문서관리 자주 묻는 질문

개인정보관리

서비스공통 → 개인설정 → 개인정보관리

겸임 권한으로 문서를 기안할 때 전화번호가 공란으로 나올 경우 어떻게 해결 할 수 있나요?

개인정보관리 메뉴에서 겸임 조직별로 전화번호를 직접 등록해야 합니다. 개인정보는 조직별로 구분 관리되며, 입력하지 않으면 문서 하단 표시항목에 공란으로 나타납니다.

결재직위명 설정 후에도 기존 문서의 결재직위가 변경되지 않을 경우 어떻게 해야 하나요?

결재직위명은 설정 이후에 기안하는 문서부터 적용되므로, 이미 생성된 기존 문서의 결재직위는 자동 변경되지 않습니다. 기존 문서의 경우에는 해당 문서에서 직접 결재선을 수정해야 합니다.

겸임 권한으로 문서 결재 처리 시 결재직위 설정은 어떻게 해야 하나요?

겸임 권한으로 결재할 때는 겸임된 조직별로 설정된 개인정보관리의 결재직위명이 적용됩니다. 따라서 겸임 조직에서 문서를 결재하려면, 해당 조직의 개인정보관리 메뉴에서 결재직위명을 미리 등록해 두어야 하고, 여러 직위를 입력했다면 첫 번째 직위가 기본으로 반영됩니다.

기안 시 '결재직위명이 없는 결재자가 있습니다.' 문구와 함께 기안되지 않습니다.

기안 과정에서 '결재직위명이 없는 결재자가 있습니다'라는 안내와 함께 기안이 되지 않는 현상에 대한 원인은 결재선에 결재직위명이 비어 있는 사용자가 있기 때문입니다. 개인정보관리에서 본인(또는 겸임 조직)의 결재직위명을 반드시 등록하고 기안하시면 됩니다.

부재정보관리

서비스공통 → 개인설정 → 부재정보관리

사용자부재설정 시 설정할 수 있는 대리결재자 알림설정은 어떤 기능인가요?

사용자 부재설정 시 지정하는 대리결재자 알림설정은, 부재 기간 동안 결재권을 위임받은 대리결재자에게 결재 건이 도착했음을 알림으로 전달해 주는 기능입니다.

K-에듀파인에서 부재설정이 안 돼요. 나이스의 부재 설정과 연동이 안 되나요?

나이스 시스템에서 설정한 부재 정보는 K-에듀파인과 연동되지 않기 때문에 자동 반영되지 않습니다. 따라서 K-에듀파인에서 부재를 적용하려면, 별도로 부재정보관리 메뉴에서 부재기간·사유·대리결재자를 직접 등록해야 합니다.

개인수신그룹관리

서비스공통 → 개인설정 → 개인수신그룹관리

개인수신그룹 일괄등록 시 입력해야 하는 정보에 관해 알려주세요.

개인수신그룹 일괄등록 시 대내조직(NS), LDAP(MG), 문서24조직(MP)은 수신그룹명, 기관구분·코드·명, 그룹유형을 입력해야 합니다. 사용자(99)는 여기에 수신사용자ID와 이름도 추가로 입력해야 합니다.

공람수신그룹 설정하는 방법을 알려주세요.

공람수신그룹은 개인수신그룹관리 메뉴에서 등록할 수 있습니다. 문서, 메모, 일정, 메일, 공람 중 원하는 유형을 선택해 수신그룹을 신규로 등록하거나, 엑셀 업로드를 통해 일괄 등록할 수 있습니다.

나의결재선관리

서비스공통 → 개인설정 → 나의결재선관리

나의결재선 작성 방법에 대해 알려주세요.

나의결재선 작성 방법은 나의결재선관리에서 구분(기안, 접수, 비전자문서)을 선택하고 필요한 결재자를 추가해 결재선을 등록·수정할 수 있습니다.

개인문서환경설정

서비스공통 → 개인설정 → 개인문서환경설정

문서관리카드 사용자 화면 넓게 쓰기를 사용하고 싶은데, 어디서 설정할 수 있나요?

문서관리카드 UI는 보통(기본형, 글자 크기 선택 가능), 크게(결재정보·본문 분리 + 글자 크기 19pt), 가로(결재정보·본문 분리) 세 가지로 설정할 수 있습니다.

개인문서환경설정에서 설정한 항목(트리보기, 기본 탭 등)은 타결재권자에게도 적용되나요?

개인문서환경설정은 개인별 적용 옵션이므로, 트리보기·기본탭 같은 설정은 본인 화면에만 반영됩니다. 따라서 다른 결재권자 화면에는 영향을 주지 않습니다.

문서 접수 시 업무관리자와 업무담당자의 결재 순서 기본값은 어떻게 설정하나요?

접수문서 결재경로 기본값은 개인문서환경설정에서 설정하며, 업무담당자 → 업무관리자 또는 업무관리자 → 업무담당자 순서 중 원하는 방식으로 지정할 수 있습니다.

개인문서환경설정의 기본과제카드 설정이 접수문서에도 적용되나요?

기본과제카드 자동 지정은 생산문서 기안 시에만 적용되며, 접수문서에는 적용되지 않습니다.

개인환경설정

서비스공통 → 개인설정 → 개인환경설정

알림존 발송대기에 숫자와 문서가 보이게 하는 방법은?

알림존에는 사용자가 개인환경설정 → 알림존 설정에서 선택한 항목만 노출됩니다. 따라서 발송대기를 설정하지 않으면 해당 영역에는 건수나 목록이 나타나지 않습니다.

문서환경설정

서비스공통 → 포털관리 → 운영환경관리 → 문서환경설정

문서 처리 시 개인정보필터가 적용되게 하려면 어떻게 해야 하나요?

개인정보필터는 문서관리카드 상단의 개인정보필터 버튼을 통해 본문과 첨부파일 내 개인정보(주민등록번호, 계좌번호, 전화번호 등)를 검출할 수 있습니다. 다만, 자동 필터링 적용 여부는 시도교육청 총괄운영자가 운영환경관리 → 문서환경설정에서 설정해야 합니다. 총괄운영자가 기능을 활성화하면 결재 시 자동으로 개인정보 검출이 수행됩니다. 또한 문서함에서 한건수정, 일괄수정으로 대국민공개여부를 비공개에서 공개로 전환할 때에도 개인정보필터를 사용할 수 있습니다. 이 기능은 서비스공통 > 포털관리 > 운영환경관리 > 문서환경설정에서 '한건수정, 일괄수정 개인정보필터 사용여부'를 설정한 시도교육청에서만 제공됩니다.

대국민공개여부 기본값을 변경하려면 어디서 설정하나요?

대국민공개여부 기본값은 (업무)시도총괄관리자가 [서비스공통] > [포털관리] > [운영환경관리] > [문서환경설정] 메뉴에서 변경합니다. 대국민공개여부 기본값에서 자주 사용하는 상태(공개·부분공개·비공개)를 선택하고 상단의 [저장] 버튼을 클릭하면, 이후 기안문을 작성할 때 해당 값이 기본으로 자동 선택됩니다.

첨부파일 등록 개수와 용량 제한은 어떻게 되나요?

첨부파일 업로드 개수는 별도로 제한하지 않으며, 전체 첨부파일의 총 용량을 기준으로 제한합니다. 이때 적용되는 용량은 시도총괄관리자가 설정하므로 시도별로 다릅니다. 시도총괄관리자는 [서비스공통] > [포털관리] > [운영환경관리] > [(재정)시스템 운영설정] 또는 [(업무)시스템 운영설정] 화면에서 첨부파일 사이즈를 설정할 수 있으며, 문서의 경우 시도총괄관리자(업무)가 [서비스공통] > [포털관리] > [운영환경관리] > [문서환경설정] 화면에서 문서 첨부파일 용량을 1~999MB 범위로 설정할 수 있습니다. 다만 행안부유통센터를 통해 대외발신하는 문서의 첨부파일은 5MB로 제한됩니다.

조직관리

서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)조직관리 → 조직관리

표준 서식의 상, 하단 홍보문구 또는 로고의 변경은 어디서 어떻게 할 수 있나요?

표준 서식의 상·하단 홍보문구나 로고는 기관관리자(업무) 권한자가 조직관리에서 홍보문구, 로고/상징 등 항목을 조회 및 변경할 수 있습니다.

발송 전 발신명의 변경이 가능한가요?

문서 최종결재 완료 전에는 문서관리카드에서 발신명의를 변경할 수 있습니다. 그러나 최종결재 후 발송대기·발송처리에 있는 경우에는 발신명의 변경이 불가능합니다.

국립학교에서 수신문서는 받지 않고 재정문서만 사용할 수 있나요?

