내부메일 사용자교육자료

개요

내부메일은 K-에듀파인 시스템 내에서 사용자가 서로 메일을 주고받을 수 있도록 지원하는 기능입니다. K-에듀파인 시스템은 폐쇄망으로 운영되므로 외부 인터넷 메일과는 연동되지 않습니다.

메일작성

메일작성 화면은 사용자가 특정 대상에게 내부메일을 작성하여 발송하는 공간입니다. 이 화면은 제목, 수신자, 발송 옵션 등을 설정하는 메일 정보 영역과 내용을 입력하는 본문 영역으로 구성되어 있습니다.

본문 작성 및 발송

사용자는 메일의 제목과 본문을 입력하고 필요한 경우 파일을 첨부하여 메일을 보낼 수 있습니다. 메일 작성을 완료한 후에는 발신 버튼을 클릭하여 즉시 메일을 발송하거나 임시저장 버튼을 클릭하여 나중에 이어서 작성할 수 있습니다.

메일 발송 시 제약사항

시도총괄관리자가 설정한 금칙어가 제목이나 본문에 포함된 경우 메일 발송이 제한
메일 본문의 용량이 시스템에 설정된 최대 용량을 초과하면 메일이 발송되지 않음
예약 발신 옵션 선택 후 발송 시 순차 배치 처리 방식 때문에 예약 시간보다 발송이 다소 늦어질 수 있음

메일 작성 추가기능 안내

미리 등록해 둔 서명을 메일 본문 하단에 자동으로 입력 가능, 서명은 최대 4개까지 등록할 수 있으며 그중 하나를 기본 서명으로 지정 가능
발송 전 작성한 메일이 수신자에게 어떻게 보일지 미리 확인 가능
작성 중인 메일을 임시보관함에 저장하여 추후에 수정하거나 발송할 수 있음

메일 발송 옵션 설정 안내

보안 옵션을 선택하면 수신자가 인증서로 로그인해야만 메일 내용을 확인 가능, 보안메일에 답장하거나 전달할 경우 보안 옵션은 해제
긴급 옵션을 적용한 메일은 수신자의 메일함에서 수신 일시와 관계없이 목록 최상단에 표시
발신메일 저장은 발송한 메일을 자신의 발신메일함에 저장하는 기능, 메일 회수 등의 기능을 사용하기 위해 선택하는 것을 권장
수신자 개별 발송 옵션 선택 후 여러 명에게 메일을 보낼 때 각 개인에게 개별적으로 발송
예약 발신 옵션은 지정한 날짜와 시간에 메일이 예약발송되도록 설정

수신자 지정

메일을 받을 대상을 받는사람, 참조, 숨은참조로 구분하여 지정할 수 있습니다. 수신자 지정은 아래와 같은 방법을 통해 가능합니다.

사용자 검색, 개인 수신 그룹, 조직도 등의 탭을 활용하여 수신자를 찾아 추가
엑셀 서식을 다운로드하여 수신자 정보를 입력한 후 파일을 업로드하는 방식으로 다수의 수신자를 한 번에 일괄로 추가

임시보관함

임시보관함은 사용자가 작성 중에 임시저장한 메일의 목록을 확인하고 관리하는 공간입니다. 이곳에서 메일 작성을 이어서 하거나, 더 이상 불필요하면 메일을 삭제할 수 있습니다.

임시보관된 메일의 제목을 클릭하면 메일작성 화면으로 이동하여 내용을 이어서 작성할 수 있습니다. 재작성 화면에서는 메일을 발송하거나 다시 임시저장하는 것이 가능합니다.

임시보관 메일 목록 관리방법 안내

목록에서 선택한 메일을 메일다운로드 또는 파일 버튼을 눌러 사용자의 PC로 저장 가능
조회된 임시보관 메일 목록을 출력 버튼을 눌러 인쇄 가능
선택한 메일을 삭제 버튼을 눌러 휴지통으로 이동할 수 있음
선택한 메일을 완전삭제 버튼을 눌러 휴지통을 거치지 않고 즉시 영구적 삭제할 수 있음

메일함

미확인수신메일함

미확인수신메일함은 사용자가 수신한 메일 중 아직 확인하지 않은 메일의 목록을 확인하는 공간입니다. 이 화면에서 메일을 직접 확인하지 않고도 읽음 처리하거나 중요 메일을 별도로 보관하는 등 목록을 관리할 수 있습니다.

