문서관리 자주 묻는 질문

개인정보관리

서비스공통 → 개인설정 → 개인정보관리

겸임 권한으로 문서를 기안할 때 전화번호가 공란으로 나올 경우 어떻게 해결 할 수 있나요?

개인정보관리 메뉴에서 겸임 조직별로 전화번호를 직접 등록해야 합니다. 개인정보는 조직별로 구분 관리되며, 입력하지 않으면 문서 하단 표시항목에 공란으로 나타납니다.

결재직위명 설정 후에도 기존 문서의 결재직위가 변경되지 않을 경우 어떻게 해야 하나요?

결재직위명은 설정 이후에 기안하는 문서부터 적용되므로, 이미 생성된 기존 문서의 결재직위는 자동 변경되지 않습니다. 기존 문서의 경우에는 해당 문서에서 직접 결재선을 수정해야 합니다.

겸임 권한으로 문서 결재 처리 시 결재직위 설정은 어떻게 해야 하나요?

겸임 권한으로 결재할 때는 겸임된 조직별로 설정된 개인정보관리의 결재직위명이 적용됩니다. 따라서 겸임 조직에서 문서를 결재하려면, 해당 조직의 개인정보관리 메뉴에서 결재직위명을 미리 등록해 두어야 하고, 여러 직위를 입력했다면 첫 번째 직위가 기본으로 반영됩니다.

기안 시 '결재직위명이 없는 결재자가 있습니다.' 문구와 함께 기안되지 않습니다.

기안 과정에서 '결재직위명이 없는 결재자가 있습니다'라는 안내와 함께 기안이 되지 않는 현상에 대한 원인은 결재선에 결재직위명이 비어 있는 사용자가 있기 때문입니다. 개인정보관리에서 본인(또는 겸임 조직)의 결재직위명을 반드시 등록하고 기안하시면 됩니다.

부재정보관리

서비스공통 → 개인설정 → 부재정보관리

사용자부재설정 시 설정할 수 있는 대리결재자 알림설정은 어떤 기능인가요?

사용자 부재설정 시 지정하는 대리결재자 알림설정은, 부재 기간 동안 결재권을 위임받은 대리결재자에게 결재 건이 도착했음을 알림으로 전달해 주는 기능입니다.

K-에듀파인에서 부재설정이 안 돼요. 나이스의 부재 설정과 연동이 안 되나요?

나이스 시스템에서 설정한 부재 정보는 K-에듀파인과 연동되지 않기 때문에 자동 반영되지 않습니다. 따라서 K-에듀파인에서 부재를 적용하려면, 별도로 부재정보관리 메뉴에서 부재기간·사유·대리결재자를 직접 등록해야 합니다.

개인수신그룹관리

서비스공통 → 개인설정 → 개인수신그룹관리

개인수신그룹 일괄등록 시 입력해야 하는 정보에 관해 알려주세요.

개인수신그룹 일괄등록 시 대내조직(NS), LDAP(MG), 문서24조직(MP)은 수신그룹명, 기관구분·코드·명, 그룹유형을 입력해야 합니다. 사용자(99)는 여기에 수신사용자ID와 이름도 추가로 입력해야 합니다.

공람수신그룹 설정하는 방법을 알려주세요.

공람수신그룹은 개인수신그룹관리 메뉴에서 등록할 수 있습니다. 문서, 메모, 일정, 메일, 공람 중 원하는 유형을 선택해 수신그룹을 신규로 등록하거나, 엑셀 업로드를 통해 일괄 등록할 수 있습니다.

나의결재선관리

서비스공통 → 개인설정 → 나의결재선관리

나의결재선 작성 방법에 대해 알려주세요.

나의결재선 작성 방법은 나의결재선관리에서 구분(기안, 접수, 비전자문서)을 선택하고 필요한 결재자를 추가해 결재선을 등록·수정할 수 있습니다.

개인문서환경설정

서비스공통 → 개인설정 → 개인문서환경설정

문서관리카드 사용자 화면 넓게 쓰기를 사용하고 싶은데, 어디서 설정할 수 있나요?

문서관리카드 UI는 보통(기본형, 글자 크기 선택 가능), 크게(결재정보·본문 분리 + 글자 크기 19pt), 가로(결재정보·본문 분리) 세 가지로 설정할 수 있습니다.

개인문서환경설정에서 설정한 항목(트리보기, 기본 탭 등)은 타결재권자에게도 적용되나요?

개인문서환경설정은 개인별 적용 옵션이므로, 트리보기·기본탭 같은 설정은 본인 화면에만 반영됩니다. 따라서 다른 결재권자 화면에는 영향을 주지 않습니다.

문서 접수 시 업무관리자와 업무담당자의 결재 순서 기본값은 어떻게 설정하나요?

접수문서 결재경로 기본값은 개인문서환경설정에서 설정하며, 업무담당자 → 업무관리자 또는 업무관리자 → 업무담당자 순서 중 원하는 방식으로 지정할 수 있습니다.

개인문서환경설정의 기본과제카드 설정이 접수문서에도 적용되나요?

기본과제카드 자동 지정은 생산문서 기안 시에만 적용되며, 접수문서에는 적용되지 않습니다.

