메모관리 사용자교육자료

개요

메모관리는 구두나 수기로 보고하던 사항을 전자적으로 처리하는 기능입니다. 단순 보고를 넘어 정보 공유를 통한 협업을 지원하며, 보고 내용은 기록물로 관리될 수 있습니다. 문서의 정식 결재보다 간편하게 사용할 때 주로 활용됩니다.

메모작성

메모작성 화면은 업무관리자에게 보고할 메모의 내용을 작성하고 수신자를 지정하여 보고(상신)하는 공간입니다. 이 화면은 제목, 과제카드, 관련정보, 대국민공개여부, 수신자, 보고 옵션 등을 설정하는 메모 정보 영역과 내용을 입력하는 본문 영역으로 구성되어 있습니다.

과제카드 선택

메모 내용과 관련된 단위과제를 선택(편철)하는 기능입니다. 과제카드에 편철된 메모는 실적으로 관리됩니다.

과제카드를 선택한 메모는 기록물이관 대상이며, 과제카드를 선택하지 않으면 기록물이관 대상에서 제외됩니다. 과제카드 선택 시 대국민공개여부를 반드시 입력해야 합니다.

메모보고 대국민 공개여부 설정 시 주의사항

공개로 설정된 메모는 K-에듀파인 통합 검색을 통해 전체 시도교육청 내에서 조회 가능
부분 공개 또는 비공개로 설정할 경우, 공개 제한 근거 사유를 반드시 입력
부분 공개로 설정한 경우에는 첨부파일 각각에 대한 파일 공개 여부도 필수 설정

수신자 지정

메모를 보고받을 사람을 지정하는 기능입니다. 사용자 검색, 조직도, 개인 수신자 그룹 또는 최근 수신자 목록(최대 10명)을 통해 편리하게 지정할 수 있습니다.

수신자 추가 가능 여부에 체크하면, 메모를 받은 수신자가 다른 수신자를 추가할 수 있게 됩니다. 단, 수신자가 추가한 다른 수신자나 이미 메모를 확인(열람)한 수신자는 수정할 수 없습니다.

본문 작성 및 보고

메모의 제목과 정보, 본문 내용을 직접 작성하는 영역입니다. 메모의 정보와 본문을 입력하고 필요한 경우 파일을 첨부하여 메모를 보고할 수 있습니다. 메모 작성을 완료한 후 보고 버튼을 클릭하여 메모를 보고합니다.

서식 선택

자주 사용하는 양식은 미리 서식으로 등록해두고 불러와서 사용할 수 있습니다. 권한에 따라 개인이 등록한 개인 서식 또는 관리자가 등록한 공통/기관 서식을 선택하여 본문에 적용할 수 있습니다. 서식 적용 시 기존에 작성한 메모 내용은 삭제된 뒤 반영됩니다.

본문 크기 설정

본문 입력 영역의 크기는 개인환경설정 메뉴에서 가로 또는 세로로 사용자가 직접 설정할 수 있습니다. 보고자의 본문 입력 영역 크기에 따라 수신자에게도 동일한 본문 표시 형태가 적용됩니다.

알림설정

메모에 대해 수신자가 의견을 등록했을 때, 보고자와 다른 수신자들이 알림을 받을지 여부를 설정하는 기능입니다.

임시저장

작성 중인 내용을 임시로 저장하여 나중에 이어서 작성할 수 있습니다. 회수된 메모 또한 임시저장메모 함으로 이동하여 재작성하거나 삭제할 수 있습니다.

보고(상신)

작성한 메모를 지정된 수신자에게 발송합니다. 수신자가 메모를 열람하기 전까지는 회수가 가능하지만, 한 명이라도 열람하면 회수 및 삭제가 불가능합니다.

임시저장메모

임시저장메모는 사용자가 작성 중에 임시저장했거나, 수신자에게 보고한 후 회수한 메모를 조회하고 관리하는 공간입니다. 이곳에서 임시저장된 메모를 이어서 작성하거나 완전히 삭제할 수 있습니다.