미확인수신메일함에 있는 메일은 시도 교육청 및 개인이 설정한 보관 기간이 지나면 자동으로 휴지통으로 이동되며, 휴지통에서도 보관일이 지나면 영구 삭제됩니다. 중요한 메일은 삭제되지 않는 개인메일함으로 이동하여 보관하는 것을 권장드립니다.

수신메일함

수신메일함은 사용자가 수신한 모든 메일의 목록을 확인하고 관리하는 공간입니다. 이 화면에서는 메일 목록을 관리하고 메일 내용을 상세히 조회하여 답장, 전달 등의 후속 작업을 수행할 수 있습니다.

발신메일함

발신메일함은 사용자가 발송한 메일의 목록을 확인하고 관리하는 공간입니다. 이 화면은 메일 작성 시 발신메일저장 옵션을 선택한 메일만 조회됩니다. 메일 회수와 같은 주요 기능을 사용하려면 메일 작성 시 반드시 발신메일저장 옵션을 선택해야 합니다.

개인메일함

개인메일함은 사용자가 수신메일함이나 발신메일함에서 중요한 메일을 별도로 보관하기 위해 이동시킨 메일 목록을 확인하고 관리하는 공간입니다. 사용자는 메일함관리 메뉴를 통해 개인메일함을 직접 생성할 수 있으며, 다른 메일함과 달리 개인메일함으로 옮겨진 메일은 설정된 보관 기한이 지나도 자동으로 삭제되지 않는 특징이 있습니다.

개인메일함 기능은 메일함관리 메뉴에서 사용자가 직접 개인메일함을 생성한 후에 사용할 수 있습니다. 시스템에서 자동으로 삭제되지 않아야 하는 중요 메일은 개인메일함으로 이동하여 보관하는 것을 권장드립니다.

차단메일함

차단메일함은 사용자가 내부메일설정에서 등록한 자동분류규칙(자동필터)에 따라 특정 조건의 메일이 자동으로 이동되어 보관되는 공간입니다. 차단메일함의 메일은 개인메일함과 달리 영구 보관되지 않습니다. 시도 교육청 및 개인이 설정한 보관 기간이 지나면 자동으로 휴지통으로 이동되며, 이후 휴지통의 보관 기간이 만료되면 영구 삭제됩니다.

휴지통

휴지통은 각 메일함에서 사용자가 삭제한 메일이 영구 삭제되기 전 임시로 보관되는 공간입니다. 사용자는 삭제했던 메일을 최종적으로 처리하기 전에 이곳에서 목록을 확인하고 복구하거나 영구 삭제할 수 있습니다. 실수로 삭제한 메일을 선택한 후 복구 버튼을 클릭하면 삭제되기 이전의 메일함으로 다시 이동시킬 수 있습니다.

휴지통으로 이동된 메일은 시도총괄관리자 및 개인이 설정한 보관일이 지나면 자동으로 영구 삭제됩니다. 자동 또는 수동으로 영구 삭제된 메일은 다시 복구할 수 없으므로 주의가 필요합니다.

메일함 기능

수신확인

발신메일함의 상세화면에서 수신확인 버튼을 클릭하면 팝업창을 통해 수신자들이 메일을 읽었는지 여부를 확인할 수 있습니다. 개인수신그룹등록 버튼을 이용하여 현재 메일의 수신자 목록을 개인수신그룹으로 등록할 수 있습니다.

