기록물이관 사용자교육자료

개요

업무관리 시스템에서 생성된 기록물(문서, 메모)을 기록관으로 이관하는 업무를 처리합니다.

기록물 이관 업무의 범위

• 기간 설정 : 기록물 이관 연도와 일정 설정
• 기록물 정리 : 기록물 이관을 하기 위하여 기록물 정리
• 기록물 정리현황 : 기록물 정리 상태 조회
• 이관 실행현황 : 정리된 기록물의 이관 요청을 승인하고 이관 실행
• 처리과별 실적 건수 : 정리된 기록물 실적 건수 조회
• 기록물 생산 현황 통계 : 기록물 이관 생산기록물 현황 조회
• 기록물 이관 수량 검증 : 기록물 이관 후 기록관리시스템과 수량 검증을 위하여 기록물 이관 수량 조회
• 기록물 이관 이력 : 기록물 이관 이력 조회
• 미이관 기록물 추가 이관 : 기록물 이관 후 미이관 기록물에 한하여 추가 이관

시기별 기록물 이관 업무

시기별 기록물 이관 업무표

• 기록물관리지침에 명시된 시기별 기록물관리업무에 K-에듀파인 기능을 추가하여 표기
• 부서/학교(본청 부서, 지원청 부서, 직속기관, 각급 학교), 기관(본청, 지원청)을 의미

기 간	업 무	내 용	담 당 자	비 고
1월 ~ 2월	기록관 환경설정	- 비전자기록물 소급등록일자 설정 - 이관용량 설정 - 폐지 조직 관리(대행조직 설정) - 대용량 발송관리 다운로드 - 이관기간 설정	시도기록물 담당자
1월 ~ 2월	기록물 정리	- 기록물 재편철 - 비전자기록물 소급 등록 - 이관대상과제카드수집 - 기록물정리완료(편철확정)	부서기록물 담당자
3월 ~ 7월	이관 요청	- 과제관리 > 기록물이관 >   기록물정리현황에서 [이관요청]	부서기록물 담당자
3월 ~ 7월	기록물 이관 실행	- 과제관리 > 기록물이관 >   이관실행현황에서 [이관실행]	기관기록물 담당자	교육(지원)청
3월 ~ 7월	접수/검수/ 인수처리	- RMS에서 기록물의 접수 확인하고   검수를 수행	RMS 담당자
3월 ~ 7월	이관자료 검증	- K-에듀파인 시스템과 RMS간의   기록물 검증 - 육안 검증, RMS 수량검증	기록물 담당자	교육(지원)청 처리과
8월	생산현황 통보	- RMS에서 생산현황 통보   (8월 31일까지)	-	RMS

선행 작업(RMS 연계)

기록물 이관을 진행하기 위해서는 기능 분류체계 데이터 정보를 국가기록원에 전송하여 분류 체계를 일치시키는 작업이 우선되어야 합니다. 기능분류 체계 데이터는 국가기록원에 적용된 후, 기록물 이관을 진행할 수 있습니다.

서비스 공통 → 포털 관리 → 운영환경관리 → 기능분류 환경설정 → RMS 연계 - 분류체계 데이터 전송(실시간) 항목의 데이터 전송 실행

기록물이관

기록물정리함

기록물정리함 화면은 이관할 기록물을 확인하고 정리하여 기록관으로 이관을 요청하는 공간입니다. 부서(학교)기록물담당자, 기관기록물담당자, 시도기록물담당자가 사용하며, 기록물 이관의 첫 단계를 수행하는 공간입니다.

• 기록물정리함 탭

  1. 단위과제카드 탭 (메인) : 이관 대상인 단위과제카드, 카드별 문서, 카드별 메모를 조회. 과제카드 제목을 클릭하면 해당 과제카드의 상세 보기 화면이 표시됨
  2. 문서 탭 : 이관 대상 문서 목록 화면으로 전환하여 문서를 상세하게 조회
  3. 메모 탭 : 이관 대상 메모 목록 화면으로 전환하여 메모를 상세하게 조회

• 문서상태체크

  이관 과제카드를 수집하기 전, 현재 부서에 진행 중인(미완료) 문서가 있는지 확인하는 기능입니다. 진행 중인 문서나 미종결 과제 카드가 없어야 다음 단계인 이관과제카드수집 진행이 가능합니다.