임시저장메모 목록 관리

조회된 임시저장메모 목록을 인쇄하거나 엑셀 파일로 다운로드 가능
이어서 작성하고 싶은 메모를 선택한 후 수정 버튼을 클릭하거나, 메모 제목을 클릭하면 메모작성 화면으로 이동하여 계속 작성 가능
더 이상 필요 없는 메모를 선택한 후 삭제 버튼을 이용하여 영구적으로 삭제가능

임시저장메모 상태 구분

임시저장메모 목록의 구분 항목을 통해 메모가 저장된 사유를 명확하게 파악 가능

임시작성: 사용자가 메모를 작성하던 중 임시저장 버튼을 클릭하여 저장한 경우
전체회수: 메모를 보고한 후 어떤 수신자도 열람하지 않은 상태에서 메모를 회수한 경우
부분회수: 여러 수신자 중 일부 수신자만 메모를 열람한 상태에서 메모를 회수한 경우

함께메모

함께메모작성

함께메모작성은 여러 참여자와 함께 협업하여 하나의 메모를 공동으로 작성하고 보고하기 위한 초안을 생성하고 협업을 시작하는 기능입니다. 이 기능은 행정기관의 업무관리시스템 규격 변경에 따라 새롭게 추가되었습니다. 보고자가 기본 메모 내용을 작성하고 참여자, 수정 시간 등을 설정하여 저장을 하면, 지정된 참여자들에게 작업가능 상태로 전달됩니다.

참여중인함께메모

참여중인함께메모는 사용자 자신이 보고자이거나 참여자로 지정된 함께메모의 현황을 조회하고, 각자의 역할에 따라 메모를 수정하거나 검토 작업을 수행하는 공간입니다. 작업 종료일이 도래하거나, 보고자가 설정변경 팝업에서 작업종료를 시키면 협업이 종료됩니다. 협업이 종료된 함께메모를 마지막으로 보고하면 해당 메모는 일반메모와 동일하게 보고처리 됩니다.

메모관리

신규메모

신규메모는 보고받은 메모 중 아직 읽지 않은 새로운 메모의 목록을 조회하고 처리하는 공간입니다. 메모를 확인(열람)하면 더 이상 해당 화면에서 조회되지 않습니다.

보고받은메모

보고받은메모는 사용자가 수신한 모든 메모의 목록을 조회하고 관리하는 공간입니다. 미열람 메모가 먼저, 열람 메모가 그다음 순서로 기본 정렬되어 표시됩니다. 목록에서는 메모의 제목, 보고자, 보고일시 등을 확인할 수 있으며 다양한 관리 기능을 제공합니다.

보고한메모

보고한메모는 사용자 자신이 보고한 메모의 목록을 조회하고 관리하는 공간입니다. 이 화면에서는 수신자의 열람 여부에 따라 메모를 회수하거나, 수신자가 남긴 의견에 답변하는 등 발신 메모에 대한 후속 조치를 할 수 있습니다.

(구)삭제한메모

(구)삭제한메모는 과거에 보고받은메모 또는 보고한메모 목록에서 사용자가 직접 이동시킨 더 이상 열람할 필요가 없다고 판단한 메모들을 조회하고 관리하던 공간입니다. 이 메뉴는 더 이상 새로운 메모를 이동시켜 보관하는 용도로는 사용되지 않습니다.

해당 메뉴로 이동된 메모는 데이터가 영구적으로 삭제된 것이 아니며, 별도의 보관함으로 옮겨진 상태입니다. 현재는 과거에 (구)삭제한메모로 이동 처리되었던 내역들만 조회하고 필요한 경우 원래 위치로 복원하는 기능만을 제공합니다.

복원 절차: 목록에서 원래 메모함으로 되돌리고 싶은 과거의 메모를 체크박스로 선택한 후 복원 버튼을 클릭
복원 결과: 선택된 메모는 해당 메모가 원래 있었던 보고받은메모 또는 보고한메모 목록으로 다시 이동됨

메모서식관리

메모서식관리는 메모 작성 시 자주 사용하는 양식을 서식으로 등록, 수정, 조회, 삭제하여 업무 효율을 높이는 기능입니다. 사용자의 권한에 따라 생성하고 사용할 수 있는 서식의 종류가 구분됩니다.