국립학교의 경우 수신문서(유통문서)는 코러스(국립대학자원관리시스템)로 오게끔 등록하면 K-에듀파인이 아닌 코러스의 문서함에 문서가 수신됩니다. 또한 같은 교육청 내에서 발송한 수신문서(유통문서 외)는 대내수신자설정여부를 아니오로 설정하면 문서가 수신되지 않습니다. 다만 재정문서 사용을 위해서는 공식조직여부, 문서함보유여부, 과제카드사용여부가 모두 예로 설정되어 있어야 합니다.

사용자관리

서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)사용자관리 → 사용자관리

문서 발송 시 '부서장이 설정되어 있지 않습니다' 문구와 함께 발송처리가 되지 않습니다.

부서장 미지정으로 발생하는 오류입니다. [서비스공통] > [조직및사용자] > [(업무)사용자관리] > [사용자관리] 화면에서 부서장으로 지정할 사용자를 선택한 뒤 [부서장지정] 버튼을 클릭하여 지정해야 합니다.

발송처리 누르면 서명 구분에 부서장 설정이 되어있지 않다는 알림이 뜨며 진행이 안되는데, 어떤 설정이 필요한가요?

부서장이 지정되어 있더라도 부서장 서명인은 별도로 등록해야 하며, 서명인이 등록되어 있지 않으면 자동발송 시 서명구분을 부서장인서명으로 선택할 수 없습니다. 부서장 서명인은 부서장여부 항목의 [서명인] 기능으로 등록하며, 등록 주체에 따라 화면이 다릅니다.

부서장 본인 : [개인설정] > [개인정보관리] 화면에서 직접 등록합니다.
기관관리자(업무) : [서비스공통] > [조직및사용자] > [(업무)사용자관리] > [사용자관리] 화면에서 부서장 사용자ID를 클릭한 후 사용자정보조회 팝업에서 대리 등록합니다.
처리과문서담당자 : [개인설정] > [부서(학교)사용자관리] 화면에서 사용자를 선택한 후 우측 사용자 상세정보에서 대리 등록합니다.

조직도에 표기되는 사용자의 순서를 변경하려면 어떻게 해야 하나요?

조직도 표시 순서는 사용자관리 메뉴에서 사용자 정보 수정 시 정렬 순번을 조정하여 변경할 수 있습니다. 변경 후 저장하면 조직도에 반영됩니다.

서비스공통 → 조직및사용자 → (업무)사용자관리 → 감사담당자관리

외부사용자를 감사담당자로 지정하는 방법에 대해 상세히 알려주세요.

감사담당자관리 메뉴에서 외부사용자 정보를 입력 후 감사담당자로 등록할 수 있습니다. 이 경우 외부사용자는 내부 사용자와 동일하게 감사권한으로 문서를 열람·확인할 수 있습니다.

접근권한관리

서비스공통 → 권한관리 → (업무)접근권한관리 → 사용자별권한관리

공문을 접수할 수 있는 권한을 사용자에게 설정하고 적용하려면 어떻게 해야 하나요?

사용자별권한관리에서 해당 사용자에게 ‘처리과문서담당자’ 권한을 부여해야 합니다. 이 권한을 받아야만 접수대기 문서를 확인하고 접수할 수 있습니다.

기관장 권한을 부여하면 열람제한 문서를 포함한 기관내 모든 부서의 문서를 열람할 수 있나요?

기관장 권한을 부여받은 사용자는 열람제한이 설정된 문서를 포함하여 기관 내 모든 문서를 열람할 수 있습니다.

문서관리카드

대국민공개여부 변경 시 대국민공개여부, 직원열람제한 설정 관련 팝업창을 나타나지 않게 할 수 없나요?

대국민공개여부, 직원열람제한은 정보공개포털과 직접 연계되는 중요한 항목이므로, 팝업 안내는 필수로 제공됩니다. 사용자가 임의로 숨기거나 제거할 수 없습니다.

문서관리카드 본문 하단 결재일자, 시행일자 관련 문의 드립니다.

결재일자와 시행일자는 문서의 결재 진행 및 발송 처리 단계에서 자동 반영됩니다. 사용자가 직접 입력하는 항목이 아니며, 결재 또는 발송 완료 시점에 시스템에서 기록됩니다.

문서관리카드의 관련정보를 설정할 수 있는 방법을 알려주세요.

문서관리카드 결재정보 탭에서 관련정보 추가 기능을 통해 다른 문서관리카드, 메모보고, 지시사항 등을 목록에서 선택 후 설정할 수 있습니다.

참조한 수신자가 보이지 않게 설정할 수 있나요?

참조 수신자를 숨기려면 기안 또는 결재 시 문서관리카드기안 > [수신자지정] > [수기입력] 탭에서 민원인을 선택한 뒤 '수신자숨김'을 체크하여 추가해야 적용됩니다. 이미 수신자목록에 등록되어 있는 수신자를 결재자가 숨기려는 경우에는, 해당 수신자를 삭제한 뒤 '수신자숨김'을 체크한 상태로 목록에 다시 추가해야 합니다. 또는 수신자목록 하단의 '일괄수신자숨김'을 체크하면 목록에 등록된 모든 수신자가 한 번에 숨김 처리됩니다. 결재완료된 문서의 경우 기안자가 문서등록대장 > 문서 선택 후 [후마스킹] > 수신자숨김을 선택하여 적용할 수 있습니다.

조직정보를 수정할 경우 문서번호가 어떻게 변경되는지 기준과 시점을 알고 싶어요.

조직명이 변경되면 문서번호에 표시되는 조직명도 함께 변경됩니다. 행정표준기관코드가 변경될 경우 문서번호의 일련번호가 처음부터 다시 채번됩니다. 이러한 변경 사항은 조직정보가 수정된 이후부터 문서번호가 채번되는 모든 문서에 적용됩니다.

문서관리카드 전체화면 외에 창크기를 원하는 만큼 키운 사이즈를 고정하고 싶습니다. 어떻게 가능한가요?

문서관리카드 UI의 경우 반응형으로 개발되지 않았습니다. 하지만, 사용자 편의를 위해 현재 문서관리카드 크기는 보통, 크게, 가로 3가지 옵션이 제공되고 있습니다.

문서관리카드 본문에 한글 조판부호가 계속 표시되는데 없앨 수 있나요?

문서관리카드 본문의 조판부호 표시 여부는 개인 PC에 설치된 한ODT의 설정을 따릅니다. 따라서 한ODT에서 설정을 변경하면 기안기 본문에도 동일하게 적용됩니다. 조판부호를 표시하지 않으려면 한ODT > 보기 > 조판부호 체크를 해제한 뒤 저장하여 사용하시기 바랍니다.

문서 결재 시 [XML 변환 실패] 또는 [변환할 수 없는 문자 포함] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

본문, 제목, 첨부파일명에 특수문자나 한자를 입력할 때 완성형(KS)문자표에서 문자를 삽입하지 않으면 공문서 유통 XML 변환에 실패할 수 있습니다. 따라서 특수문자와 한자는 반드시 완성형(KS)문자표에서 선택하여 입력해야 합니다.

본문 이동 시 [손상된 파일이거나 지원하지 않는 파일입니다] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

해당 현상은 기관에서 사용 중인 로고 및 상징이미지가 손상되어 발생할 수 있습니다. [서비스공통] > [조직및사용자] > [(업무)조직관리] > [조직관리] 메뉴에서 로고 및 상징이미지를 수정하시고, 권한이 없다면 기관관리자에게 요청하여 수정하시기 바랍니다.

결재 시 [손상된 파일이거나 필터에서 지원하지 않는 파일입니다] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

결재 시 발생하는 파일 손상 관련 오류 역시 기관에서 사용 중인 로고 및 상징이미지 파일이 손상되어 발생할 수 있습니다. [서비스공통] > [조직및사용자] > [(업무)조직관리] > [조직관리] 메뉴에서 로고 및 상징이미지를 수정한 뒤 다시 진행하시고, 권한이 없다면 기관관리자에게 요청하여 수정하시기 바랍니다.

문서 결재요청 시 [본문의 서명 필드가 존재하지 않습니다] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

해당 오류는 결재직위명이 입력되어 있지 않을 때 나타납니다. [서비스공통] > [개인설정] > [개인정보관리] 화면에서 직위, 직급, 결재직위명이 입력되어 있는지 확인하시기 바랍니다. 결재직위명이 입력되어 있는데도 동일한 오류가 발생하면 유지관리팀에 문의하시기 바랍니다.

문서 결재요청 시 [필드가 2개 이상 존재, 중복 필드: 본문] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

해당 오류는 ODT 하단에 본문 필드가 2개 이상 생성되어 발생하며, 주로 한글 파일에 작성한 내용을 기안기 창에 그대로 복사해 붙여넣을 때 나타납니다. 본문을 수기로 다시 입력하거나, 내용을 메모장에 한 번 붙여넣은 뒤 메모장의 텍스트를 그대로 복사해 붙여넣어 확인하시기 바랍니다.