  기록물정리함 문서상태체크 업무 절차

  1. 기록물 정리를 진행할 생산연도 선택
  2. 문서상태체크 버튼을 클릭하면 현재 처리 중인 미완료 문서 목록을 조회
  3. 조회된 모든 미완료 문서를 처리 완료한 후 다음 단계로 진행

• 이관과제카드수집

  기록관으로 이관할 단위 과제카드를 수집하는 기능입니다. 한 과제카드에 3만 건을 초과하는 대량의 실적을 가진 경우에도 수집이 가능합니다.

  기록물정리함 이관과제카드수집 업무 절차

  1. 이관과제카드수집 버튼을 클릭하여 수집을 요청
  2. 요청 즉시 과제카드 수집 상태가 실행대기로 변경됨
  3. 수집 작업은 10분마다 수행되는 배치(Batch) 프로그램에 의해 순차적으로 진행되며, 수집이 완료되면 상태가 완료로 변경됨
  4. 이미 수집이 완료된 상태에서 다시 수집을 시도할 경우, 재수집 여부를 묻는 알림창이 출력됨

• 기록물정리완료

  수집된 이관 대상 기록물의 정리를 완료하고 확정하여, 이후 수정되거나 추가 수집되는 것을 방지하는 기능입니다. 기록물정리완료 처리를 하면 해당 기록물과 과제카드는 더 이상 수정이 불가능합니다. 수정을 원할 경우, 기록물정리현황 메뉴에서 기록물정리완료취소를 진행하시면 됩니다.

  기록물정리함 기록물정리완료 업무 절차

  1. 기록물정리완료 버튼 클릭
  2. 기록물 정리 상태가 정리완료대기로 변경되며, 배치를 통해 정리 작업 진행
  3. 배치 작업이 끝나면 상태가 정리완료로 변경됨

• 이관요청

  정리가 완료된 기록물을 기록관으로 이관해달라고 공식적으로 요청하는 단계입니다. 이관요청은 기록물 정리 상태가 정리완료일 때만 가능합니다.

  이관요청 업무 절차

  1. 이관요청 버튼 클릭
  2. 이관 진행 상태가 요청으로 변경되며, 이로써 기록물정리함에서의 업무가 마무리됨

기록물정리현황

기록물정리현황 화면은 기관기록물담당자가 소속 기관 및 하위 부서 전체의 기록물 정리 상태를 한 번에 조회하고 일괄 처리하는 공간입니다. 개별 부서 단위로 작업하는 기록물정리함과 달리, 여러 부서를 선택하여 이관과제카드수집, 기록물정리완료, 이관요청 등의 작업을 동시에 진행할 수 있습니다. 특히 수정이 필요할 경우 정리 완료를 취소하거나, 폐지된 조직의 이관 업무를 대행하는 등 관리자 수준의 핵심 기능을 제공합니다.

• 하위 부서 기록물 정리 현황 조회

  사용자는 조회 조건을 선택한 후 조회 버튼을 클릭하여 해당 기관에 포함된 모든 하위 부서들의 기록물 정리 현황을 목록으로 확인할 수 있습니다. 이 화면을 통해 각 부서의 이관과제카드수집, 기록물정리, 이관요청 상태를 파악할 수 있습니다.

• 이관대상과제카드수집

  여러 부서를 선택하여 이관 대상 과제카드를 일괄적으로 수집하는 기능입니다.

  기록물정리현황 이관대상과제카드수집 업무 절차

  1. 조직 선택: 목록에서 과제카드를 수집할 부서(처리과)를 하나 또는 여러 개 선택
  2. 수집 요청: 이관대상과제카드수집 버튼을 클릭하면 선택된 조직들의 과제카드 수집 상태가 실행대기로 변경됨
  3. 상태 확인: 배치가 실행되면 순차적으로 과제카드 수집이 진행되며, 미완료 문서 유무에 따라 상태가 완료 또는 미완료문서로 변경됨

  기록물정리함과 기록물정리현황의 주요 차이점

  • 기록물정리함에서는 미완료 문서가 존재하면 과제카드 수집이 불가능했지만, 기록물정리현황에서는 미완료 문서가 있어도 과제카드 수집 가능
  • 수집 배치가 실행될 때 미완료 문서를 체크하며, 미완료 문서가 발견되면 과제카드 수집 상태가 미완료문서로 표시됨
  • 미완료문서 상태를 클릭하면 해당 부서의 미완료 문서 목록을 팝업으로 확인할 수 있으므로, 담당자가 처리하도록 안내 필요

• 기록물정리완료 및 완료취소 (기관기록물담당자 핵심 관리 기능)

  과제카드 수집이 완료된 부서의 기록물 정리를 확정하거나, 수정이 필요한 경우 정리 완료 상태를 다시 취소할 수 있는 핵심 관리 기능입니다.