서식 등록 및 수정: 등록 또는 수정 버튼을 클릭하여 서식 작성 화면으로 이동 후, 서식 제목, 종류, 내용을 작성하고 저장하여 새로운 서식을 만들거나 기존 서식을 편집할 수 있음
서식 그룹 관리: 다수의 서식을 체계적으로 관리하기 위해 서식 그룹 등록, 수정, 삭제 가능
서식 삭제: 더 이상 사용하지 않는 서식을 목록에서 선택하여 삭제

권한별 메모서식 종류

개인 서식: 일반 사용자가 자기 자신만 사용할 목적으로 등록하는 서식
기관 서식: 기관 관리자(업무)가 소속 기관 내 사용자들이 공통으로 사용하도록 등록하는 서식
공통 서식: 시도 총괄 관리자(업무)가 시도 교육청 전체에서 공통으로 사용하도록 등록하는 서식

관리자주요메모

관리자주요메모는 부서장 또는 학교장 권한을 가진 사용자가 중요하다고 판단하여 지정한 메모들을 별도로 모아서 조회하고 관리하는 공간입니다.

관리자주요메모의 지정은 보고받은메모 메뉴에서 이루어지며, 부서장/학교장 사용자가 보고받은 메모 목록에서 중요하다고 생각하는 메모를 선택한 후 관리자주요메모 버튼을 클릭하여 지정합니다. 관리자주요메모 메뉴에서는 지정된 메모 목록을 조회하고, 목록에서 해제할 메모를 선택해 지정 해제할 수도 있습니다.

메모현황

메모등록대장

메모등록대장은 기관 또는 부서(처리과) 단위로 보고된 메모들을 대장 형태로 조회하고 관리하는 화면입니다. 이 메뉴에서는 여러 메모에 대해 수신자를 한 번에 추가하는 것이 가능합니다. 메모등록대장은 모든 사용자가 볼 수 있지만, 사용자의 권한에 따라 조회할 수 있는 메모의 범위가 명확하게 구분됩니다.

권한별 메모등록대장 조회 범위

기관 관리자(업무): 소속 기관 내에서 보고된 모든 메모 조회 가능
처리과 문서 담당자, 부서/학교 기록물 담당자, 부서장: 자신이 소속된 처리과 내에서 보고된 메모만 조회 가능
일반 사용자: 소속 처리과 내의 메모 중 '공개'로 설정되고 메모 번호가 부여된(채번된) 메모에 한해서만 목록 조회 가능

메모관리 기능

수신현황 조회

보고받은메모 목록의 의견 항목 또는 보고한메모 목록의 수신자 항목을 클릭하여 수신자들의 메모 확인(열람) 여부 등 수신 상황을 확인할 수 있습니다. 파일 버튼을 이용하여 수신상황을 파일로 다운로드 하거나, 개인수신그룹등록 버튼으로 수신자를 그룹등록하실 수 있습니다.

수신자추가

수신자추가 버튼은 최초 보고자가 메모를 작성할 때 수신자 추가 가능 여부 옵션을 체크한 경우에만 표시됩니다. 수신자를 추가할 때, 본인이 추가하지 않은 다른 수신자나 이미 메모를 확인(열람)한 수신자는 수정하거나 삭제할 수 없습니다. 메모등록대장에서는 수신자일괄추가 기능을 지원합니다.

의견작성/의견답변

수신자는 보고받은 메모에 의견을 작성할 수 있으며, 의견 작성시에는 필요에 따라 파일첨부도 가능합니다. 보고자는 보고한메모 상세화면의 의견목록에서 수신자의 의견에 RE 버튼으로 답변을 작성할 수 있습니다. 의견 및 답변은 수정 및 삭제할 수 있으며, 알림설정에 따라 등록 시 알림을 받을 수 있습니다.