개인환경설정

서비스공통 → 개인설정 → 개인환경설정

알림존 발송대기에 숫자와 문서가 보이게 하는 방법은?

알림존에는 사용자가 개인환경설정 → 알림존 설정에서 선택한 항목만 노출됩니다. 따라서 발송대기를 설정하지 않으면 해당 영역에는 건수나 목록이 나타나지 않습니다.

문서환경설정

서비스공통 → 포털관리 → 운영환경관리 → 문서환경설정

문서 처리 시 개인정보필터가 적용되게 하려면 어떻게 해야 하나요?

개인정보필터는 문서관리카드 상단의 개인정보필터 버튼을 통해 본문과 첨부파일 내 개인정보(주민등록번호, 계좌번호, 전화번호 등)를 검출할 수 있습니다. 다만, 자동 필터링 적용 여부는 시도교육청 총괄운영자가 운영환경관리 → 문서환경설정에서 설정해야 합니다. 총괄운영자가 기능을 활성화하면 결재 시 자동으로 개인정보 검출이 수행됩니다.

조직관리

서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)조직관리 → 조직관리

표준 서식의 상, 하단 홍보문구 또는 로고의 변경은 어디서 어떻게 할 수 있나요?

표준 서식의 상·하단 홍보문구나 로고는 기관관리자(업무) 권한자가 조직관리에서 홍보문구, 로고/상징 등 항목을 조회 및 변경할 수 있습니다.

발송 전 발신명의 변경이 가능한가요?

문서 최종결재 완료 전에는 문서관리카드에서 발신명의를 변경할 수 있습니다. 그러나 최종결재 후 발송대기·발송처리에 있는 경우에는 발송명의 변경이 불가능합니다.

국립학교에서 수신문서는 받지 않고 재정문서만 사용할 수 있나요?

국립학교의 경우 수신문서(유통문서)는 코러스(국립대학자원관리시스템)로 오게끔 등록하면 K-에듀파인이 아닌 코러스의 문서함에 문서가 수신됩니다. 또한 같은 교육청 내에서 발송한 수신문서(유통문서 외)는 대내수신자설정여부를 아니오로 설정하면 문서가 수신되지 않습니다. 다만 재정문서 사용을 위해서는 공식조직여부, 문서함보유여부, 과제카드사용여부가 모두 예로 설정되어 있어야 합니다.

사용자관리

서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)사용자관리 → 사용자관리

문서 발송 시 '부서장이 설정되어 있지 않습니다' 문구와 함께 발송처리가 되지 않습니다.

부서장 미지정으로 발생하는 오류이므로 조직관리에서 부서장을 지정해야 합니다.

조직도에 표기되는 사용자의 순서를 변경하려면 어떻게 해야 하나요?

조직도 표시 순서는 사용자관리 메뉴에서 사용자 정보 수정 시 정렬 순번을 조정하여 변경할 수 있습니다. 변경 후 저장하면 조직도에 반영됩니다.

서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)사용자관리 → 감사담당자관리

외부사용자를 감사담당자로 지정하는 방법에 대해 상세히 알려주세요.

감사담당자관리 메뉴에서 외부사용자 정보를 입력 후 감사담당자로 등록할 수 있습니다. 이 경우 외부사용자는 내부 사용자와 동일하게 감사권한으로 문서를 열람·확인할 수 있습니다.

접근권한관리

서비스공통 → 권한관리 → (업무)접근권한관리 → 사용자별권한관리

공문을 접수할 수 있는 권한을 사용자에게 설정하고 적용하려면 어떻게 해야 하나요?

사용자별권한관리에서 해당 사용자에게 ‘처리과문서담당자’ 권한을 부여해야 합니다. 이 권한을 받아야만 접수대기 문서를 확인하고 접수할 수 있습니다.

기관장 권한을 부여하면 열람제한 문서를 포함한 기관내 모든 부서의 문서를 열람할 수 있나요?

기관장 권한을 부여받은 사용자는 열람제한이 설정된 문서를 포함하여 기관 내 모든 문서를 열람할 수 있습니다.

문서관리카드

대국민공개여부 변경 시 대국민공개여부, 직원열람제한 설정 관련 팝업창을 나타나지 않게 할 수 없나요?

대국민공개여부, 직원열람제한은 정보공개포털과 직접 연계되는 중요한 항목이므로, 팝업 안내는 필수로 제공됩니다. 사용자가 임의로 숨기거나 제거할 수 없습니다.

문서관리카드 본문 하단 결재일자, 시행일자 관련 문의 드립니다.

결재일자와 시행일자는 문서의 결재 진행 및 발송 처리 단계에서 자동 반영됩니다. 사용자가 직접 입력하는 항목이 아니며, 결재 또는 발송 완료 시점에 시스템에서 기록됩니다.

문서관리카드의 관련정보를 설정할 수 있는 방법을 알려주세요.

문서관리카드 결재정보 탭에서 관련정보 추가 기능을 통해 다른 문서관리카드, 메모보고, 지시사항 등을 목록에서 선택 후 설정할 수 있습니다.

수신자숨김 기능이 적용 가능한 기준에 대해 알려주세요.