문서 결재요청 시 [문서관리 연계 URL호출] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

해당 오류는 자료권한 신청 후 권한이 정상적으로 부여되지 않았을 때 발생할 수 있습니다. 자료권한 기관이 있는 경우에는 원소속에서 자료권한 신청을 다시 진행하거나 자료권한 기관에서 자료권한 신청승인을 진행하시고, 자료권한 기관 없이 원소속에서 결재요청하는 경우에는 필요한 권한을 다시 부여받으시기 바랍니다. 위 조치 후에도 동일한 현상이 반복되면 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

결재요청 시 [유효성에 위배되었습니다] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

해당 오류는 사용자에게 업무관리 기본권한이 없을 때 나타납니다. 업무처리에 맞게 권한이 부여되어 있는지 먼저 확인한 뒤 진행하시기 바랍니다. 권한이 정상적으로 부여되어 있는데도 동일한 현상이 발생하면 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

수신자 지정 시 조직(수신처)이 조회되지 않거나 선택되지 않아요.

수신처가 조회되지 않는 경우 수신자지정 팝업의 탭에 따라 다음과 같이 확인합니다.

조직도 탭: 해당 조직의 수신자설정여부가 '아니오'로 되어 있을 수 있습니다. 대내 조직의 수신자설정여부는 기관관리자(업무)가 [서비스공통] > [조직및사용자] > [(업무)조직관리] > [조직관리] 메뉴에서 수정할 수 있습니다.
행안부유통 탭: 수신처가 조회되지 않거나 회색으로 비활성화되어 선택되지 않는 경우, 정부디렉터리 시스템(www.dir.go.kr)에서 조직을 검색하여 조직정보(대외문서 송신여부, 문서 처리과 여부)를 확인한 뒤 해당 기관에 문의하시기 바랍니다.
문서24 탭: 수신처가 조회되지 않을 경우 [사용자지원서비스] > [질의응답] > [묻고답하기]를 이용해 문의하시기 바랍니다.

대용량 첨부 파일 링크에 문제 있어요

대용량 첨부파일 링크는 K-에듀파인이 아닌 별도의 대용량 파일 전송 서버에 보관된 파일을 연결하는 방식입니다. 따라서 링크가 열리지 않거나 파일을 내려받을 수 없는 경우 K-에듀파인에서는 확인하거나 조치할 수 있는 사항이 없으므로, 해당 문서를 보낸 발송처에 문의하시기 바랍니다.

공용서식

문서관리 → 기안 → 공용서식

현재 서식의 자동저장문서가 존재합니다.

문서 작성 중 자동 저장된 문서가 있을 경우 문서관리카드 작성 시 자동저장문서 불러오기 안내 팝업이 표시됩니다. 자동저장문서를 불러와 계속 작성할 수 있으며, 정상 처리 후에는 자동저장문서가 삭제됩니다.

문서 기안 시 사용 가능한 일괄기안은 어떤 기능인가요?

일괄기안은 한 문서관리카드에서 여러 안(案)을 추가하여 동시에 기안·결재할 수 있는 기능입니다. 동일 서식으로 2안 이상 작성할 수 있으며, 안 추가 후 일괄 결재까지 진행할 수 있습니다. 다만 자동발송은 지원되지 않습니다.

공용서식·샘플서식(간이서식)을 신규로 추가하려면 어떻게 하나요?

공용서식과 샘플서식은 (업무)시도총괄관리자가 신규로 등록·관리할 수 있습니다. 공용서식(간이서식)은 [서비스공통] > [포털관리] > [운영환경관리] > [문서관리 공통서식] 메뉴에서, 샘플서식은 [서비스공통] > [포털관리] > [운영환경관리] > [문서관리 샘플서식] 메뉴에서 각각 [추가] 버튼을 클릭해 등록합니다.

학교 내부에서 사용할 서식을 추가할 수 있나요?

학교 내부에서는 서식을 추가할 수 없습니다. 모든 서식은 시도교육청의 (업무)시도총괄관리자가 일괄 공통으로 제작하여 학교에서 사용하는 구조이며, 공용서식과 샘플서식의 등록·관리도 (업무)시도총괄관리자만 [서비스공통] > [포털관리] > [운영환경관리] 메뉴에서 수행할 수 있습니다.

공용서식에 지정된 협조자보다 결재선에 인원을 더 추가할 수 있나요?

공용서식에 지정된 협조자(또는 결재자) 인원보다 더 많이 추가할 수 없습니다. [공용서식] 목록의 서식명에 명시된 결재자·협조자 수(예: 결재4인, 협조8인)만큼만 결재선에서 추가할 수 있습니다.

결재경로지정

문서관리 → 기안 → 결재경로지정

결재라인의 별표(★) 기호를 없애고 싶어요.

결재라인의 별표는 발의자를 의미합니다. 발의자는 기안하도록 지시한 사람을 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자가 발의자가 됩니다. 기안 시 결재경로설정 화면 하단의 결재선에서 사용자 목록 우측의 발의자 항목을 선택·해제할 수 있으며, 기안자는 발의자가 자동으로 선택되어 있으나 해제할 수 있습니다. 결재선의 모든 사용자가 발의자로 선택되어 있지 않으면 별표가 표시되지 않습니다. 기안자가 아닌 사용자를 발의자로 지정할 수도 있고 여러 명을 발의자로 선택할 수도 있으며, 이 경우 선택된 모든 사용자의 이름 앞에 별표가 표시됩니다.

부재중인 결재자(예: 교장)와 대리 결재자(예: 교감)를 결재경로에 모두 넣고 싶어요.

부재자를 결재경로에 함께 추가하려면, 결재경로 지정 시 나타나는 부재자 결재선 팝업에서 [대리결재자가 결재처리 및 부재자 전결처리(대결)] 선택지를 선택하면 됩니다. 이 경우 결재경로에 부재자와 대결자 정보가 모두 포함됩니다. 다만 부재자는 결재를 진행할 수 없어 결재선에 참여만 되고, 실제 결재는 대결자가 처리하면서 종료됩니다.

대리결재자를 지정한 뒤에 다른 결재자를 추가할 수 있나요?

업무관리시스템에서는 대리결재자를 선택하면 그 이후에는 추가 결재자를 지정할 수 없습니다.

결재경로를 상위 교육청으로 지정할 수 있나요?

결재경로 지정 시 상위 교육청은 결재자로 지정할 수 없습니다.

재정기안

문서관리 → 기안 → 재정기안

반려한 품의기안은 삭제되나요?

반려된 품의기안은 문서진행에서 회수한 후 삭제 또는 연계반송 기능으로 처리할 수 있습니다. 결재가 완료되지 않은 상태의 기안문만 삭제할 수 있습니다.

지출결의 문서의 대국민공개여부와 문서관리 연계 재정문서의 대국민공개여부 설정관계에 대해 알려주세요.

재정업무에서 생성된 재정문서는 기본적으로 대국민공개여부가 비공개(6호)로 설정됩니다. 그러나 문서관리 연계 시 기안자가 대국민공개여부를 수정할 수 있으며 학교회계의 경우 대국민공개여부를 선택해야 합니다.

해당 문서에는 필수결재선이 포함되어 있다는데?

재정기안의 경우 필수결재선을 설정할 수 있으며, 설정된 경우 해당 결재자가 포함되지 않으면 문서를 상신할 수 없습니다. 따라서 지정된 필수결재선을 반드시 포함해 결재선을 구성해야 합니다.

재정문서 결재요청 시 [에러가 발생했습니다] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

문서 제목, 본문, 첨부파일명에 특수문자나 특정 단어가 포함되어 있으면 해당 오류가 발생할 수 있습니다. 제목·본문·첨부파일명에 특수문자가 있는지 다시 확인한 뒤 재결재하시기 바랍니다.

진행 중인 재정문서를 반송하려면 어떻게 해야 하나요? 진행중이라 반송할 수 없다고 나옵니다.

재정문서는 진행 상태에 따라 반송 방법이 다르므로, 먼저 문서의 진행 상태를 확인한 뒤 상태에 맞는 절차를 진행하시면 됩니다.

기안대기중: [문서관리] > [기안] > [재정기안]에서 해당 문서를 선택한 후 [반송]을 진행합니다.
결재중: [문서관리] > [결재] > [문서진행]에서 문서를 선택해 [회수]한 뒤 [삭제/연계반송]을 진행합니다. 또는 소속기관의 처리과문서담당자 권한자가 [문서관리] > [문서함] > [미완료문서]에서 문서를 선택해 [회수] 후 [삭제/연계반송]을 진행합니다.
완료: 문서번호가 채번되어 문서등록대장에서 '완료' 상태로 조회되는 문서는 삭제 및 반송 처리가 불가능합니다.

재정기안 반송 시 [반송실패하였습니다] 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

재정문서는 결재요청 후 연계처리되는 방식이므로, 연계실패나 문서처리 실패 등 다양한 원인으로 반송이 실패할 수 있습니다. 이 경우 문서를 확인한 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

회계에서 결재요청했는데 재정기안에서 조회되지 않아요.