  기록물정리현황 기록물정리완료 업무 절차

  1. 조직 선택: 과제카드 수집이 완료된 부서를 선택
  2. 정리 완료: 기록물정리완료 버튼을 클릭하여 기록물 정리를 확정
  3. 상태 변경: 선택된 부서의 기록물 정리 상태가 정리완료대기로 변경되고, 배치를 통해 최종적으로 정리완료 상태가 됨

  기록물정리현황 기록물정리완료취소 처리

  • 기록물정리완료 처리가 되면 해당 기록물과 과제카드는 더 이상 수정 불가능
  • 만약 누락된 기록물 추가나 과제 변경 등 수정이 필요하다면, 반드시 기록물정리완료취소 버튼을 이용해 완료 상태를 해제해야 함
  • 취소 후 재진행을 위해 정리 완료를 취소한 경우, 해당 부서는 반드시 이관과제카드수집 단계부터 모든 절차를 다시 진행해야 함

• 이관요청

  기록물 정리가 완료된 부서의 기록물을 기록관으로 이관하도록 일괄 요청하는 기능입니다.

  기록물정리현황 이관요청 업무 절차

  1. 조직 선택: 기록물 정리 상태가 정리완료인 부서 선택
  2. 이관 요청: 이관요청 버튼 클릭
  3. 상태 변경: 선택된 부서들의 이관 진행 상태가 요청으로 변경됨

• 기타 주요 기능

  폐지 조직 업무 대행 : 화면의 조회 조건중 조직명 항목의 돋보기 아이콘을 클릭하여, 이관 업무 대행 조직으로 설정된 폐지 조직을 조회하고 기록물 정리를 대신 진행할 수 있습니다.

이관실행현황

이관실행현황 화면은 기록물 이관의 최종 단계를 관리하는 핵심 공간입니다. 기관기록물담당자와 시도기록물담당자는 이 화면에서 각 부서가 이관 요청한 기록물을 승인하고, 기록관리시스템(RMS)으로 전송하는 이관 실행을 직접 수행합니다. 또한 이관 과정에서 발생하는 오류를 처리하거나, 시스템 간 상태 불일치를 수동으로 해결하는 등 이관의 전 과정을 감독하고 완료하는 역할을 담당합니다.

• 이관 요청 승인 및 실행

  부서에서 이관요청을 완료하면, 기관기록물담당자는 해당 요청을 검토하고 승인하여 실제 이관 절차를 개시합니다.

  이관실행현황 이관 승인 및 실행 업무 절차

  1. 조회: 조회 조건을 선택 후 조회 버튼을 클릭하여 요청 상태인 부서 목록을 확인
  2. 요청 승인: 이관을 진행할 부서를 선택하고 승인 버튼을 클릭. 해당 부서의 진행 상태가 승인으로 변경됨
  3. 이관 실행: 승인 상태인 부서를 선택하고 이관실행 버튼 클릭. 진행 상태가 실행대기로 변경됨
  4. 자동 처리 및 상태 확인: 실행대기 상태가 되면, 시스템은 배치를 통해 이관 파일을 생성하고(파일생성 상태), 대용량 솔루션을 통해 기록관리시스템(RMS)으로 전송. RMS에서 파일을 접수하면(접수 상태), 최종적으로 인수가 완료될 때 K-에듀파인으로 신호를 받아 상태가 인수로 변경됨

• 이관 관리 및 오류 처리

  이관 과정에서 발생하는 다양한 상황에 대응하기 위한 관리 기능을 제공합니다.