수신자 숨김의 경우 수기입력의 민원인만 적용 가능합니다.

조직정보를 수정할 경우 문서번호가 어떻게 변경되는지 기준과 시점을 알고 싶어요.

조직명이 변경되면 문서번호에 표시되는 조직명도 함께 변경됩니다. 행정표준기관코드가 변경될 경우 문서번호의 일련번호가 처음부터 다시 채번됩니다. 이러한 변경 사항은 조직정보가 수정된 이후부터 문서번호가 채번되는 모든 문서에 적용됩니다.

문서관리카드 전체화면 외에 창크기를 원하는만큼 키운 사이즈를 고정하고싶습니다. 어떻게 가능한가요?

문서관리카드 UI의 경우 반응형으로 개발되지 않았습니다. 하지만, 사용자 편의를 위해 현재 문서관리카드 크기는 보통, 크게, 가로 3가지 옵션이 제공되고 있습니다.

공용서식

문서관리 → 기안 → 공용서식

현재 서식의 자동저장문서가 존재합니다.

문서 작성 중 자동 저장된 문서가 있을 경우 문서관리카드 작성 시 자동저장문서 불러오기 안내 팝업이 표시됩니다. 자동저장문서를 불러와 계속 작성할 수 있으며, 정상 처리 후에는 자동저장문서가 삭제됩니다.

문서 기안 시 사용 가능한 일괄기안은 어떤 기능인가요?

일괄기안은 한 문서관리카드에서 여러 안(案)을 추가하여 동시에 기안·결재할 수 있는 기능입니다. 동일 서식으로 2안 이상 작성할 수 있으며, 안 추가 후 일괄 결재까지 진행할 수 있습니다. 다만 자동발송은 지원되지 않습니다.

재정기안

문서관리 → 기안 → 재정기안

반려한 품의기안은 삭제되나요?

반려된 품의기안은 문서진행에서 회수한 후 삭제 또는 연계반송 기능으로 처리할 수 있습니다. 결재가 완료되지 않은 상태의 기안문만 삭제할 수 있습니다.

지출결의 문서의 대국민공개여부와 문서관리 연계 재정문서의 대국민공개여부 설정관계에 대해 알려주세요.

재정업무에서 생성된 재정문서는 기본적으로 대국민공개여부가 비공개(6호)로 설정됩니다. 그러나 문서관리 연계 시 기안자가 대국민공개여부를 수정할 수 있으며 학교회계의 경우 대국민공개여부를 선택해야 합니다.

해당 문서에는 필수결재선이 포함되어 있다는데?

재정기안의 경우 필수결재선을 설정할 수 있으며, 설정된 경우 해당 결재자가 포함되지 않으면 문서를 상신할 수 없습니다. 따라서 지정된 필수결재선을 반드시 포함해 결재선을 구성해야 합니다.

기안한문서

문서관리 → 내문서함 → 기안한문서

전출 시 전임지에서 기안한 문서를 볼 수 있는 방법은 전혀 없나요?

문서는 소속된 부서를 기준으로 처리되므로 전출되었을 경우 소속부서의 변경으로 기안한문서함에서는 볼 수 없습니다.

결재대기

문서관리 → 결재 → 결재대기

열람시암호확인이 설정된 문서는 일괄결재가 안 되는 것일까요?

열람시암호확인이 설정된 문서도 일괄결재 대상이며, 일괄결재가 가능합니다.

추가재발송요청 승인된 문서의 발송은 어떻게 하나요?

승인자가 승인한 문서는 자동으로 발송됩니다.

추가재발송요청을 취소하려면 어떻게 해야 하나요?

추가재발송요청의 경우 승인자가 거부할 수 있으며 거부한 요청은 취소됩니다.

추가재발송 기능은 원래 발송했던 곳도 다시 발송하나요?

재발송과 추가재발송 기능은 차이가 있습니다. 기존 발송했던 곳으로 다시 보내는 기능은 재발송입니다. 추가재발송 기능은 해당 문서의 수신처를 새롭게 추가하는 기능입니다. 추가재발송의 경우 중복발송하면 유통발송을 제외한 대내, 대외발송은 수신처의 접수대기에 동일 문서가 존재할 경우 중복처리로 수신되지 않지만 동일 문서가 결재완료되어 접수대기에 없는 경우면 수신처리 됩니다. 단, 유통발송은 중복없이 수신처리됩니다.

문서진행

문서관리 → 결재 → 문서진행

접수문서의 과제카드는 어디서 어떻게 설정할 수 있나요?

접수문서의 과제카드는 업무담당자로 지정된 사용자가 결재대기에서 설정할 수 있습니다.

공문게시

발송처리한 문서를 공문게시로 발송변경요청 할 수 있나요?

발송처리한 문서는 발송변경요청을 할 수 없습니다.

문서발송 시 설정할 수 있는 공문게시는 어떤 기능인가요?

문서를 발송할 때 공문게시 설정을 하면 수신처의 접수대기가 아닌 각 부서의 공문게시판에 게시됩니다. 다만 공문게시를 하기 위해서는 대국민공개여부가 공개로 설정되어 있어야 합니다.

공문게시 주제영역은 공통사항인가요?