K-에듀파인은 재정과 업무 권한을 구분하여 부여할 수 있으므로, 화면 오른쪽 상단 콤보박스에 어떤 부서가 선택되어 있는지 먼저 확인해야 합니다. 재정권한과 업무권한이 서로 다른 부서로 지정된 경우, 재정연계문서는 재정권한 부서에서 결재요청하더라도 업무권한 부서의 재정기안함에서 조회됩니다. 예를 들어 재정권한이 재정과, 업무권한이 총무과이면 재정과에서 결재요청하더라도 총무과 재정기안함에서 조회됩니다. 재정·업무 권한이 동일 부서인 경우에는 해당 부서의 재정기안함에서 조회됩니다. 위 사항을 모두 확인했는데도 재정연계문서가 조회되지 않으면 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

결재완료된 문서가 재정기안 목록에 계속 남아있어요.

결재처리 후에도 재정문서가 재정기안에 남아 있는 경우는 후처리 프로세스가 정상적으로 동작하지 않았을 때 발생합니다. 문서를 확인한 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

재정문서 상태가 업무관리와 회계에서 다르게 표시돼요.

재정업무의 문서 상태와 업무관리의 문서 상태가 서로 다른 경우는 재정문서 처리 과정의 후처리 프로세스가 정상적으로 동작하지 않았을 때 발생합니다. 문서를 확인한 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

연계기안

문서관리 → 기안 → 연계기안

나이스는 결재중인데 어디서 확인하나요?

[문서관리] > [기안] > [나이스연계기안]에서 기안대기중, 결재중, 기안회수 상태의 문서를 조회할 수 있습니다. K-에듀파인에서 결재가 완료된 문서와 회수 후 삭제/연계반송 처리한 문서는 나이스로 연계되어 처리되므로 나이스연계기안에서 조회되지 않습니다.

나이스에서 결재요청한 문서를 문서진행에서 회수/삭제했더니 나이스는 결재중이고 에듀파인에서는 문서가 조회되지 않아요.

연계문서를 [회수]한 뒤 [삭제/연계반송]하면 K-에듀파인에서는 문서가 삭제되고 나이스로 반송 처리되므로, K-에듀파인에서 조회되지 않는 것은 정상 동작입니다. 다만 나이스와 K-에듀파인 간 연계 데이터는 실시간으로 반영되지만 유통모듈 장애가 발생하면 반송 결과가 나이스에 반영되지 않을 수 있습니다. 나이스에서 계속 결재중 상태로 남아 있다면 연계 상태 확인이 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

내문서함

문서관리 → 내문서함

내문서함에서 삭제한 문서를 복구할 수 있나요?

내문서함 하위 메뉴 중 문서를 삭제할 수 있는 메뉴는 기안한문서, 결재한문서, 접수한문서, 연계기안한문서, 부재중문서입니다.

목록에서 삭제한 문서는 해당 메뉴에서 복구할 수 없습니다. 다만 문서 자체가 삭제되는 것은 아니므로 [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 조회할 수 있습니다.

연계기안한문서에서 삭제한 경우 복구 가능한가요?

연계기안한문서에서 삭제하면 해당 목록에서만 제거되며 목록에서는 복구할 수 없습니다. 삭제한 문서는 [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 조회할 수 있습니다.

기안한문서

문서관리 → 내문서함 → 기안한문서

전출 시 전임지에서 기안한 문서를 볼 수 있는 방법은 전혀 없나요?

문서는 소속된 부서를 기준으로 처리되므로 전출되었을 경우 소속부서의 변경으로 기안한문서함에서는 볼 수 없습니다.

결재대기

문서관리 → 결재 → 결재대기

열람시암호확인이 설정된 문서는 일괄결재가 안 되는 것일까요?

열람시암호확인이 설정된 문서도 일괄결재 대상이며, 일괄결재가 가능합니다.

추가재발송요청 승인된 문서의 발송은 어떻게 하나요?

승인자가 승인한 문서는 자동으로 발송됩니다.

추가재발송요청을 취소하려면 어떻게 해야 하나요?

추가재발송요청의 경우 승인자가 거부할 수 있으며 거부한 요청은 취소됩니다.

추가재발송 기능은 원래 발송했던 곳도 다시 발송하나요?

재발송과 추가재발송 기능은 차이가 있습니다. 기존 발송했던 곳으로 다시 보내는 기능은 재발송입니다. 추가재발송 기능은 해당 문서의 수신처를 새롭게 추가하는 기능입니다. 추가재발송의 경우 중복발송하면 유통발송을 제외한 대내, 대외발송은 수신처의 접수대기에 동일 문서가 존재할 경우 중복처리로 수신되지 않지만 동일 문서가 결재완료되어 접수대기에 없는 경우면 수신처리 됩니다. 단, 유통발송은 중복없이 수신처리됩니다.

문서 추가 재발송 처리를 할 수 있는 처리자는 누구인가요?

해당 문서의 기안자 또는 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자가 추가재발송을 처리할 수 있습니다.

기안자인데 추가 재발송한 문서에 대해 회수 처리가 불가합니다.

추가재발송요청을 누가 했는지에 따라 회수 가능 여부가 달라집니다. 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자가 추가재발송요청을 한 경우에는 기안자가 문서등록대장에서 회수할 수 없습니다.

기안자 본인이 추가재발송요청을 했는데도 회수되지 않는다면 화면을 새로고침하여 추가재발송요청이 이미 승인된 상태인지 확인하시기 바랍니다. 아직 요청 상태인데도 회수되지 않으면 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

결재대기 문서 색깔은 무엇을 의미하나요?

결재대기 목록의 문서종류(일반, 수신, 발신) 항목은 해당 문서의 시행종류에 따라 색상을 다르게 표시합니다.

내부결재 : 검은색
대내시행 : 파란색
대외시행 : 분홍색

시행종류는 문서를 선택한 후 오른쪽 상단의 [문서정보] 버튼을 클릭하거나, 목록의 상태 아이콘을 클릭하면 목록 하단에 나타나는 [문서정보] 탭의 시행종류에서 확인할 수 있습니다.

문서유형이 일반이라고 써있는데 분홍색인 게 있어요.

문서종류에 표시되는 일반·수신·발신과 글자 색상은 서로 다른 정보를 나타냅니다. 문서종류는 문서의 생산·수신 구분을 의미하고, 색상은 시행종류(내부결재·대내시행·대외시행)를 의미합니다. 따라서 문서종류가 일반이면서 대외시행으로 기안된 문서는 분홍색으로 표시됩니다.

결재대기에서 중단, 반려, 보류 버튼이 보이지 않는데 왜 그런가요?

결재대기에서는 [문서처리] 시 처리구분 유형으로 결재, 반려, 보류, 중단을 선택하여 처리하며, 선택할 수 있는 처리구분은 문서종류에 따라 다릅니다.

생산문서 : 검토자와 결재자는 결재, 반려, 보류, 중단을 모두 선택할 수 있습니다.
접수문서 : 반려, 보류, 중단을 선택할 수 없고 문서처리만 할 수 있습니다.

따라서 접수문서를 처리하는 경우에는 반려·보류·중단 버튼이 제공되지 않습니다.

결재대기에 있는 문서는 어떻게 반려 하나요?

반려 방법은 문서종류에 따라 다릅니다.

생산문서 : [문서관리] > [결재] > [결재대기]에서 [문서처리] 시 처리구분을 반려로 선택한 후 처리하면 반려됩니다.
접수문서 : 처리구분에 반려가 제공되지 않으므로, 문서관리카드에서 [재지정요청]을 통해 반려할 수 있습니다.

이미 결재가 완료된 문서가 결재대기에서 계속 조회돼요.

결재가 완료된 문서는 결재대기에서 조회되지 않는 것이 정상입니다. 완료된 문서가 계속 조회된다면 결재 후처리 과정에서 문서 상태가 반영되지 않았거나 일시적인 오류가 발생한 경우입니다. 목록을 재조회한 뒤에도 동일한 현상이 계속되면 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

부재설정했는데 부재자의 결재대기에 문서가 조회되는 이유가 궁금해요.

부재자를 결재선에 추가할 때 나타나는 부재자 결재선 팝업의 4가지 선택지 중 아래 두 가지를 선택한 경우에는 부재자 본인이 복귀 후 결재대기에서 직접 결재를 처리해야 하므로, 부재 설정이 되어 있어도 부재자의 결재대기에 문서가 조회됩니다.

부재자가 결재처리 안함 : 부재자가 최종결재자로 지정된 경우에는 부재자가 복귀한 후 결재대기에서 결재를 처리해야 합니다.
부재자가 복귀 후 결재처리 : 부재자가 복귀한 후 결재대기에서 결재를 처리해야 합니다.

결재대기에서 결재진행중인 문서의 결재경로를 변경하려면 어떻게 해야 하나요?

[문서관리] > [결재] > [결재대기]에서 문서제목을 선택한 후 상단의 [결재경로] 버튼을 클릭하거나, [결재정보] 탭의 결재경로 항목에서 [결재경로지정] 버튼을 클릭하여 변경할 수 있습니다. 다만 결재대기에서 문서를 처리하는 사용자가 협조자인 경우에는 결재경로를 변경할 수 없습니다.