  이관실행현황 주요 관리 기능

  • 승인취소: 승인된 부서의 이관을 취소해야 할 경우 사용. 승인취소된 부서는 이관초기화를 먼저 진행한 후 다시 이관 요청
  • 이관초기화: 파일 생성 중 실패가 발생하거나 RMS에서 오류가 발생했을 때 사용. 오류를 수정한 후 이관 상태를 초기화하여 재진행 가능
  • 인수완료요청: RMS에서는 인수가 완료되었으나 K-에듀파인 시스템이 상태 변경 신호를 제대로 받지 못해 파일생성 또는 접수 상태에 머물러 있을 때 사용하는 수동 완료 기능. RMS에서 인수가 완료된 것을 확인한 후 이 버튼을 클릭하면 상태가 인수로 변경되고 관련 작업 파일이 삭제됨
  • 상세 현황 조회: 이관 과정에서 발생한 실패, 오류, 반송된 기록물의 상세 내역을 팝업으로 조회할 수 있음

처리과별실적건수

처리과별실적건수 화면은 기록물 정리가 완료된 부서(처리과)별로 기록물의 실적 건수와 용량을 조회하는 공간입니다. 이 화면은 부서(학교)기록물담당자, 기관기록물담당자, 시도기록물담당자 모두가 사용할 수 있으며, 기록관리시스템(RMS)으로 이관하기 전 전체 규모를 파악하는 데 활용됩니다.

사용자는 조회 조건을 설정한 후 조회 버튼을 클릭하여 처리과별 실적 건수 목록을 확인할 수 있습니다. 이관과제카드수집 절차가 완료되어야만 조회가 가능하며, 단순한 기록물 건수뿐만 아니라 수집된 기록물의 전체 용량 정보도 함께 제공합니다. 이를 통해 사용자는 기록관리시스템(RMS)으로 실제 이관을 실행하기 전에 전체 이관 대상의 규모를 미리 파악할 수 있습니다.

기록물을 이관하는 과정에서 시스템은 데이터베이스(DB)에 기록된 파일 용량과 실제 물리적인 파일의 용량을 비교합니다. 파일 생성 시 두 용량 사이에 차이가 발견될 경우, 시스템은 실제 파일 용량을 기준으로 값을 자동으로 수정하여 처리합니다.

기록물생산현황통계

기록물생산현황통계 화면은 이관 대상 기록물의 생산 현황을 다양한 기준으로 집계하여 통계 형태로 조회하는 공간입니다. 부서(학교)기록물담당자, 기관기록물담당자, 시도기록물담당자 모두 이 화면을 통해 통계 자료를 조회할 수 있습니다. 특히 기관기록물담당자와 시도기록물담당자는 통계 데이터를 생성하기 위한 집계 실행 권한을 가집니다.

사용자는 생산년도 등 조회 조건을 설정한 후 조회 버튼을 클릭하여 다양한 통계 현황을 확인할 수 있습니다. 기본적으로 사용자의 부서와 전년도를 기준으로 조회됩니다.

조회 가능한 주요 기록물생산현황통계

• 생산기록물 현황 (총괄표)
• 보유기록물 현황 (총괄표)
• 시청각기록물 생산/보유 현황 (총괄표) 및 생산목록
• 비밀기록물 생산 현황 (총괄표) 및 생산목록 (문서, 시청각류)
• 각 시도별로 생산현황 통보를 위한 별도의 양식이 필요한 경우, 사용자 지원 서비스(CSR)를 통해 쿼리 요청 가능

기록관환경설정

기록관환경설정 화면은 시도기록물담당자가 기록물 이관 업무 전체에 영향을 미치는 핵심 환경을 설정하는 공간입니다. 이 화면에서는 이관 파일의 저장 용량, 서버 정보, 폐지 조직 관리, 각종 배치 실행 시간 등 이관 업무의 기반이 되는 중요한 설정들을 관리합니다. 이 설정은 전체 이관 프로세스의 안정성과 효율성을 보장하는 첫 단계입니다.

용량설정서버설정폐지조직관리비전자기록물소급일자등록이관배치시간설정

이관 파일을 생성하고 저장하는 공간(디렉토리)의 총용량을 설정하여, 스토리지 부족 현상이 발생하지 않도록 관리하는 기능입니다.

기록물이관 용량설정 업무 절차

1. 기록물 이관에 필요한 서버 용량을 입력
2. 화면 하단의 전체 최소 작업 공간 산정 방법을 참고하여 시도별 적정 용량 산정
3. 저장 버튼을 클릭하여 입력 내용 저장

기록물이관 용량설정 시 주의사항

• 설정을 진행하기 전 업무관리시스템의 작업 공간을 미리 확보해야 함
• 안정적인 운영을 위해 실제 서버에서 사용 가능한 용량의 80%를 초과하지 않는 선에서 설정하는 것을 권장
• 만약 생성된 파일의 용량이 여기서 설정한 용량을 초과하면 파일 생성이 실패 처리되고 더 이상 진행 불가

K-에듀파인과 기록관리시스템(RMS) 간의 원활한 데이터 전송을 위해 각 기관별로 RMS의 IP와 포트 정보를 설정하는 기능입니다. 저장된 서버 설정 정보는 해당 기관에 소속된 모든 하위 기관에도 동일하게 적용됩니다.