시도별로 주제영역목록을 설정할 수 있으며 시도총괄관리자가 공통코드관리에서 관리할 수 있습니다.

접수대기의 일괄접수공문게시는 어떤 기능인가요?

선택한 접수문서들을 공문게시판에 등록하여 각 수신기관의 공문게시판에서 열람할 수 있도록 게시하는 기능입니다.

공람

공람수신그룹을 통해 공람을 지정할 때 공람 지정이 되지 않는 경우에는 어떤 것이 있나요?

부서정보가 변경되면 해당 사용자가 수신그룹에서 유효하지 않은 상태가 되어 공람 지정이 누락될 수 있습니다. 이 경우 개인수신그룹관리에서 해당 수신그룹의 구성원을 최신 정보로 갱신해야 합니다.

공람 재지정을 하려면 어떻게 해야 하나요?

공람 재지정을 하려면 문서관리카드에서 기존 공람자를 해제한 뒤, 새로운 공람자나 공람수신그룹을 다시 지정하면 됩니다.

공람 지정 후 공람을 회수 할 수 있는 방법에는 어떤게 있을까요?

공람 지정 후에는 문서관리카드에서 기존 공람자를 해제하여 개별 회수가 가능합니다.

직원열람제한 설정이 되어 있는 문서를 공람하려면 어떻게 해야 하나요?

열람제한문서의 경우 해당 문서의 결재선에 포함된 사용자만 공람 지정이 가능합니다.

공람 완료 처리된 사용자가 해당 문서를 더 이상 열람하지 못하게 하려면 어떻게 해야 하나요?

공람 처리가 완료된 문서를 삭제하여 특정 사용자의 열람을 제한하려는 경우, 문서등록대장 하단의 공람정보 탭에서 시도총괄관리자 또는 지역총괄관리자 권한자가 삭제 버튼을 통해 해당 공람 정보를 삭제할 수 있습니다.

발송정보

대외시행 문서로 기안한 문서를 결재 완료 후 수신자를 삭제할 수 있나요?

문서번호가 채번된 문서는 수신자를 삭제할 수 없습니다.

동일 수신처로 재발송한 건은 취소할 수 없나요?

재발송으로 발송처리가 이루어진 문서의 경우 취소할 수 없습니다.

발송한 공문의 수신여부를 확인할 수 있나요?

[문서관리 > 문서함 > 문서등록대장]에서 해당 문서의 문서정보 중 발송정보탭에서 수신처의 수신상태를 확인할 수 있습니다. 또한 발송상세목록 버튼을 이용해 상세한 수신목록을 확인할 수 있습니다.

발송대기

문서관리 → 발송함 → 발송대기

기안자만 문서를 발송할 수 있나요?

기안자는 [문서관리 > 발송 > 발송대기]에서 발송처리가 가능하며 처리과문서담당자의 경우 [문서관리 > 발송 > 발송처리]에서 발송처리가 가능합니다.

발송대기함의 문서를 발송하지 않으려면 어떻게 처리해야 하나요?

기안자는 [문서관리 > 발송 > 발송대기]에서 발송보류가 가능하며 처리과문서담당자의 경우 [문서관리 > 발송 > 발송처리]에서 발송보류가 가능합니다

발송처리

문서관리 → 발송함 → 발송처리

비전자발송(이메일, 일반FAX) 방법 문의 드립니다.

문서를 기안할 때 수신처를 지정하고 결재를 완료한 문서는 발송대기에서 조회할 수 있습니다. [문서관리 > 발송함 > 발송대기]에서 발송할 문서를 선택한 후 발송처리 버튼을 클릭하고 발송구분을 비전자발송으로 설정합니다. 그 뒤 인편, 우편, 팩스, 이메일, 기타 중에서 이메일을 선택하고 확인을 누르면 발송처리 됩니다. 단, 비전자발송으로 설정한 수신처에는 전자적으로 발송되지 않으며 발송처리 후에 생성되는 시행문을 출력하거나 다운로드한 후 별도의 방법으로 직접 발송해야 합니다.

수신처로 문서24 수신 기관과 수기입력 수신 기관을 함께 동시 발송처리 할 수 있나요?

기안문서 수신자지정 시 문서24와 수기입력하여 지정한 경우에는 발송처리 시 [전자 + 비전자발송]으로 발송처리 가능합니다. 다만, 수기입력으로 지정한 수신처는 발송처리 시 실제로 발송되지 않으므로 발송처리 이후에 생성되는 시행문을 출력 또는 다운로드 하여 별도의 수단(인편, 우편, 팩스, 이메일 등)으로 발송처리 해야 합니다.

배부대기

문서관리 → 접수함 → 배부대기

배부대기함에서 배부한 문서를 회수하려면 어떻게 해야 하나요?

배부대기함에서 배부한 문서는 회수 기능이 제공되지 않습니다. 만약 잘못 배부했다면, 처리과에서 재배부요청을 하면 배부대기에서 다시 확인할 수 있습니다

접수대기

문서관리 → 접수함 → 접수대기

접수대기의 알림존을 클릭하면 진행중인 문서가 조회되지 않습니다. 왜 그런가요?