과제카드 돋보기 버튼이 없는데 왜 그런가요?

문서관리카드에서 과제카드를 지정할 때 돋보기 버튼이 보이지 않는다면 해당 접수문서의 업무담당자로 지정되어 있지 않기 때문입니다. 과제카드는 문서종류에 따라 지정하는 사용자가 다릅니다.

생산문서 : 기안자가 결재처리할 때 과제카드를 지정합니다.
접수문서 : 업무담당자가 결재처리할 때 과제카드를 지정합니다.

일괄과제처리는 어떨 때 사용하나요?

수신문서의 업무담당자로 지정된 사용자가 여러 건의 문서에 과제카드를 지정하고 문서처리까지 한 번에 진행해야 할 때 사용합니다. [문서관리] > [결재] > [결재대기]에서 [일괄과제결재]를 선택하면 선택한 문서들의 과제카드 지정과 문서처리를 일괄로 진행할 수 있습니다.

일괄담당자과제지정은 어떻게 하나요?

[문서관리] > [결재] > [결재대기]에서 [일괄담당자과제지정]을 선택하여 사용합니다. 수신문서의 업무관리자(마지막결재자)로 지정된 경우에 여러 건의 문서에 대한 업무담당자를 일괄로 지정할 수 있습니다.

이때 본인을 업무담당자로 지정하면 업무담당자 지정과 함께 과제카드 지정 및 문서처리까지 일괄로 진행됩니다.

문서진행

문서관리 → 결재 → 문서진행

접수문서의 과제카드는 어디서 어떻게 설정할 수 있나요?

접수문서의 과제카드는 업무담당자로 지정된 사용자가 결재대기에서 설정할 수 있습니다.

문서회수가 안되고 [회수할 수 없는 문서가 있습니다] 안내문구가 떠요.

문서진행에서 회수가 처리되지 않는 경우는 주로 이미 상위 결재자가 결재를 진행했거나, 문서의 상태가 회수할 수 없는 단계로 변경되었기 때문입니다. 먼저 문서 목록을 재조회하여 문서의 현재 상태를 확인한 후 다시 회수를 시도해 보시기 바랍니다.

문서진행에서 [공람지정 할 수 없는 문서입니다] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

[문서관리] > [결재] > [문서진행]에서 [공람]은 수신문서인 경우에만 지정할 수 있습니다. 해당 문서의 시행종류가 대내/수신 또는 대외/수신인지 확인하시기 바랍니다.

결재중인 문서 결재경로 수정할 수 있나요?

결재가 진행 중인 문서도 결재경로를 수정할 수 있으며, 본인이 해당 문서에서 어떤 역할인지에 따라 사용하는 메뉴가 다릅니다.

기안자·접수자 : [문서관리] > [결재] > [문서진행]에서 해당 문서의 [결재경로변경]을 통해 수정합니다.
검토자·결재자 : [문서관리] > [결재] > [결재대기]에서 문서를 처리하기 전에 [결재경로지정]을 통해 수정합니다.

공문게시

발송처리한 문서를 공문게시로 발송변경요청 할 수 있나요?

발송처리한 문서는 발송변경요청을 할 수 없습니다.

문서발송 시 설정할 수 있는 공문게시는 어떤 기능인가요?

문서를 발송할 때 공문게시 설정을 하면 수신처의 접수대기가 아닌 각 부서의 공문게시판에 게시됩니다. 다만 공문게시를 하기 위해서는 대국민공개여부가 공개로 설정되어 있어야 합니다.

공문게시 주제영역은 공통사항인가요?

시도별로 주제영역목록을 설정할 수 있으며 시도총괄관리자가 공통코드관리에서 관리할 수 있습니다.

접수대기의 일괄접수공문게시는 어떤 기능인가요?

선택한 접수문서들을 공문게시판에 등록하여 각 수신기관의 공문게시판에서 열람할 수 있도록 게시하는 기능입니다.

문서 결재완료 후 공문게시 가능한가요?

결재가 완료된 문서도 공문게시할 수 있으며, 문서종류에 따라 사용하는 메뉴가 다릅니다.

발송문서 : [문서관리] > [발송함] > [발송대기]에서 해당 문서를 클릭한 후 [공문게시로변경요청]을 통해 게시합니다.
접수문서 : [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 해당 문서를 클릭한 후 [공문게시지정]을 통해 게시합니다.

공문게시는 대국민공개여부가 공개인 문서만 가능하므로, 해당 문서가 공개가 아닌 경우에는 문서등록대장에서 [한건수정]으로 대국민공개여부를 공개로 변경한 후 공문게시하시기 바랍니다.

접수대기에서 [접수공문게시일 경우 LDAP 및 수기입력은 제외됩니다] 알림이 나오는데 어떻게 해야 하나요?

접수대기에서 공문게시를 진행할 때 조직도로 지정한 수신처만 공문게시 대상이 되고, 행안부유통(LDAP), 문서24, 수기입력으로 지정된 수신처는 공문게시할 수 없기 때문에 나타나는 알림입니다. 다만 공용그룹, 지역그룹, 개인수신그룹으로 지정한 수신처라도 조직도에서 등록한 수신처라면 공문게시 대상에 포함됩니다.

해당 문서의 수신처 중 위 세 가지 경로로 입력된 수신처가 있는지 확인하시기 바랍니다. 게시할 수 없는 수신처는 공문게시 대상에서 자동으로 제외되며, 나머지 수신처에 대한 공문게시는 정상적으로 진행됩니다.

시도에서 보내주는 공문을 선별적인 사람들에게만 게시할 수 있나요?

공문게시는 특정 사용자를 지정할 수 없으며 부서 단위로만 지정할 수 있습니다. 따라서 게시 대상을 부서보다 좁게 한정하는 것은 불가능합니다.

수신처는 조직도로 지정한 경우에만 공문게시 대상이 되며, 공용그룹, 지역그룹, 개인수신그룹으로 지정한 수신처라도 조직도에서 등록한 수신처라면 공문게시할 수 있습니다. 행안부유통(LDAP), 문서24, 수기입력으로 지정한 수신처는 공문게시 대상에서 제외됩니다.

공문게시를 할 수 없는 문서는 어떤 문서인가요?

아래 문서는 공문게시 대상에서 제외됩니다.

완료문서가 아닌 문서
대국민공개여부가 비공개 또는 부분공개인 문서
직원열람제한이 제한종료일 또는 영구로 설정된 문서
비전자문서
이미 접수공문게시된 문서

공문게시판에 게시하려면 어떻게 해야 하나요?

공문게시는 문서관리에서 처리하며, 문서의 업무 단계에 따라 아래 네 가지 방식으로 진행할 수 있습니다. 어느 방식이든 대국민공개여부가 공개인 문서만 게시할 수 있으며, 부분공개나 비공개 문서는 게시할 수 없습니다.

1. 기안(상신) 단계에서 게시하는 방법

결재정보 탭에서 대국민공개여부를 공개로 선택합니다.
본문 작성 후 [결재올림] 버튼을 클릭하여 결재 팝업에서 공문게시 체크박스를 선택합니다.
활성화된 화면에서 수신처 산하기관, 게시종료일자, 주제영역을 지정합니다. 게시종료일자는 기본 1년 이상으로 설정합니다.
[확인]을 눌러 상신하면 최종 결재 완료 후 발송처리 시 공문게시판에 자동으로 게시됩니다.

2. 완료된 접수문서를 게시하는 방법

[문서관리] > [내문서함] > [접수한문서] 또는 [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 해당 문서의 제목을 클릭하여 문서관리카드를 연 후, 화면 상단의 [공문게시지정]을 선택하고 게시종료일자, 주제영역, 수신자를 입력한 다음 [접수공문게시전송]을 클릭합니다.

3. 결재 완료 후 발송 단계에서 게시로 변경하는 방법

[문서관리] > [발송함] > [발송대기]에서 해당 문서의 제목을 클릭하여 문서관리카드를 연 후, 발송정보 영역에서 [공문게시로 변경요청]을 선택합니다. 처리과문서담당자 권한자는 [문서관리] > [발송함] > [발송처리]에서도 동일하게 처리할 수 있습니다.

이어서 처리구분, 게시종료일자, 수신자지정 산하기관, 주제영역을 입력하고 승인자를 지정한 뒤 [확인]을 클릭하면, 지정된 승인자가 승인한 후 발송처리 시 공문게시판에 자동으로 게시됩니다.

4. 수신도착 단계에서 게시로 변경하는 방법

[문서관리] > [접수함] > [접수대기]에서 해당 문서의 제목을 클릭하여 문서관리카드를 연 후, 화면 상단의 [공문게시지정]을 선택하고 게시종료일자, 주제영역, 수신자를 입력한 다음 [접수공문게시전송]을 클릭하면 접수처리 시 공문게시판에 자동으로 게시됩니다.

