대한 정보 입력
• 전자, 비전자 문서 모두 사용 가능
• 문서정보의 분리등록 탭에서 정보 확인 및 수정, 삭제 가능

기타 기능

수정보안공유공람, 사후보고과제변경정보공개목록열람이력일괄접수공문게시재작성참조기안

문서함에서 문서를 선택 후 수정 기능을 이용해 한건수정 (1) 또는 일괄수정 (2) 가능합니다. 일괄수정 시 부분공개로 수정은 불가능합니다.

1. 한건수정 가능항목
   • 과제카드명
   • 관련정보
   • 대국민공개여부
   • 직원열람범위
   • 직원열람제한
   • 쪽수
2. 일괄수정 가능항목
   • 대국민공개여부
   • 직원열람범위
   • 직원열람제한

여러 문서의 대국민공개여부를 일괄수정 방법

문서별로 개별 수정할 수도 있지만, 여러 건은 일괄수정 기능을 사용해 업무효율을 높일 수 있습니다.

1. 변경할 문서들을 목록에서 선택
2. 메뉴에서 대국민공개여부 일괄수정 실행
3. 대국민공개여부, 직원열람범위, 직원열람제한 옵션을 지정 후 저장

한건수정, 일괄수정 관련 안내사항

• 문서 선택 후 수정 버튼을 클릭하여 한건수정 또는 일괄수정 가능
• 일괄수정은 부분공개로 수정 불가
• 한건수정 가능항목 : 과제카드명, 관련정보, 대국민공개여부, 직원열람범위, 직원열람제한, 쪽수
• 일괄수정 가능항목 : 대국민공개여부, 직원열람범위, 직원열람제한
• 열람제한 문서는 해당 문서의 결재선에 포함된 사용자만 수정 가능
• 비전자문서의 경우 문서등록대장에서 문서관리카드 상단의 수정 버튼을 통해 수정 가능
• 한건수정 시 과제카드 변경기간이 아닌 경우 과제카드 돋보기 비활성화
• RMS로 기록물이관된 문서의 경우 한건수정, 일괄수정 불가

보안공유는 열람제한 설정된 문서를 열람권한이 없는 타사용자에게 공유하기 위한 기능입니다. 열람제한문서는 보안공유 기능을 통해 보안공유자를 추가할 수 있으며 추가된 보안공유자는 보안공유받은문서에서 열람제한 문서를 열람할 수 있습니다.

보안공유자 등록 방법

열람제한문서를 조회할 수 있는 권한자를 추가하여 업무효율을 높일 수 있습니다.

1. 열람제한문서 중 보안공유자를 추가할 문서들을 선택
2. 메뉴에서 보안공유 실행
3. 보안공유자를 추가하여 확인

보안공유 및 열한제한 열람 권한은 다음과 같습니다.

• 보안공유 지정 : 총괄관리자, 기록물담당자, 과제카드관리자, 기안자, 업무담당자
• 열람제한 열람 : 총괄관리자, 기관관리자, 감사담당자, 감사담당자(감사열람조직), 부서장/학교장, 결재선, 과제카드관리자, 보안공유자, 공람자

문서에 공람 또는 사후보고 기능을 통해 문서에 공유자를 추가할 수 있으며 추가된 공유자는 문서 열람 및 처리를 할 수 있습니다.

공람, 사후보고

• 단건 처리만 가능
• 결재 완료된 생산문서, 접수문서 공람 처리 가능
• 공람지정 가능 권한 : 결재선, 처리과문서담당자
• 공람자 또는 사후보고자로 추가된 사용자는 공람대기에서 확인
• 공람은 필요한 경우 재지정이 가능
• 열람제한문서의 경우 결재선에 포함된 사용자만 공람지정이 가능

완료된 문서 중 과제카드 변경이 필요한 경우 과제카드변경기간 (1) 내에선 과제카드를 변경할 수 있습니다. 생산문서의 경우 기안자, 수신문서의 경우 업무담당자와 처리과문서담당자만 과제카드 변경이 가능합니다.