알림존의 접수대기는 아직 접수 처리 전 단계의 문서만 보여줍니다. 접수대기의 조회조건이 도착상태만 체크되어 있는 상태로 조회가 되기 때문입니다.

업무담당자를 지정하지 않고 접수 처리만 된 문서에 담당자를 지정하려면 어떻게 해야 하나요?

접수한 문서의 결재경로는 문서관리카드에서 결재경로지정 기능을 통해 업무관리자 또는 업무담당자를 지정할 수 있습니다.

접수한 문서의 결재경로를 변경하는 방법에 대해 알려주세요.

접수 진행중인 문서의 결재경로는 미완료문서함에서 회수 후 결재경로변경으로 할 수 있습니다.

접수대기함 문서 중 재발송요청 상태의 문서를 접수 할 수 없는데 어떻게 처리해야 하나요?

재발송요청 상태의 문서는 접수 처리할 수 없습니다. 이 경우 추가기능 → 재발송요청문서삭제 버튼을 이용해 해당 문서를 삭제해야 합니다.

타 기관에서 현 기관이 아닌 다른 기관에 보내야 하는 공문을 잘못 보낸 경우 접수시 바로 반송할 수 있는 기능이 있나요? (반송, 보류 등)

K-에듀파인은 아래의 규격 등을 근거하여 처리하고 있습니다. 근거에 기준한 기능들은 변경이 어려운 점 양해 부탁드립니다.

관련근거 : [업무관리시스템 규격]
8) 반송ㆍ이송
접수문서가 형식상의 흠이 있거나 배부가 잘못된 경우에 문서담당자는 문서를 접수처리하고, 업무담당자는 과제지정 및 문서를 처리한 후 문서를 반송 또는 이송할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 반송
업무담당자는 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 반송사유를 입력하고, 반송문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 발신 행정기관의 장 또는 행정기관에 발송하는 기능을 제공하여야 한다. 반송처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
나) 이송
업무담당자는 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 이송사유를 입력하고, 이송문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 이를 해당 소관기관의 장 또는 소관기관으로 발송하는 기능을 제공하여야 한다. 이송은 기관내 처리과의 이송 처리 기능도 제공해야 하며, 이송 처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.

학교에서 외부 문서 접수 시 업무와 상관없는 홍보 공문을 접수, 재발송요청 거부 함에도 발송하는 경우가 있습니다. 학과와 상관없는 홍보 문서를 접수 안하는 방법은 없나요?

현재는 재발송요청, 재발송요청삭제 기능만 제공중이며 도착한 문서의 접수 및 종료처리 없이 이송, 반송의 기능은 제공되지 않습니다.

업무담당확인

문서관리 → 접수함 → 업무담당확인

업무담당확인요청 후 재지정요청된 문서는 어떻게 처리해야 하나요?

업무담당확인 후 재지정요청된 문서는 재지정요청에서 확인할 수 있습니다. 처리과문서담당자가 해당 문서를 선택해 새로운 담당자를 다시 지정해 처리하면 됩니다.

보안공유/열람제한

보안공유와 공람의 차이가 무엇인가요?

보안공유는 열람제한 문서를 특정 사용자에게 열람 권한을 부여하는 기능이고, 공람은 결재 완료된 문서를 여러 사용자와 공유해 열람·의견 등록을 가능하게 하는 기능입니다.

보안공유를 하려면 어떤 권한이 필요한가요?

보안공유를 지정할 수 있는 권한은 총괄관리자, 기록물담당자, 과제카드관리자, 기안자, 업무담당자입니다. 지정된 보안공유자는 열람제한 문서를 열람할 수 있으며, 보안공유받은문서 함에서 확인 가능합니다.

과제카드 포함 인수인계를 완료해도 열람할 수 없는 문서가 있나요?

업무인수인계를 진행하면 자동으로 보안공유자로 설정이 됩니다. 다만, 인계신청 시 제외실적을 설정 할 수 있습니다. 제외실적에 추가한 문서는 보안공유자로 등록이 되지 않아 열람제한이 걸립니다.

보안공유 가능한 문서는 어떤 문서이며 보안공유문서만 모아놓은 메뉴가 따로 있나요?

보안공유는 열람제한이 설정된 문서에만 지정할 수 있습니다. 보안공유 지정만을 위한 목적의 메뉴는 제공하지 않고 있습니다.

열람제한으로 기안한 문서에 대해서 보안공유 받은 것에 대한 로그기록을 받고 싶습니다. 특정문서에 대해 누가, 누구에게, 언제 보안공유했는지, 그리고 보안공유회수(삭제)에 대한 로그정보를 볼 수 있나요?

문서의 보안공유 이력은 관리되고 있지 않습니다. 현재 보안공유 상태정보만 관리되고 있습니다. 따라서 보안공유 상태라면 보안공유 관련 정보(보안공유 설정일, 지정자, 지정받은자)를 확인가능, 보안공유 회수 상태라면 기존 보안공유 정보 확인불가입니다.
예를 들어 최초 5명에게 보안공유 지정했고 이후 2명은 보안공유를 해제하였다면, 현재 단 3명에 대해서 보안공유 정보를 확인할 수 있습니다.