목록화면 기능

메일다운로드

메일다운로드 (1) 버튼을 클릭하여 선택한 메일을 HTML 파일 형태로 PC에 저장할 수 있습니다. 다운로드한 파일은 웹 브라우저를 통해 내용을 확인할 수 있습니다.
1. 메일다운로드 가능화면
  - 임시보관함
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 발신메일함
  - 개인메일함
  - 차단메일함
  - 휴지통
자동분류설정

특정 메일을 선택하고 자동분류설정 (1) 버튼을 클릭하여, 앞으로 해당 메일의 제목, 발신자, 또는 본문 내용과 일치하는 메일이 특정 메일함으로 자동 분류되도록 규칙을 설정할 수 있습니다.
1. 자동분류설정 가능화면
  - 임시보관함
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
읽음

메일을 열어보지 않고 목록에서 선택한 후 읽음 (1) 버튼을 클릭하여 읽음 상태로 변경할 수 있습니다.
1. 읽음 가능화면
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 개인메일함
이동

중요한 메일을 선택하여 이동 (1) 버튼을 통해 개인메일함으로 옮겨 보관할 수 있습니다. 개인메일함이 미리 생성되어 있어야 이 기능을 사용할 수 있습니다.
1. 이동 가능화면
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 발신메일함
  - 개인메일함
  - 차단메일함
회수

회수 대상 메일 한 건을 선택한 후 회수 (1) 버튼을 클릭합니다. 회수 팝업이 열리면 회수를 원하는 수신자를 선택하여 발신한 메일을 회수합니다. 이미 확인이 완료된 수신자는 회수할 수 없습니다.
1. 이동 가능화면
  - 발신메일함
  - 개인메일함
삭제

메일을 선택한 후 삭제 (1) 버튼을 클릭하면 해당 메일이 휴지통으로 이동됩니다. 완전삭제 (2) 버튼을 이용하면 선택한 메일을 휴지통을 거치지 않고 즉시 영구적으로 삭제합니다. 완전삭제된 메일은 복구할 수 없습니다.
1. 삭제 가능화면
  - 임시보관함
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 발신메일함
  - 개인메일함
  - 차단메일함
2. 완전삭제 가능화면
  - 임시보관함
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 발신메일함
  - 개인메일함
  - 차단메일함
  - 휴지통
목록저장 및 인쇄

조회된 메일 목록을 파일로 다운로드하거나 PC에 저장할 수 있으며, 목록을 인쇄하는 기능도 제공합니다.

상세화면 기능

답장

수신한 메일에 대한 답장을 작성합니다. 전체답장 (1) 버튼을 이용해 전체수신자에게 답장이 가능합니다.
1. 답장 가능화면
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 개인메일함
전달

전달 (1) 버튼을 클릭하여 해당 메일을 다른 사용자에게 전달할 수 있습니다.
1. 전달 가능화면
  - 미확인수신메일함
  - 수신메일함
  - 발신메일함
  - 개인메일함
재작성

발신 메일의 내용(제목, 수신자, 본문)을 복사하여 새로운 메일을 재작성할 수 있습니다.

메일관리

메일함관리

메일함관리는 내부메일 사용량을 확인하고, 중요한 메일을 영구 보관하기 위한 개인메일함을 관리하는 공간입니다. 사용자는 이 화면에서 메일함의 상태를 점검하고 필요에 따라 개인메일함을 추가하거나 기존 메일함의 데이터를 일괄 처리할 수 있습니다. 메일함관리 화면은 내부메일 사용량, 기본메일함, 개인메일함 3개 영역으로 구분됩니다.

내부메일 사용량

사용자는 자신의 전체 메일 용량과 현재 사용량을 확인할 수 있습니다. 만약 설정된 용량을 초과하면 메일 수신 및 발신이 제한될 수 있습니다.
기본메일함

기본메일함(수신메일함, 발신메일함 등) 목록 및 정보(매일개수, 사용량(MB))를 조회할 수 있습니다. 비우기 버튼을 통해 선택한 메일함의 모든 메일을 한 번에 휴지통으로 이동시킬 수 있습니다. 휴지통을 선택하고 비우기를 실행하면 해당 메일들은 영구 삭제됩니다.
개인메일함