기록물이관 서버설정 업무 절차

1. 송신 서버(K-에듀파인 WAS 8번)와 수신 서버(RMS)의 IP 및 포트 정보 입력
2. 설정을 적용할 기관 또는 부서를 체크한 후 설정 버튼 클릭
3. 화면에 반영된 정보가 올바른지 확인한 후 저장 버튼을 클릭하여 최종 저장함

조직 개편 등으로 폐지된 조직의 기록물 이관 업무를 다른 부서가 대신 처리할 수 있도록 이관 대행 조직을 설정하거나 해지하는 기능입니다.

• 대행 조직 설정: 목록에서 대상 폐지 조직을 선택하고 기록물이관대행조직설정 버튼을 클릭하여 이관 업무를 대신 수행할 조직 지정
• 대행 조직 해지: 이미 설정된 대행 조직을 해지하려면 해당 조직을 체크한 후 기록물이관대행조직해지 버튼 클릭

전년도에 생산되었어야 할 비전자 문서를 현재 연도에 등록할 수 있도록 허용하는 마감일(소급 일자)을 지정하는 기능입니다. 비전자 기록물의 소급 일자를 입력하고 저장 버튼 클릭합니다.

기록물 이관 파일을 생성하는 배치 프로그램의 실행 시간을 설정하는 기능입니다. 만약 시작 시간이 종료 시간보다 나중 시간일 경우(예: 시작 22:00, 종료 04:00), 배치는 다음 날의 종료 시간까지 실행됩니다. 병렬처리 사용 시 기록물이관 파일을 동시에 생성하여 처리 속도가 향상됩니다.

이관배치시간설정 업무 절차

1. 배치 시간 설정 사용 여부 선택 (미사용 선택 시 24시간 실행)
2. 시간 설정 사용으로 선택 시 배치 실행 시작 및 종료 시간 설정
3. 병렬처리 사용 여부 선택
4. 병렬처리 사용으로 선택 시 스레드 수와 청크 크기 설정 (배치실행시간은 업무시간 이외 18시 ~ 익일 7시 사이로 설정 가능)
5. 저장 버튼을 클릭하여 저장함

기록물이관 파일생성 병렬처리 항목 세부설명

• 스레드(Thread) 수 : 병렬로 작업을 수행하는 작업자 수 (값이 클수록 처리 속도가 증가하지만 서버 자원 사용량도 함께 증가)
• 청크(Chunk) 크기 : 한 번에 묶어서 처리하는 작업 단위 (크기가 클수록 안정적일 수 있으나 처리 속도가 느려질 수 있음)

기록물이관수량검증

기록물이관수량검증 화면은 K-에듀파인에서 기록관리시스템(RMS)으로 기록물 이관을 완료한 후, 데이터가 정확하게 전송되었는지 수량을 비교하여 검증하는 핵심적인 공간입니다. 이 화면은 부서(학교)기록물담당자, 기관기록물담당자, 시도기록물담당자 모두가 사용할 수 있으며, K-에듀파인의 이관 수량과 RMS에서 실제로 받은 수량을 대조하여 이관 과정의 무결성을 최종 확인하는 역할을 합니다. 이 검증 작업은 전체 기록물 이관 업무 절차의 마지막 단계 중 하나입니다.

• 처리과별 수량 검증 (1단계)

  가장 먼저 부서(처리과) 단위로 전체적인 기록물 수량이 일치하는지 확인하는 단계입니다.

  처리과별 수량 검증 업무 절차

  1. 조회 조건 설정: 화면의 조회 옵션 중 출력부분을 처리과별 기록물 수량으로 선택하고, 다른 필요한 조건들을 설정
  2. 조회 및 다운로드: 조회 버튼을 클릭하여 이관된 처리과들의 기록물 수량을 확인. 파일 다운로드 아이콘 [↓]을 클릭하면 조회된 결과를 엑셀 파일 형태로 다운로드할 수 있음
  3. 수량 비교: 다운로드한 엑셀 파일의 수량과 기록관리시스템(RMS) 담당자로부터 제공받은 이관 수량 자료를 비교. 처리과별 기록물 및 파일 수량이 모두 일치하면 정상적으로 이관된 것으로 판단

• 과제카드별 수량 검증 (2단계 - 불일치 시)

  1단계 처리과별 비교 과정에서 파일 수량이 일치하지 않는 부서가 발견될 경우, 해당 부서를 대상으로 어떤 과제카드에서 문제가 발생했는지 상세하게 확인하는 단계입니다.