부서장인 학교장에게 업무관리시스템에서 부서장 권한 부여 하였지만, 부임 이전년도 비공개 문서 열람 제한된 경우 어떻게 처리하나요?

부서장 권한의 열람제한 문서 열람기간의 제한은 없습니다. 부서장 권한으로 열람제한 문서를 열람할 수 있으며 만약 열람이 불가한 문서가 있는 경우 다른 문제일 가능성이 있어 K-에듀파인 [사용자지원서비스-묻고답하기] 를 통해 질의 남겨 주시면 도움을 드리겠습니다.

열람제한 문서의 보안 공유 방법은 과제카드 관리자(크라운)만 있나요?

열람제한 문서 보안공유 지정 권한 : 총괄관리자, 기록물담당자, 결재선(기안자/업무담당자), 과제카드 관리자(왕관), 감사담당자(감사열람조직)
열람제한 문서 열람권한 : 총괄관리자, 결재선(전체), 과제카드 관리자(왕관), 감사열람조직, 문서관리 감사담당자 권한, 공람자, 보안공유자, 부서장/학교장

문서등록대장

문서관리 → 문서함 → 문서등록대장

제목을 마스킹 처리한 문서의 경우 정보공개포털의 정보목록에 어떻게 연계되는지 궁금합니다.

제목을 마스킹 처리한 문서는 정보공개포털에 마스킹된 상태 그대로 공개됩니다. 원본 제목은 공개되지 않습니다.

제목마스킹 기능을 사용하려면 어떻게 해야 하나요?

제목마스킹은 문서 기안 시 제목 입력란에서 [제목마스킹] 옵션을 선택하면 적용됩니다. 저장하면 해당 문서의 제목이 마스킹 처리되어 표시·공개됩니다. 결재 완료 후에는 기안자가 문서등록대장에서만 마스킹 가능합니다. 단, 제목 마스킹 사용 여부는 교육청 총괄운영자가 문서환경설정에서 활성화해야 메뉴가 노출됩니다.

문서등록대장에서 수신자 숨김 기능이 적용 가능한 기준에 대해 알려주세요.

수신자 숨김은 수기입력한 민원인 수신자만 적용할 수 있습니다. 또한 해당 문서의 기안자이거나 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자만 설정 및 취소할 수 있습니다. 적용 시 권한자는 원본을 보지만, 비권한자는 숨김(* 표시)으로 보게 됩니다.

문서등록대장의 제목마스킹, 수신자숨김 처리를 취소할 수 있는 기능이 있나요?

결재 후 수행한 마스킹이나 수신자숨김은 문서의 처리과문서담당자가 취소할 수 있습니다. 취소 시 원래 제목·파일명, 원수신자 정보로 복원됩니다.

결재선 포함 사용자 외에 보안공유를 할 수 없도록 제한할 수 있나요?

보안공유를 제한하는 기능은 제공되지 않습니다.

전임자가 설정한 열람제한문서를 열람할 수 있는 방법이 있나요?

보안공유없이 열람제한문서를 열람 가능한 사용자는 총괄관리자, 기관관리자, 감사담당자, 감사담당자(감사열람조직), 부서장/학교장, 결재선, 과제카드관리자, 보안공유자, 공람자, 시도/기관기록물담당자입니다.

부서장 권한의 사용자가 하위 부서의 모든 문서를 열람할 수 있나요?

부서장 권한은 하위 부서의 모든 문서를 열람할 수 있습니다.

열람제한문서의 열람이력을 확인할 수 있나요?

네. 열람제한문서도 문서등록대장에서 열람이력 메뉴를 통해 조회할 수 있습니다.

문서등록대장 하단 공람정보의 사후보고 상태에 대해 알려주세요.

문서등록대장 하단 공람정보의 사후보고 상태는 사후보고자로 지정된 사용자가 문서를 열람한 뒤 사후보고로 처리했음을 표시하는 상태값입니다.

문서의 대국민공개여부 항목이 자동으로 변경되는 이유는 무엇인가요?

문서의 대국민공개여부가 부분공개(5호) 또는 비공개(5호) + 공개제한사유 ‘내부검토/의사결정’ + 직원열람제한 ‘지정날짜까지’로 설정된 경우, 지정일이 지나면 자동으로 공개로 전환됩니다. 이때 전환 예정 문서는 공개예정문서 함에서 확인할 수 있습니다.

결재완료된 문서의 대국민공개여부, 직원열람제한 항목을 수정하려면 어떻게 해야 하나요?

결재완료된 문서는 문서등록대장에서만 수정 가능합니다. 수정 방법은 한건수정 또는 일괄수정을 통해 대국민공개여부, 직원열람제한을 변경하는 것입니다. 단, 기록물이관된 문서는 수정할 수 없습니다.

폐지학교 문서의 대국민공개여부 수정 방법 문의드립니다.

폐지학교 문서는 먼저 조직을 ‘사용’ 상태로 변경하고 사용자에게 필요한 권한(과제카드관리자, 처리과문서담당자 등)을 부여해야 합니다. 그 후 문서등록대장 → 한건수정 또는 일괄수정 기능을 통해 대국민공개여부를 수정할 수 있습니다.