개인메일함 목록 및 정보(분류규칙설정여부 (1) , 매일개수, 사용량(MB))를 조회할 수 있습니다. 행추가, 행삭제 (2) 버튼을 통해 개인메일함을 직접 생성, 수정, 삭제할 수 있습니다.
1. 자동분류규칙에 의해 사용되고 있는지 여부
2. 기본 메일함은 삭제 불가능

내부메일설정

내부메일설정은 개인의 메일 사용 환경을 직접 설정하는 공간입니다. 시도총괄관리자가 설정한 범위 내에서 사용자는 자신의 편의에 맞게 설정을 변경할 수 있습니다. 내부메일설정, 자동분류규칙설정으로 구분됩니다.

내부메일설정

발신메일, 수신메일함, 휴지통, 차단메일함의 보관일수를 지정할 수 있습니다. 최대보관일수는 기본설정이 15일이나 시도교육청 별로 다르게 설정되어 있을 수 있습니다. 보관일수는 시도교육청에서 설정한 최대 기간을 넘을 수 없으며, 설정된 기간이 지나면 메일은 휴지통으로 자동 이동되거나 완전 삭제됩니다.
서명 관리 기능
- 메일 작성 시 본문 하단에 자동으로 추가될 서명을 관리할 수 있음
- 최대 4개까지 서명을 등록할 수 있습니다.
- 등록된 서명 중 하나를 기본 서명으로 지정하면 메일 작성 시 해당 서명이 자동으로 입력 (1)
  1. 서명자동포함여부를 체크해야 자동 서명 기능이 동작
자동분류규칙 관리

특정 조건에 맞는 메일이 수신될 때 지정된 메일함(차단메일함 또는 개인메일함)으로 자동으로 이동되도록 규칙을 설정하는 기능입니다.
자동분류규칙 설정 방법
1. 규칙 추가: 행추가 버튼을 클릭한 후, 분류 기준으로 제목, 발신자, 본문 내용 중 하나를 선택하고 이동시킬 메일함을 지정하여 저장
2. 규칙 삭제: 설정된 자동분류규칙을 선택하여 삭제
3. 발신자 기준 설정 제약: 발신자를 기준으로 규칙을 설정하는 기능은 시도총괄관리자가 해당 옵션을 사용으로 설정한 경우에만 활성화

메일서식관리

메일서식관리는 사용자가 자주 사용하는 메일 양식을 서식으로 만들어 관리하는 공간입니다. 이를 통해 반복적인 메일 작성 업무를 간소화할 수 있습니다.

권한 종류

일반사용자

내부메일 시스템의 기본적인 기능을 사용하는 사용자로, 자신의 메일 송수신 및 개인 환경설정을 관리합니다.

메일 작성, 발송, 수신 및 각종 메일함 조회
보안, 긴급, 예약 발신 등 발송 옵션 사용
시도총괄관리자가 설정한 범위 내에서 개인의 메일함 보관일수, 자동 분류 규칙, 서명 등 개인 환경 설정
중요 메일 보관을 위한 개인메일함 생성 및 관리

시도총괄관리자

해당 시도 교육청의 내부메일 시스템 전반에 대한 운영 정책을 설정하고 관리하는 권한을 가집니다.

시스템 운영 설정: 사용자별 기본 메일 용량, 최대 첨부파일 크기, 메일함별 최대 보관일수, 최대 수신자 수 등 시스템의 기본 운영 환경 설정
발신 제한 사용자 관리: 특정 사용자의 메일 발송을 제한하거나 해지
금칙어 관리: 메일의 제목이나 내용에 포함될 경우 발송을 차단할 금칙어를 등록하고 관리
대량송신 사용자 관리: 기본 최대 수신자 수를 초과하여 메일을 발송할 수 있는 특별 사용자를 지정하고 관리

대량송신 사용자

시도총괄관리자에 의해 지정되어, 시스템에 설정된 최대 수신자 수를 초과하여 메일을 발송할 수 있는 권한을 부여받은 일반 사용자입니다.