  과제카드별 수량 검증 업무 절차

  1. 조회 조건 변경: 기록물이관수량검증 화면에서 출력부분 옵션을 과제카드별 기록물 수량으로 변경
  2. 상세 조회 및 비교: 수량 차이가 발생했던 처리과를 지정하여 재조회. 해당 처리과의 과제카드별로 상세 수량 확인. 이 데이터를 RMS에서 제공받은 자료와 비교하여 정확히 어떤 과제카드에서 수량 차이가 발생하는지 특정

  수량 불일치 발견 시 조치사항

  1. 과제카드별로 수량을 비교하여 파일 수량이 불일치하는 과제카드를 최종적으로 확인
  2. 비교한 정보(엑셀 파일 등)를 첨부하여 사용자 지원 서비스에 등록
  3. 등록된 내용을 바탕으로 담당자가 원인을 확인하고 필요한 조치 진행

기록물이관이력

기록물이관이력 화면은 기록물 이관의 전체 과정을 추적하고 조회하는 공간입니다. 부서(학교)기록물담당자, 기관기록물담당자, 시도기록물담당자는 이 화면을 통해 처리과, 생산년도, 이관년도 등 다양한 조건으로 이관 작업의 이력을 확인할 수 있습니다. 이를 통해 과제카드 수집, 기록물 정리 상태, 최종 이관 실행 상태 등 모든 단계를 파악할 수 있습니다.

사용자는 다양한 조회 조건을 활용하여 특정 기록물의 이관 처리 과정을 상세히 추적하고, 그 결과를 파일로 다운로드하여 활용할 수 있습니다. 조직, 생산년도, 이관년도 등 필요한 조회 옵션을 설정한 후 조회 버튼을 클릭하여 이관 이력을 확인합니다. 조회된 이관 이력 목록은 화면의 파일 버튼을 클릭하여 엑셀(Excel) 파일로 다운로드하여 관리하거나 보고 자료로 활용 가능합니다.

기간설정

기간설정 화면은 시도기록물담당자가 기록물 이관 업무가 진행될 공식적인 기간을 설정하는 핵심적인 공간입니다. 이 기능은 서버의 저장 용량(스토리지) 제한 등을 고려하여, 부서 또는 각 교육지원청(기록관)별로 이관 작업을 분산시켜 시스템이 안정적으로 운영되도록 돕습니다.

시도기록물담당자는 이 화면에서 특정 생산년도의 기록물에 대해 이관을 허용할 시작일자와 종료일자를 지정합니다. 기간이 설정되지 않은 부서는 이관 실행을 해도 파일 생성이 진행되지 않고 실행대기 상태에서 정지됩니다. 이관 파일 생성 배치는 반드시 여기서 설정된 기간 내에서만 작동합니다. 지원청에 이관 기간을 설정하면, 해당 지원청에 소속된 모든 하위 부서(처리과)에도 동일한 일정이 자동으로 적용됩니다.

이관 기간설정 업무 절차

1. 생산년도 선택: 이관 기간을 설정할 생산년도 선택
2. 조회: 조회 버튼을 클릭하여 기관 목록 불러옴
3. 기간 입력: 시작일자와 종료일자 입력
4. 대상 기관 선택: 목록에서 기간을 적용할 교육지원청 체크
5. 설정 적용: 설정 버튼을 클릭하면 입력한 기간이 선택된 기관에 임시로 적용되어 화면에 표시됨
6. 최종 저장: 화면에 표시된 정보가 올바른지 확인한 후, 저장 버튼을 클릭하여 설정을 최종적으로 저장

미이관기록물정리함

미이관기록물정리함 화면은 기록관리시스템(RMS)으로 기록물 인수가 완료된 후 누락된 기록물이 발견되었을 경우, 이를 추가로 이관(재이관)하기 위해 사용하는 공간입니다. 이 화면은 기관기록물담당자와 시도기록물담당자만 사용할 수 있으며, 기존 이관 절차와 별개로 새로운 수집 차수를 부여하여 누락된 기록물을 정리하고 이관을 요청하는 역할을 합니다. 전반적인 기능과 업무 절차는 기록물정리함과 유사합니다. 사용자는 조회 조건을 선택하여 누락된 기록물을 수집하고, 정리 완료 후 이관을 요청하는 순서로 업무를 진행합니다.