외부공문함

문서관리 → 외부공문함

외부게시 공문관리 기능을 해제하려면 어떻게 해야 하나요?

해제 범위에 따라 처리 방법과 권한이 다릅니다.

특정 기관·학교만 해제 : 기관관리자가 [서비스공통] > [권한관리] > [(업무)접근권한관리] > [사용자별권한관리]에서 해당 사용자의 외부공문관리담당자 권한을 삭제합니다.
시도 전체 해제 : 외부공문총괄관리자가 [업무관리] > [문서관리] > [외부공문함] > [외부공문환경설정]에서 외부공문함 사용여부를 변경합니다.

공람

공람지정은 어느 메뉴에서 할 수 있나요?

공람지정은 문서의 진행 단계에 따라 아래 메뉴에서 할 수 있습니다.

기안·결재 진행 중인 문서 : 문서관리카드의 [공람] 탭에서 공람자를 지정합니다. [문서관리] > [결재] > [문서진행]과 [문서관리] > [접수함] > [접수대기]에서는 화면 상단의 [공람] 버튼으로도 지정할 수 있습니다.
완료된 문서 : [기안한문서], [결재한문서], [접수한문서], [연계기안한문서], [문서등록대장], [부서인수문서]에서 화면 상단의 [공람] 버튼으로 지정합니다. 부서인수문서 함은 완료된 문서가 부서인수되어 조회되는 문서함입니다.
미완료문서 함 : 완료되지 않은 문서를 조회하는 문서함이지만, 접수문서는 완료 전이라도 접수 시점에 문서번호가 채번되므로 접수문서에 한해서만 공람지정이 가능합니다.

다만 [문서진행]에서는 수신문서만 공람지정이 가능하며, 열람제한이 설정된 문서는 결재선에 포함된 사용자만 공람지정할 수 있습니다.

공람수신그룹을 통해 공람을 지정할 때 공람 지정이 되지 않는 경우에는 어떤 것이 있나요?

부서정보가 변경되면 해당 사용자가 수신그룹에서 유효하지 않은 상태가 되어 공람 지정이 누락될 수 있습니다. 이 경우 개인수신그룹관리에서 해당 수신그룹의 구성원을 최신 정보로 갱신해야 합니다.

공람 재지정을 하려면 어떻게 해야 하나요?

공람 재지정을 하려면 문서관리카드에서 기존 공람자를 해제한 뒤, 새로운 공람자나 공람수신그룹을 다시 지정하면 됩니다.

공람 지정 후 공람을 회수 할 수 있는 방법에는 어떤게 있을까요?

문서관리카드에서 기존 공람자를 해제하여 개별 회수하거나, 문서를 열었을 때 화면 하단에 표시되는 [공람정보] 탭에서 [공람회수]로 처리할 수 있습니다. 공람회수는 공람지정자가 처리하며, 공람자가 이미 공람확인을 완료한 건은 회수할 수 없습니다.

공람회수와 공람삭제는 어떻게 다른가요?

공람회수는 공람지정자가 아직 공람확인이 되지 않은 건을 되돌리는 기능으로, 처리 시 공람자의 공람대기 함에서 해당 문서가 사라집니다. 공람삭제는 시도총괄관리자(업무) 또는 지역총괄관리자(업무)만 사용할 수 있는 기능으로, 공람확인이 완료된 건도 삭제할 수 있으며 처리 시 공람지정자의 공람지정 함과 공람자의 공람완료 함에서 공람 내역이 함께 삭제됩니다.

직원열람제한 설정이 되어 있는 문서를 공람하려면 어떻게 해야 하나요?

열람제한문서의 경우 해당 문서의 결재선에 포함된 사용자만 공람 지정이 가능합니다.

공람 완료 처리된 사용자가 해당 문서를 더 이상 열람하지 못하게 하려면 어떻게 해야 하나요?

공람확인이 완료된 건은 공람회수가 불가능하므로 공람삭제로 처리해야 합니다. 문서 하단 [공람정보] 탭에서 시도총괄관리자(업무) 또는 지역총괄관리자(업무) 권한자가 삭제할 수 있으며, 삭제 시 해당 사용자의 공람완료 함에서 문서가 제거되어 더 이상 열람할 수 없습니다.

공람완료 함의 삭제 버튼과 공람삭제는 같은 기능인가요?

다릅니다. 공람완료 함 목록의 [삭제] 버튼은 본인의 공람완료 함에서만 문서를 제거하는 기능이며, 공람지정 함의 [삭제] 버튼도 동일하게 본인의 공람지정 함에서만 제거됩니다. 반면 [공람정보] 탭의 [공람삭제]는 관리자 권한자가 공람 내역 자체를 삭제하는 기능으로, 공람지정자와 공람자 양쪽의 문서함에서 모두 제거됩니다.

발송정보

대외시행 문서로 기안한 문서를 결재 완료 후 수신자를 삭제할 수 있나요?

문서번호가 채번된 문서는 수신자를 삭제할 수 없습니다.

재발송은 어디에서 하나요?

생산문서의 재발송은 문서를 여는 위치에 따라 아래 세 가지 방법으로 요청할 수 있습니다.

[문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 문서관리카드를 열람한 후 [재발송] 또는 [추가재발송] 버튼 클릭
[문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 문서정보를 클릭한 후 하단 발송정보 탭에서 [재발송] 버튼 클릭
[문서관리] > [발송함] > [유통발송]에서 문서정보를 클릭한 후 하단 발송정보 탭에서 [재발송] 또는 [추가재발송] 버튼 클릭

재발송은 기존 수신처로 다시 발송하는 기능이고, 추가재발송은 승인자의 결재를 받은 후 신규 수신처로 추가 발송하는 기능입니다.

동일 수신처로 재발송한 건은 취소할 수 없나요?

재발송으로 발송처리가 이루어진 문서의 경우 취소할 수 없습니다.

발송한 공문의 수신여부를 확인할 수 있나요?

[문서관리 > 문서함 > 문서등록대장]에서 해당 문서의 문서정보 중 발송정보탭에서 수신처의 수신상태를 확인할 수 있습니다. 또한 발송상세목록 버튼을 이용해 상세한 수신목록을 확인할 수 있습니다.

모바일 결재한 문서도 자동발송 처리할 수 있나요?

자동발송으로 설정된 문서는 모바일에서 결재할 수 없습니다. 따라서 모바일로 결재한 문서가 자동발송되는 경우는 없으며, 자동발송이 필요한 문서는 PC에서 결재를 진행해야 합니다.

발송대기

문서관리 → 발송함 → 발송대기

기안자만 문서를 발송할 수 있나요?

기안자는 [문서관리 > 발송 > 발송대기]에서 발송처리가 가능하며 처리과문서담당자의 경우 [문서관리 > 발송 > 발송처리]에서 발송처리가 가능합니다.

발송대기함의 문서를 발송하지 않으려면 어떻게 처리해야 하나요?

기안자는 [문서관리 > 발송 > 발송대기]에서 발송보류가 가능하며 처리과문서담당자의 경우 [문서관리 > 발송 > 발송처리]에서 발송보류가 가능합니다

발송처리

문서관리 → 발송함 → 발송처리

비전자발송(이메일, 일반FAX) 방법 문의 드립니다.

문서를 기안할 때 수신처를 지정하고 결재를 완료한 문서는 발송대기에서 조회할 수 있습니다. [문서관리 > 발송함 > 발송대기]에서 발송할 문서를 선택한 후 발송처리 버튼을 클릭하고 발송구분을 비전자발송으로 설정합니다. 그 뒤 인편, 우편, 일반FAX, 이메일, 기타 중에서 이메일을 선택하고 확인을 누르면 발송처리 됩니다. 단, 비전자발송으로 설정한 수신처에는 전자적으로 발송되지 않으며 발송처리 후에 생성되는 시행문을 출력하거나 다운로드한 후 별도의 방법으로 직접 발송해야 합니다.

수신처로 문서24 수신 기관과 수기입력 수신 기관을 함께 동시 발송처리할 수 있나요?

기안문서 수신자지정 시 문서24와 수기입력하여 지정한 경우에는 발송처리 시 [전자 + 비전자발송]으로 발송처리 가능합니다. 다만, 수기입력으로 지정한 수신처는 발송처리 시 실제로 발송되지 않으므로 발송처리 이후에 생성되는 시행문을 출력 또는 다운로드 하여 별도의 수단(인편, 우편, 일반FAX, 이메일 등)으로 발송처리 해야 합니다.

발송처리 시 [발신명의가 존재하지 않습니다] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

문서 본문에 발신명의 필드가 누락되어 발생하는 오류입니다. 같은 원인으로 발송 처리 시 '시행문에 [발신명의] 필드가 존재하지 않아 문서를 처리할 수 없습니다' 알림이 나타나기도 합니다.