기타 기능

확인

내용을 모두 확인한 후 확인 버튼을 클릭하면 해당 메모는 열람 처리됩니다. 목록에서 여러 개의 메모를 체크박스로 선택한 후 확인일괄처리 버튼을 클릭하면 선택된 모든 메모를 한 번에 열람 처리할 수 있습니다. 메모 번호는 수신자 중 최초로 한 명이 해당 메모를 확인(열람) 처리하는 시점에 부여(채번)됩니다.
회수

보고한 메모를 다시 회수하는 기능입니다. 회수할 메모를 선택한 후 회수 버튼을 클릭하면 사유를 입력하는 팝업창이 나타나며, 회수 사유를 필수로 작성해야 합니다. 회수된 메모는 임시저장메모 함으로 이동하여 재작성하거나 삭제할 수 있습니다.
보고한 메모 회수 조건
- 전체 회수: 수신자 중 아무도 메모를 열람하지 않은 경우에만 전체메모 회수 가능
- 부분 회수: 여러 수신자 중 일부는 열람하고 일부는 열람하지 않았을 경우, 미열람자에 대해서만 부분적으로 회수 처리 가능
- 회수 불가: 수신자가 의견을 등록했거나, 모든 수신자가 메모를 확인하여 메모 번호가 부여된 경우에는 회수 및 삭제가 불가능
수정

모든 수신자가 메모를 열람하지 않은 상태일 경우에만 수정 버튼이 표시되어 메모 내용을 수정할 수 있습니다.
재작성

목록에서 특정 메모를 선택하고 재작성 버튼을 클릭하면, 해당 메모의 내용을 그대로 가져와 새로운 메모를 작성할 수 있습니다.
수신자 변경

보고한 메모의 상세 조회 화면에서 수신자변경 버튼을 통해 수신자를 추가하거나 삭제할 수 있습니다.
의견알림

다른 수신자가 의견을 등록했을 때 알림을 받을지 여부를 의견알림수신/거부 버튼으로 설정할 수 있습니다.
중요

보고받은메모 목록 내 일반 아이콘을 클릭하여 중요 상태로 변경하는 토글 기능을 통해 메모의 중요도를 표시할 수 있습니다.
관리자주요메모

부서장 또는 학교장 권한을 가진 사용자는 중요한 메모를 관리자 주요 메모로 설정할 수 있습니다. 지정된 메모는 관리자주요메모 메뉴에서 모아볼 수 있습니다.
열람이력

감사담당관 또는 감사열람조직 권한을 가진 사용자에게 보여지며, 열람이력 버튼을 클릭하면 해당 메모를 열람한 사용자들의 이력을 팝업으로 확인할 수 있습니다.

권한 종류

일반 사용자: 메모 관리의 가장 기본적인 사용자입니다. 메모 보고서 작성, 수신·발신 메모 관리, 자신만 사용하는 개인 서식 등록 등 대부분의 핵심 기능을 수행합니다. 또한, 함께메모 기능에서는 보고자 또는 참여자 역할을 담당합니다. 메모등록대장에서는 소속 처리과의 공개 메모 중 번호가 부여된 건에 한해 조회할 수 있습니다.
기관 관리자(업무): 소속된 기관 및 산하 기관의 사용자들이 사용할 기관 서식을 등록하고 관리합니다. 메모등록대장 메뉴를 통해 소속 기관 내에서 보고된 모든 메모를 조회할 수 있으며, 이 화면에서 중요한 메모를 관리자 주요 메모로 지정하는 것도 가능합니다.
부서장/학교장: 보고받은 메모 중 중요하다고 판단되는 메모를 관리자 주요 메모로 지정할 수 있으며, 관리자주요메모 메뉴에서 지정된 메모 목록을 조회하고 지정을 해제하는 등 관리 업무를 수행합니다. 또한, 메모등록대장에서 소속 처리과 내에 보고된 모든 메모를 조회할 수 있습니다.
처리과 문서 담당자 / 부서·학교 기록물 담당자: 메모등록대장 메뉴에서 자신이 소속된 처리과(부서) 내에서 보고된 모든 메모를 조회할 수 있는 권한을 가집니다.
통계 담당자: 메모 현황 관련 메뉴 중 부서별 메모보고 현황을 조회할 수 있는 권한을 가집니다.
부서 과제카드 담당자: 함께메모 기능에서 특수한 역할을 수행합니다. 보고자의 인사이동 등 부득이한 사유가 발생했을 때, 함께메모의 보고자를 다른 사용자로 변경할 수 있는 권한을 가집니다.