미이관기록물정리함을 통한 재이관 작업은 반드시 이전 차수의 기록물이 기록관리시스템(RMS)에서 인수 완료 처리된 후에만 진행 가능합니다. 이전 차수가 인수 완료되지 않은 상태에서는 이 메뉴를 통한 추가 이관이 불가능합니다.

재이관 업무 절차

1. 미이관 기록물 조회: 조회 조건을 설정하고 조회 버튼 클릭. 처음 조회 시 수집 차수는 1차수로 표시됨
2. 문서 상태 체크: 문서상태체크 버튼을 클릭하여 재이관 대상 중 미완료된 문서가 있는지 확인
3. 과제카드 수집 (차수 증가): 이관과제카드수집 버튼을 클릭하여 누락된 기록물 수집. 이 과정을 거치면 해당 기록물에는 새로운 수집 차수가 부여됨 (예: 2차수).
4. 증가된 차수 확인: 다시 조회 버튼을 클릭하면 증가된 수집 차수를 확인하고 선택 가능. 이때 새로 수집된 차수의 상태는 실행대기로 표시됨
5. 기록물 정리 완료 및 이관 요청: 증가된 차수의 기록물 정리가 완료되면 기록물정리완료 버튼을 클릭하여 편철을 확정하고, 최종적으로 이관요청 버튼을 클릭하여 재이관 요청
6. 이관 실행: 이관 요청이 완료된 기록물은 이관실행현황 화면에서 조회되며, 기존과 동일한 방식으로 이관을 실행하여 재이관을 마무리 함

기타

이관실행현황 코드 구분표

이관실행현황 구분표

진행상태구분	코드	설명	진행상태구분	코드	설명
요청	01	- 부서 기록물 담당자가 이관 요청	실패	09	- 이관스케줄러의 파일생성과정에서 오류 발생
요청취소	02	- 부서 기록물 담당자가 이관 요청한 사항을 취소	접수	10	- 기록관리시스템에서 이관파일을 접수한 상태
재요청	03	- 요청 취소나 반려상태에서 재요청	오류	11	- 기록관에서 접수하여 파일을 검증, 처리하는 과정에서 오류 발생
승인	04	- 기관/시도기록물담당자가 부서에서 요청, 재요청한 것을 승인	반송	12	- 기록관에서 시스템상의 오류가 아닌 이유로 반송한 경우
승인취소	05	- 기관/시도기록물담당자가 승인한 사항을 취소	인수	13	- 이관 완료
반려	06	- 기관/시도기록물담당자가 부서의 이관요청을 반려	파일생성중	16	- 전자결재시스템에 파일생성을 요청하여 생성중인 경우 ???
파일생성	08	- 이관스케줄러가 오류 없이 이관파일 생성	초기화대기	18	- 파일생성이후, 부서의 이관초기화 대기상태 요청

이관검증

RMS에서 접수까지 처리된 이후 검증을 진행해 주시면 됩니다. 검증 방법으로는 수량 검증과 육안 검증이 있습니다.

수량검증

• 업무관리 → 과제관리 → 기록물이관 → 기록물이관수량검증 → 검색조건 선택 → 조회 → 파일다운로드
• 기록물 이관 후, 기록관리시스템과 수량 검증을 위하여 기록물 이관 수량을 조회
• 출력구분을 처리과별 기록물 수량으로 선택한 후 다른 검색 조건을 선택하여 검색 조건에 맞는 처리과의 수량을 확인 할 수 있음
• 파일 아이콘을 클릭하면 엑셀 형태로 다운로드 받을 수 있으며, K-에듀파인 시스템 화면과 RMS에서 제공된 수량 자료를 비교
• 기록물 및 파일 수량을 비교하여 수량의 차이가 없을 경우 정상 이관으로 판단

수량검증 이상시 처리 절차

1. 처리과별로 기록관리시스템 제공 자료와 K-에듀파인 기록물 수량 비교 시 차이가 있을 경우, 과제카드별 비교를 진행
2. 차이가 발생한 처리과에 한해서 기록물철별 비교 실시
3. 출력구분 과제카드별 기록물수량으로 설정한 후 조회
4. 본 화면에서 과제카드와 RMS 간에 수량 차이가 발생할 경우, 해당 과제카드의 정보와 RMS 수량을 첨부하여 사용자지원서비스에 등록
5. 등록된 내용을 바탕으로 K-에듀파인 유지관리사업단 담당자 확인 후, 필요한 조치를 진행
6. 과제카드별 기록물수량 검증과 동일하게 처리과별 기록물수량을 동일한 절차로 진행할 수 있음