문서처리시 작성한 의견의 공개여부와 정보공개포털 연계여부에 대해 알려주세요.

문서 처리 시 작성한 의견은 내부 열람용으로만 사용되며 대국민공개 대상이 아니므로 정보공개포털과 연계되지 않습니다.

결재완료되어 문서등록대장에 등록된 문서를 삭제할 수 있나요?

아니요, 결재완료되어 문서번호가 채번된 문서는 기록물이관 대상이므로 문서등록대장에서 삭제할 수 없습니다.

첨부물분리등록한 내용을 삭제할 수 있나요?

네, 가능합니다. 문서등록대장에서 해당 문서를 선택 후 문서정보 → 분리등록 탭에서 첨부물분리등록 내역을 확인하고 수정·삭제할 수 있습니다.

첨부파일 다운로드 시 생성되는 파일명의 기준에 대해 알려주세요.

첨부파일 다운로드 시 파일명은 문서 유형에 따라 다르게 생성됩니다.

생산문서: (문서번호) 문서제목, 문서제목 [문서번호], 문서제목 (문서번호) 형식

접수문서: (문서번호 발신기관명) 문서제목, 발신기관명 문서제목 [문서번호], 발신기관명 문서제목 (문서번호) 형식으로 생성됩니다.

결재가 완료된 문서의 결재취소가 가능한가요?

아니요, 결재가 완료된 문서는 결재 취소가 불가능합니다.

이송, 반송, 경유, 회신, 재작성이 가능한 문서의 기준을 알려주세요.

이송, 반송, 경유, 회신은 접수 및 결재완료된 전자문서인 경우 업무담당자 또는 문서과문서담당자가 사용할 수 있습니다.

결재완료 전 재작성은 임시저장함 및 문서진행함(반려,회수)에서 가능합니다.

결재완료 후 재작성은 기안한문서, 접수한문서, 문서등록대장에서 가능합니다.

이송 문서 기안 시 용량초과 알림창으로 인해 기안되지 않는 경우, 어떻게 해결해야 하나요?

이송 문서는 시도교육청에서 설정한 용량 기준을 초과하면 기안되지 않습니다. 따라서 첨부파일을 용량 기준 이하로 줄여서 해결해야 합니다.

수신문서의 반송 처리 방법에 대해 알려주세요. 또 반송처리하면 문서등록대장에서 사라지나요?

수신문서를 반송하려면 문서를 접수 후 결재완료한 뒤 문서등록대장에서 해당 문서를 선택하고 상단의 반송 버튼을 클릭해 반송문서를 기안·결재하면 됩니다. 반송이 완료되면 문서 상태가 반송으로 변경되고 기존 수신문서와 반송 처리문서 모두 문서등록대장에 조회됩니다.

문서 시행정보에 작성하는 경유 항목의 작성 및 처리 방법에 대해 알려주세요.

경유 처리는 수신문서를 접수 후 결재완료한 뒤 진행할 수 있습니다. 문서등록대장에서 문서를 선택하고 상단의 경유 버튼을 눌러 경유 문서를 기안합니다. 이때 문서관리카드의 경유 항목을 입력하고, 최종수신기관을 수신처에 지정하여 발송하면 됩니다.

이미 종료된 문서의 담당자를 재지정 하고 싶습니다. 가능한가요?

종료된 문서는 결재가 완료되어 더 이상 진행 상태가 아니므로 담당자 재지정이 불가능합니다.

문서의 대국민공개여부 수정이력이 궁금한데 어디서 볼 수 있나요? 어떤 정보가 제공되나요?

문서의 대국민공개여부 수정이력은 문서관리카드의 이력보기버튼을 통해 확인할 수 있습니다. 문서등록대장에서 확인하고 싶은 문서를 클릭하면 해당 문서의 결재선에 속한 사용자에 한해 이력보기 버튼이 제공됩니다.

이력보기 기능을 통해 제공중인 정보는 아래와 같습니다.

(생산문서) 본문, 첨부, 결재경로, 발의자, 문서이력, 대국민공개
(접수문서) 결재경로, 발의자, 문서이력, 대국민공개

비공개로 결재 올리면 다른 사람이 못 보는데, 마스킹을 해야 하는 이유는 무엇인가요?

대국민공개여부의 공개여부는 정보공개포털에서만 적용되는 설정입니다. 그에 따라, 문서등록대장에서는 제목에 개인정보 그대로 출력됩니다. 이를 방지하고자 비공개 하여도 마스킹을 진행하여야 합니다.

문서등록대장(다년도검색)

문서관리 → 문서함 → 문서등록대장(다년도검색)

다년도검색에서 날짜를 지정해서 검색해야 하나요? 아니면 다년도 검색이라는 단추가 있나요?

해당 기능은 [업무관리 > 문서관리 > 문서함 > 문서등록대장(다년도검색)]을 통해 사용하실 수 있습니다. 기존 문서등록대장이 최대 1년까지만 검색이 가능하다면, 다년도검색은 기간제한 없이 조회가 가능하며 제목에 띄어쓰기나 영문 대소문자도 원활하게 검색 가능합니다.

비전자문서

과년도 비전자문서 소급등록 기간은 어떻게 정해지나요?