본문의 필드는 사용자가 직접 복구할 수 없으므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

본문에 [접수번호] 필드가 존재하지 않는다는 알림이 나오는데 어떻게 해야 하나요?

문서 본문에 접수번호 필드가 누락되어 발생하는 오류로, '본문에 [접수번호] 필드가 존재하지 않습니다. 본문을 점검하여 주시기 바랍니다.' 형태로 표시됩니다. 발신명의 필드 누락과 마찬가지로 사용자가 직접 복구할 수 없으므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

발송처리 시 [문서번호가 잘못되었습니다] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

문서번호가 채번되지 않은 상태에서 발송처리를 진행할 때 나타나는 오류입니다. 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

발송처리 시 [유통본문파일 생성시 오류가 발생하였습니다] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

문서가 정상적으로 처리되지 않은 경우 나타나는 오류입니다. 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

시행문이 정상적으로 생성되지 않았다고 나와요.

문서 처리 과정에서 문서번호가 채번되지 않았거나, 결재선은 아직 진행 중인데 문서가 완료 처리된 경우에 나타나는 현상입니다. 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

재발송 시 [수신이력 등록에 실패하였습니다] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

문서는 정상적으로 발송되었으나 수신처에서 해당 문서를 정상적으로 받지 못한 경우에 나타나는 오류입니다.

일시적인 현상으로 문서가 발송되지 않을 수 있으므로 재발송을 시도해 보시고, 재발송 후에도 같은 메시지가 나타나면 수신처에 문의하시기 바랍니다.

배부대기

문서관리 → 접수함 → 배부대기

배부대기함에서 배부한 문서를 회수하려면 어떻게 해야 하나요?

배부대기함에서 배부한 문서는 회수 기능이 제공되지 않습니다. 만약 잘못 배부했다면, 처리과에서 재배부요청을 하면 배부대기에서 다시 확인할 수 있습니다

일괄재배부 후 문서가 사라졌는데 어떻게 해야 하나요?

문서가 삭제된 것이 아니라 처리 단계에 따라 다음 문서함으로 이동한 것이므로, 아래 위치에서 확인한 후 이어서 처리하시면 됩니다.

접수대기에서 [일괄재배부요청]을 한 경우 : [문서관리] > [접수함] > [배부대기]에서 해당 문서를 확인할 수 있습니다. 문서를 확인한 후 배부 처리하시기 바랍니다.
배부대기에서 [일괄배부]를 한 경우 : [문서관리] > [접수함] > [접수대기]에서 해당 문서를 확인할 수 있습니다. 문서를 확인한 후 접수 처리하시기 바랍니다.

접수대기

문서관리 → 접수함 → 접수대기

접수대기의 알림존을 클릭하면 진행중인 문서가 조회되지 않습니다. 왜 그런가요?

알림존을 통해 접수대기로 이동하면 처리상태 조회조건이 도착, 접수, 재지정요청으로 선택된 상태에서 조회되기 때문입니다.

진행 중인 문서를 확인하려면 접수대기 메뉴로 직접 진입하시기 바랍니다. 이 경우 도착, 접수, 진행, 재지정요청, 재발송요청이 선택된 상태로 조회됩니다. 알림존을 통해 이동한 상태에서 확인하려면 처리상태 조회조건에서 진행을 직접 선택한 후 조회하면 됩니다.

업무담당자를 지정하지 않고 접수 처리만 된 문서에 담당자를 지정하려면 어떻게 해야 하나요?

접수한 문서의 결재경로는 문서관리카드에서 결재경로지정 기능을 통해 업무관리자 또는 업무담당자를 지정할 수 있습니다.

접수한 문서의 결재경로를 변경하는 방법에 대해 알려주세요.

접수 진행중인 문서의 결재경로는 미완료문서함에서 회수 후 결재경로변경으로 할 수 있습니다.

접수대기함 문서 중 재발송요청 상태의 문서를 접수 할 수 없는데 어떻게 처리해야 하나요?

재발송요청 상태의 문서는 접수 처리할 수 없습니다. 이 경우 추가기능 → 재발송요청문서삭제 버튼을 이용해 해당 문서를 삭제해야 합니다.

타 기관에서 현 기관이 아닌 다른 기관에 보내야 하는 공문을 잘못 보낸 경우 접수시 바로 반송할 수 있는 기능이 있나요? (반송, 보류 등)

K-에듀파인은 아래의 규격 등을 근거하여 처리하고 있습니다. 근거에 기준한 기능들은 변경이 어려운 점 양해 부탁드립니다.

관련근거 : [업무관리시스템 규격]
8) 반송ㆍ이송
접수문서가 형식상의 흠이 있거나 배부가 잘못된 경우에 문서담당자는 문서를 접수처리하고, 업무담당자는 과제지정 및 문서를 처리한 후 문서를 반송 또는 이송할 수 있는 기능을 제공하여야 한다.
가) 반송
업무담당자는 접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때에는 반송사유를 입력하고, 반송문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 발신 행정기관의 장 또는 행정기관에 발송하는 기능을 제공하여야 한다. 반송처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.
나) 이송
업무담당자는 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 이송사유를 입력하고, 이송문서를 붙여 문서를 작성한 후 결재권자의 결재를 받은 다음 이를 해당 소관기관의 장 또는 소관기관으로 발송하는 기능을 제공하여야 한다. 이송은 기관내 처리과의 이송 처리 기능도 제공해야 하며, 이송 처리 시 처리내용을 이력으로 관리하는 기능을 제공하여야 한다.

학교에서 외부 문서 접수 시 업무와 상관없는 홍보 공문을 접수, 재발송요청 거부 함에도 발송하는 경우가 있습니다. 학과와 상관없는 홍보 문서를 접수 안하는 방법은 없나요?

현재는 재발송요청, 재발송요청삭제 기능만 제공중이며 도착한 문서의 접수 및 종료처리 없이 이송, 반송의 기능은 제공되지 않습니다.

유통문서 반려하는 방법이 뭔가요?

유통문서는 [문서관리] > [접수함] > [접수대기]에서 [재발송요청]을 하여 반려할 수 있습니다.

다만 이미 접수처리를 진행한 문서는 문서번호가 채번되었기 때문에 재발송요청을 할 수 없으므로, 접수 전에 처리해야 합니다.

재발송이 안돼요.

재발송은 사용하는 메뉴에 따라 기능과 제약이 다르므로, 아래 내용을 확인한 후 처리하시기 바랍니다.

배부대기, 접수대기의 [재발송요청] : 문서유통을 통해 타 기관에서 수신된 문서를 발송 기관에 다시 보내달라고 요청하는 기능입니다. 문서번호가 채번된 경우에는 재발송요청을 할 수 없으므로 해당 문서의 처리를 진행해야 합니다.
유통발송, 문서등록대장의 [재발송] : 기존에 발송된 수신자에게 문서를 다시 발송하는 기능입니다. 수신처에서 해당 문서가 완료되지 않은 상태에서는 중복처리되어 재발송할 수 없으므로, 수신문서의 처리 상태를 확인한 후 재처리하시기 바랍니다.

수신도착 문서 저장이 안됩니다.

수신도착, 대외도착 상태의 문서는 저장 기능을 지원하지 않습니다. 접수처리를 완료한 후에 저장하시기 바랍니다.

수신문서 처리 시 [invalid msg-id] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

접수대기에 수신된 문서가 이미 진행 또는 접수 상태로 되어 있을 때 발생하는 오류입니다. 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

업무담당확인

문서관리 → 접수함 → 업무담당확인

담당자요청 기능이 뭔가요?

[문서관리] > [접수함] > [접수대기]의 [담당확인요청]은 문서를 접수하기 전에 해당 문서의 담당자가 맞는지 확인받기 위한 기능으로, 결재경로를 지정하기 전 단계에서 활용합니다.

담당확인요청을 받은 사용자는 [문서관리] > [접수함] > [업무담당확인]에서 해당 문서를 선택한 후 [담당확인] 버튼을 클릭하여, 처리구분을 담당확인 또는 재확인요청 중에서 선택해 처리합니다.

재확인요청과 재지정요청은 어떻게 다른가요?

이름은 비슷하지만 서로 다른 기능입니다.

재확인요청 : 담당확인요청 받은 문서를 [문서관리] > [접수함] > [업무담당확인]에서 처리할 때 선택하는 처리구분 중 하나입니다.
재지정요청 : 업무관리자나 업무담당자를 다시 지정해 달라고 요청하는 기능이며, 요청된 문서는 [문서관리] > [접수함] > [재지정요청]에서 목록으로 확인합니다.

업무담당확인요청 후 재지정요청된 문서는 어떻게 처리해야 하나요?

업무담당확인 후 재지정요청된 문서는 재지정요청에서 확인할 수 있습니다. 처리과문서담당자가 해당 문서를 선택해 새로운 담당자를 다시 지정해 처리하면 됩니다.

업무관리자가 아닌데 업무관리자로 지정되었어요.

실제 업무와 다르게 관리자나 담당자로 지정된 경우, 본인이 보유한 권한에 따라 조치 방법이 다릅니다.