육안검증

• 육안 검증 없이 인수 완료 진행된 경우, 이후 문제 발견 시 해당 처리과에서 인수 초기화 불가
• 문제 발생 시, 해당 처리과와 기록물에 대한 상세 정보를 사용자지원서비스에 등록하여 처리과명과 기록물철명을 포함하여 문제를 명확하게 설명하고 구체적으로 기재
• 사용자지원서비스에 등록된 내용을 시스템 담당자가 확인 후, 필요한 조치를 진행

이관 대상 기록물 보정

• 문서와 실적 상태가 다른 경우 : 문서와 실적의 결재진행 상태가 다른 경우 결재 테이블 기준으로 상태 보정 필요
• 첨부파일의 확장자가 없는 경우 : 공문서 내 첨부파일의 확장자 데이터가 누락된 경우이며, 해당 문서의 HOX 파일의 정보를 가져와 확장자 보정을 진행
• 문서 생산(접수)시 과제카드가 타 부서의 과제카드로 편철된 경우
  1. 1순위: 동일 과제카드명과 담당자로 지정된 과제카드로 보정
  2. 2순위: 동일 과제카드명으로 보정
  3. 3순위: 기안자가 담당자로 지정된 과제카드로 보정
  4. 4순위: 기안부서에서 소유중인 과제카드로 보정(협의 사항)

작업 공간 확보

• 최소작업공간 : 10(1일 생성 가능 부서수) * 6.5G(1개 부서 평균 용량) * 7일(삭제 주기) * 여유율(30%) = 577G
• 1일 생성 가능 부서수 : 1개의 서버에서 생성할 경우로 산정
• 1개 부서 평균 용량 : 인천과 경상북도교육청의 기록물 수집용량 결과로 추정
• (구)업무관리시스템 1개 부서 평균 용량은 5G

스케줄링 고려사항

K-에듀파인 기록물 이관을 원활히 진행하기 위해 사전 준비, RMS 검수 소요 시간, 예비 일정 등을 사전에 계획하는 기준입니다.

• 사전 준비기간 확보 필요: 사전 환경설정 확인 및 준비를 위해 최소 2~3주전 보정 진행
• RMS 검수 시간 고려: 기록물 이전과정에서 최대 병목구간은 RMS의 검수 단계이므로 이를 고려하여 전체 처리과 이관 시 소요 시간을 산정 (ex 구 업무관리시스템 기준 : 지원청의 기록물관리자 1일 최대 검수 처리과 수는 40여개)
• 예비기간 고려: 기록물 이관 시 예상치 못한 오류로 인한 예비기간 (130%) 필요

권한 종류

시도기록물담당자

기록물 이관 업무의 전체적인 환경을 설정하고 관리하는 최상위 권한. 이관 파일의 저장 용량 설정, 서버 정보 설정, 폐지 조직 관리, 이관 기간 설정 등이 주요 업무. 또한, K-에듀파인과 기록관리시스템(RMS) 간의 기능 분류 체계를 일치시키는 데이터 전송 작업을 수행.

기관기록물담당자

소속 기관(본청, 지원청) 및 하위 부서(학교)들의 기록물 이관 업무를 총괄하는 중간 관리자 권한. 부서에서 요청한 기록물 이관을 최종 승인하고 기록관리시스템(RMS)으로 이관을 실행하는 핵심 역할을 수행. 또한, 이관이 완료된 후 누락된 기록물을 추가로 이관(재이관)하거나, 이관 과정에서 수정이 필요할 경우 기록물 정리 완료 상태를 취소할 수 있음

부서/학교 기록물담당자

각 부서나 학교에서 이관할 기록물을 직접 정리하고 준비하는 실무 담당자 권한. 이관 대상 기록물 중 미완료된 문서가 없는지 확인하고(문서상태체크), 이관할 기록물을 수집하여 정리한 후(이관과제카드수집, 기록물정리완료), 기관기록물담당자에게 이관을 요청(이관요청)하는 역할을 담당. 이관이 완료된 기록물에 대한 폐기 요청도 이 권한으로 수행