과년도 비전자문서 소급등록 기간은 시도 기록물 담당자가 지정하며, 최대 5월 31일까지로 제한됩니다. 이 기간을 넘기면 소급등록은 불가합니다.

과년도 소급등록문서가 당년도 문서등록대장에서 검색되는게 맞나요?

문서 소급등록은 과년도 문서를 등록하더라도 등록일자 기준으로 조회되기 때문에 당해년도 문서등록대장에서 검색됩니다.

2년 이상 지난 비전자 문서를 소급 등록 할 수 있나요?

비전자 문서의 소급등록은 시도에서 지정한 소급일자 내에서만 가능하며, 일반적으로 최대 전년도까지만 허용됩니다. 따라서 2년 이상 지난 문서는 소급등록할 수 없습니다.

문서등록대장에서 비전자문서만 조회할 수 있는 방법이 있나요?

문서등록대장 검색조건에서 문서종류 → 비전자문서를 선택하면 비전자문서만 조회할 수 있습니다.

열람제한 설정된 비전자문서를 처리과문서담당자 권한으로 수정할 수 있나요?

열람제한 문서는 결재선에 포함된 사용자만 수정할 수 있습니다. 따라서 처리과문서담당자 권한만으로는 수정할 수 없습니다.

비전자문서(생산)의 결재자를 변경하려면 어떻게 해야 하나요?

비전자문서(생산)의 결재자를 변경하려면 문서등록대장에서 해당 문서를 선택 후 수정 기능을 이용해야 합니다. 변경 후 저장하면 새로운 결재자가 반영됩니다.

결재완료된 비전자 문서를 삭제할 수 있나요?

결재가 완료되어 문서번호가 채번된 비전자문서는 문서등록대장에 기록물이관 대상으로 등록되므로 삭제할 수 없습니다.

비전자문서를 접수한 뒤 담당자가 완료 처리하면 첨부 수정이나 삭제가 가능한가요?

접수대기에서 등록한 접수 비전자문서의 경우 수정, 삭제가 불가능합니다.

최종결재자가 완료하면 문서는 회수되지 않는 것으로 알고 있습니다. 최종결재 후에도 회수되는 기능이 있으면 좋겠습니다. 기능 개선이 안 될까요?

최종결재가 완료된 문서는 종료 상태가 되므로 회수할 수 없습니다.

관련근거 : [행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정
제17조(결재받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다.

미완료문서

문서관리 → 문서함 → 미완료문서

인사발령 이전 학교의 미완료문서 처리방법 문의드립니다.

인사발령 이전 학교의 미완료문서는 해당 학교 문서담당자가 완료 처리해야 합니다. 본인은 직접 처리할 수 없습니다.

폐교의 미접수 문서에 대한 처리 방법 문의 드립니다.

폐교의 미접수 문서는 조직을 사용 상태로 변경한 뒤 담당자에게 권한을 부여해야 합니다. 이 후 담당자가 미접수 문서를 처리할 수 있습니다.

통폐합된 학교의 미완료문서를 처리하는 방법에 대해 알려주세요.

통폐합된 학교의 미완료문서는 먼저 해당 조직을 사용 상태로 수정해야 합니다. 이후 사용자에게 겸임 및 권한(과제카드관리자, 처리과문서담당자 등)을 부여하여 미완료문서를 처리할 수 있습니다.

진행상태인 접수문서의 담당자를 재지정하려면 어떻게 해야 하나요?

진행상태인 접수문서는 회수 및 결재경로 변경을 통해 재지정 할 수 있습니다.

검토자가 문서 결재 후 결재를 취소할 수 있는 방법이 있나요?

검토자(중간 결재자)나 결재자가 결재한 문서는 이미 결재처리 되어 결재 취소가 불가능합니다. 취소하려면 문서를 회수하거나 반송 처리해야 하며, 이는 기안자 또는 처리과문서담당자가 수행할 수 있습니다.

기타

로그인/세션

업무관리 시간 경과 후 다시 문서를 누르면 항상 시스템 안내 팝업 창이 생성됩니다. 원격 지원 후에도 동일 증상이 계속 발생합니다. 처리 방법을 알려주세요.

업무포털을 통해 로그인한 경우 자동 로그아웃 이후 재로그인 과정에서 발생하는 문제이며, K-에듀파인 단독 로그인 시에는 발생하지 않는 현상입니다. 현재 여러 측면에서 원인을 분석 중이며, 빠르게 처리될 수 있도록 검토하고 있습니다.

K-에듀파인 일정시간을 늘려주시면 안될까요? 눈깜빡하면 시스템이 종료됐다고 하면서 작업하던 문서 저장이 안된 경우가 많습니다

K-에듀파인의 세션 시간은 각 시도교육청에서 설정합니다. 작업 중 세션 만료가 가까워지면 연장 버튼을 눌러 시간 연장이 가능합니다. 연장을 하지 않으면 열려 있는 모든 K-에듀파인 창은 자동 로그아웃됩니다. 세션 시간을 늘리려면 해당 시도의 총괄관리자가 서비스공통 > 포털관리 > 운영환경관리 > (재정)시스템 운영설정 메뉴에서 직접 변경할 수 있습니다.