함께메모

함께메모는 여러 사용자가 하나의 메모를 공동으로 작성하고 수정할 수 있는 협업 기능입니다. 최초 작성자(보고자)가 초안을 등록하면, 정해진 기간 동안 참여자들이 함께 내용을 수정하고 검토하여 최종적으로 메모를 보고하게 됩니다.

이 기능은 행정기관의 업무관리시스템 규격 변경에 따라 새롭게 추가되었습니다.

주요 업무 흐름

graph LR
  A[함께메모 초안작성] --> B{함께메모 조회};
  B -->|수정:Y| C[함께메모 수정-참여자];
  B -->|수정:N| D[함께메모 확인];
  C --> E{함께메모 작업종료};
  D --> E;
  E -->|최종검토:N| F[함께메모 수정-보고자];
  E -->|최종검토:Y| H[함께메모 보고];
  F --> H;

함께메모작성

함께메모작성은 여러 참여자와 함께 협업하여 하나의 메모를 공동으로 작성하고 보고하기 위한 초안을 생성하고 협업을 시작하는 기능입니다. 보고자가 기본 내용을 작성하고 참여자, 수정 시간 등을 설정하여 저장을 하면, 지정된 참여자들에게 작업 가능 상태로 전달됩니다.

협업 시작 및 초안 작성

보고자는 일반 메모와 동일하게 제목, 과제카드, 관련 정보, 본문 내용 등의 초안을 작성합니다. 이후 함께메모를 위한 핵심 설정인 수정가능시한, 참여자 등을 지정하고 저장하면 협업이 시작됩니다.

핵심 설정 항목

수정가능시한: 참여자 한 명이 메모를 수정할 수 있는 시간을 제한하는 필수 설정 항목으로, 기본값은 30분이며, 5분에서 30분까지 5분 단위로 설정 가능
작업종료일시: 모든 참여자의 협업 작업이 마감되는 최종 시점을 지정하며, 필수가 아니므로 설정안함을 선택할 수도 있음
자동보고: 작업종료일시를 설정했을 때 선택할 수 있는 옵션으로 체크하면, 설정된 종료 시점에 작업이 자동으로 종료되고 수신자에게 메모가 보고됨
참여자 지정: 조직도나 사용자 검색을 통해 함께 메모를 작성할 참여자를 지정하는 필수 항목

수정 가능 시한 관련 알림

설정된 수정가능시한이 만료되기 1분 전에 사용자에게 알림 메시지가 제공됨
시간이 만료되면 저장 불가 메시지가 나타나고 저장 버튼이 비활성화됨
시간이 만료되더라도 화면이 닫히지는 않아 작성한 내용을 복사하여 다시 사용할 수 있음

참여중인함께메모

참여중인함께메모는 사용자 자신이 보고자이거나 참여자로 지정된 함께메모의 현황을 조회하고, 각자의 역할에 따라 메모를 수정하거나 검토 작업을 수행하는 공간입니다.

함께메모 목록 조회

진행 중인 함께메모 목록을 확인하는 기능입니다. 조회 조건을 활용하여 역할에 따라 메모를 쉽게 구분할 수 있습니다.

목록 필터링: 메모구분을 보고메모로 설정하면 내가 시작한 함께메모만 조회하고, 참여메모로 설정하면 내가 참여 중인 함께메모만 필터링하여 조회 가능
참여자 확인: 목록의 참여자 항목을 클릭하면 현재 참여자 목록과 각 참여자의 확인 일시 조회 가능
상세 조회 이동: 메모의 제목을 클릭하면 해당 함께메모의 상세 조회 화면으로 이동하여 수정 또는 검토 작업 진행

상세 조회 및 수정

함께메모 상세 화면에서는 사용자의 역할(보고자 또는 참여자)에 따라 수행할 수 있는 작업이 다릅니다.

참여자

참여자는 함께메모의 상세 내용을 확인하고, 정해진 규칙 내에서 내용을 수정하거나 검토 완료를 표시합니다.

메모수정: 본문 내용과 첨부 파일만 수정 가능
확인: 수정할 내용이 없을 경우, 확인 버튼을 클릭하여 내용을 검토했음을 알림
이력조회: 다른 참여자들이 수정한 이력을 확인

참여자 수정 시 제약사항

참여자는 제목, 과제카드, 관련정보 등 메모의 기본 정보는 수정 불가
수정은 보고자가 설정한 수정가능시한(최소 5분~최대 30분) 내에서만 가능하며, 시간 만료 1분 전에 알림 메시지가 표시됨
수정가능시한이 만료되면 저장 불가능함

보고자

보고자는 함께메모의 모든 권한을 가지며, 협업 과정을 총괄하고 최종 보고를 책임집니다. 함께메모를 최종적으로 수신자에게 보고하기 위해서는, 반드시 먼저 작업 종료 처리가 선행되어야 합니다.

전체 내용 수정: 제목, 과제카드, 본문, 첨부파일 등 메모의 모든 내용 수정 가능
함께메모 설정변경: 협업 진행 중에 작업종료일시를 변경하거나 참여자를 추가/삭제하는 등 설정을 변경할 수 있으며, 보고자를 다른 사용자로 변경하는 것도 가능
작업종료: 모든 참여자의 검토와 수정이 완료되면, 보고자는 반드시 작업종료 처리를 해야 하며, 작업이 종료되면 참여자들은 더 이상 메모를 수정할 수 없음
보고: 함께메모가 작업종료 상태일 때만 최종적으로 보고 버튼을 클릭하여 수신자에게 메모를 발송할 수 있음

주요 사용자 및 역할

보고자 (일반 사용자): 함께메모를 최초로 작성하고, 참여자 설정 및 최종 보고를 책임지는 주체
참여자 (일반사용자): 보고자에 의해 지정되어 메모 내용 수정에 참여하는 협업자
부서 과제카드 담당자: 보고자의 인사이동 등 부득이한 사유가 발생했을 때, 함께메모의 보고자를 다른 사용자로 변경할 수 있는 권한자