1. 과제카드 변경 기간 선행 설정 필요
   • 서비스공통 → 포털관리 → 운영환경설정 → 과제환경설정

과제카드 변경 방법

완료된 문서 중 과제카드 변경이 필요한 문서에 대해 과제카드를 변경할 수 있습니다.

1. 완료된 문서 중 과제카드가 변경이 필요한 문서들을 선택
2. 메뉴에서 추가기능 → 과제카드변경을 실행
3. 과제카드담당자로 등록되어있는 과제카드 목록에서 변경할 과제카드를 선택하여 확인

정보공개가 제공된 목록을 파일 (1) 로 다운로드하는 기능입니다.

1. 다운로드 가능한 형식은 xls, csv, xls(홈페이지 게시용), 정보공개(xls)

열람제한 문서의 열람이력 (1) 을 조회할 수 있습니다. 총괄운영자가 이력 기록여부를 설정해야 (2) 되며 열람이력 사용은 감사열람조직, 감사담당자 권한만 가능합니다.

1. 열람, 인쇄, PC저장한 사용자 정보, 일시 정보
2. 이력 기록여부 설정방법
   • 서비스공통 → 포털관리 → 운영환경관리 → 문서환경설정 에서 관련 이력 기록여부 설정

완료된 문서 중 일괄접수공문게시는 여러 건의 문서를 한번에 공문게시판에 등록하는 기능이며 접수공문게시된 문서는 문서관리카드에서 공문게시취소 기능을 통해 공문게시 취소가 가능합니다.

일괄접수공문게시 일괄게시 방법

문서별로 개별 공문게시할 수도 있지만, 여러 건을 일괄접수공문게시 기능을 사용하여 일괄게시하여 업무에 효율을 높일 수 있습니다.

1. 일괄접수공문게시 접수문서 중 종료상태에 문서들을 선택
2. 메뉴에서 추가기능 > 일괄접수공문게시 실행
3. 게시종료일자, 주제영역, 수신자를 선택 후 접수공문게시발송 버튼 클릭

일괄접수공문게시 불가 항목

• 완료 상태가 아닌 문서
• 대국민공개여부가 부분공개, 비공개인 문서
• 직원열람제한이 지정날짜까지, 영구인 문서
• 비전자문서
• 접수공문게시된 문서

임시저장, 진행중인 문서 (1), 완료된 문서의 문서정보를 그대로 활용하여 신규로 기안하는 기능입니다.

1. 진행중인 문서는 회수 후 재작성이 가능, 회수 전의 경로 확인 가능

문서 작성 시 참고할 문서를 첨부파일로 추가하여 기안할 수 있는 기능이며 본문에 문서번호 및 결재일자가 자동으로 입력됩니다.

참조기안 작성 방법

1. 문서함 (1)에서 참고자료로 첨부할 문서 선택

   1. 기안한문서, 결재한문서, 접수한문서, 연계기안한문서, 문서등록대장의 문서함에서 선택 가능

2. 메뉴에서 추가기능 → 참조기안 실행

3. 첨부파일 확인 후 문서작성 진행

권한 종류

일반사용자

업무관리 사용자의 기본 권한

문서과문서담당자

기관 배부대기 문서 열람 및 처리과로 배부처리

처리과문서담당자

부서 접수대기 문서 열람 및 담당자 지정, 부서 미완료문서함에서 결재선 변경 및 회수/삭제 처리

기관장/학교장

기관내 처리과의 열람제한문서 열람 가능

기관/부서통계담당자

열람제한문서 열람권한은 없으며 문서의 통계 관련 메뉴에 접근 가능

기관/부서내 조직만 조회 가능

외부공문총괄관리자

문서관리의 외부공문함 하위 메뉴에 접근 및 처리

외부공문관리담당자

외부공문함에서 공문게시처리할 때 수신처의 업무담당자로 지정