업무관리자로 지정된 담당자인 경우 : [문서관리] > [결재] > [결재대기]에서 문서제목을 선택한 후 문서관리카드에서 [재지정요청] 버튼을 클릭합니다. 재지정요청된 문서는 [문서관리] > [접수함] > [재지정요청]에서 요청받은 담당자가 확인한 후 재지정할 수 있습니다.
처리과문서담당자인 경우 : [문서관리] > [접수함] > [접수대기]에서 [추가기능] > [결재경로변경]을 선택하거나, [문서관리] > [문서함] > [미완료문서]에서 [결재경로변경]을 선택하여 결재경로를 변경할 수 있습니다.

보안공유/열람제한

보안공유와 공람의 차이가 무엇인가요?

보안공유는 열람제한 문서를 특정 사용자에게 열람 권한을 부여하는 기능이고, 공람은 결재 완료된 문서를 여러 사용자와 공유해 열람·의견 등록을 가능하게 하는 기능입니다.

보안공유를 하려면 어떤 권한이 필요한가요?

보안공유를 지정할 수 있는 권한은 과제카드 관리자(왕관)와 결재선입니다. 지정된 보안공유자는 열람제한 문서를 열람할 수 있으며, 보안공유받은문서 함에서 확인 가능합니다.

보안공유는 [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장], [문서관리] > [내문서함] > [기안한문서], [문서관리] > [문서함] > [부서인수문서]에서 문서를 선택한 후 상단의 [보안공유] 버튼을 클릭하여 지정합니다. 이를 통해 결재경로에 포함되지 않은 사용자도 해당 보안문서를 열람할 수 있습니다.

과제카드 포함 인수인계를 완료해도 열람할 수 없는 문서가 있나요?

업무인수인계를 진행하면 자동으로 보안공유자로 설정이 됩니다. 다만, 인계신청 시 제외실적을 설정할 수 있습니다. 제외실적에 추가한 문서는 보안공유자로 등록이 되지 않아 열람제한이 걸립니다.

보안공유 가능한 문서는 어떤 문서이며 보안공유문서만 모아놓은 메뉴가 따로 있나요?

보안공유는 열람제한이 설정된 문서에만 지정할 수 있습니다. 보안공유 지정만을 위한 목적의 메뉴는 제공하지 않고 있습니다.

따라서 열람제한이 설정되지 않은 문서이거나 보안공유 지정 권한을 보유하지 않은 경우에는 보안공유 버튼을 사용할 수 없습니다.

열람제한으로 기안한 문서에 대해서 보안공유 받은 것에 대한 로그기록을 받고 싶습니다. 특정문서에 대해 누가, 누구에게, 언제 보안공유했는지, 그리고 보안공유회수(삭제)에 대한 로그정보를 볼 수 있나요?

문서의 보안공유 이력은 관리되고 있지 않습니다. 현재 보안공유 상태정보만 관리되고 있습니다. 따라서 보안공유 상태라면 보안공유 관련 정보(보안공유 설정일, 지정자, 지정받은자)를 확인가능, 보안공유 회수 상태라면 기존 보안공유 정보 확인불가입니다.
예를 들어 최초 5명에게 보안공유 지정했고 이후 2명은 보안공유를 해제하였다면, 현재 단 3명에 대해서 보안공유 정보를 확인할 수 있습니다.

부서장인 학교장에게 업무관리시스템에서 부서장 권한 부여 하였지만, 부임 이전년도 비공개 문서 열람 제한된 경우 어떻게 처리하나요?

부서장 권한의 열람제한 문서 열람기간의 제한은 없습니다. 부서장 권한으로 열람제한 문서를 열람할 수 있으며 만약 열람이 불가한 문서가 있는 경우 다른 문제일 가능성이 있어 K-에듀파인 [사용자지원서비스-묻고답하기] 를 통해 질의 남겨 주시면 도움을 드리겠습니다.

열람제한 문서의 보안 공유 방법은 과제카드 관리자(크라운)만 있나요?

열람제한 문서 보안공유 지정 권한 : 과제카드 관리자(왕관), 결재선
열람제한 문서 열람권한 : 시도총괄관리자(업무), 시도기록물담당자, 감사열람조직, 부서장/학교장, 기관장, 결재선, 과제카드 관리자(왕관), 공람자, 보안공유자

문서등록대장

문서관리 → 문서함 → 문서등록대장

제목을 마스킹 처리한 문서의 경우 정보공개포털의 정보목록에 어떻게 연계되는지 궁금합니다.

제목을 마스킹 처리한 문서는 정보공개포털에 마스킹된 상태 그대로 공개됩니다. 원본 제목은 공개되지 않습니다.

제목마스킹 기능을 사용하려면 어떻게 해야 하나요?

제목마스킹은 문서 기안 시 문서관리카드 상단의 [마스킹] 버튼을 클릭한 뒤 마스킹하려는 단어에 직접 *을 입력하면 적용됩니다. 저장하면 해당 문서의 제목이 마스킹 처리되어 표시·공개됩니다. 결재 완료 후에는 당해연도 생산문서에 한해 기안자가 문서등록대장의 [후마스킹]으로 처리할 수 있습니다. 유통으로 받은 접수문서는 접수자가 문서등록대장의 [후마스킹]으로 제목만 마스킹할 수 있습니다. 단, 제목 마스킹 사용 여부는 교육청 총괄운영자가 문서환경설정에서 활성화해야 메뉴가 노출됩니다.

문서등록대장에서 수신자 숨김 기능이 적용 가능한 기준에 대해 알려주세요.

수신자 숨김은 수기입력한 민원인 수신자만 적용할 수 있습니다. 또한 해당 문서의 기안자이거나 처리과문서담당자 권한을 가진 사용자만 설정 및 취소할 수 있습니다. 적용 시 권한자는 원본을 보지만, 비권한자는 숨김(***** 표시)으로 보게 됩니다.

문서등록대장의 후마스킹, 수신자숨김 처리를 취소할 수 있는 기능이 있나요?

문서등록대장에서 수행한 후마스킹이나 수신자숨김은 문서의 처리과문서담당자가 취소할 수 있습니다. 취소 시 원래 제목·파일명, 원수신자 정보로 복원됩니다. 발신기관의 후마스킹이 수신처의 접수문서에 자동 적용된 경우에는 수신처에서 취소할 수 없으며, 발신기관이 원본문서의 후마스킹을 취소해야 수신처에도 반영됩니다.

결재선 포함 사용자 외에 보안공유를 할 수 없도록 제한할 수 있나요?

보안공유는 결재선과 과제카드 관리자(왕관)만 지정할 수 있습니다.

전임자가 설정한 열람제한문서를 열람할 수 있는 방법이 있나요?

보안공유 없이 열람제한문서를 열람할 수 있는 사용자는 시도총괄관리자(업무), 시도기록물담당자, 감사열람조직, 부서장/학교장, 기관장, 결재선, 과제카드 관리자(왕관), 공람자, 보안공유자입니다.

부서장 권한의 사용자가 하위 부서의 모든 문서를 열람할 수 있나요?

부서장 권한은 하위 부서의 문서를 열람할 수 있습니다. 단, 본인 부서를 제외하면 열람제한 문서는 열람할 수 없습니다.

열람제한문서의 열람이력을 확인할 수 있나요?

네. 열람제한문서도 문서등록대장에서 열람이력 메뉴를 통해 조회할 수 있습니다.

문서등록대장 하단 공람정보의 사후보고 상태에 대해 알려주세요.

문서등록대장 하단 공람정보의 사후보고 상태는 사후보고자로 지정된 사용자가 문서를 열람한 뒤 사후보고로 처리했음을 표시하는 상태값입니다.

문서의 대국민공개여부 항목이 자동으로 변경되는 이유는 무엇인가요?

문서의 대국민공개여부가 부분공개(5호) 또는 비공개(5호) + 공개제한사유 ‘내부검토/의사결정’ + 직원열람제한 ‘지정날짜까지’로 설정된 경우, 지정일이 지나면 자동으로 공개로 전환됩니다. 이때 전환 예정 문서는 공개예정문서 함에서 확인할 수 있습니다.

결재완료된 문서의 대국민공개여부, 직원열람제한 항목을 수정하려면 어떻게 해야 하나요?

결재완료된 문서는 문서등록대장에서만 수정 가능합니다. 수정 방법은 한건수정 또는 일괄수정을 통해 대국민공개여부, 직원열람제한을 변경하는 것입니다. 단, 기록물이관된 문서는 수정할 수 없습니다.

과제카드 변경을 한건수정으로 하나요?

완료된 문서의 과제카드는 한건수정과 추가기능 > 과제변경 두 가지 방법으로 변경할 수 있으며, 방법에 따라 사용할 수 있는 화면과 권한이 다릅니다.

한건수정 : 기안자, 업무담당자, 문서과문서담당자, 처리과문서담당자가 [문서관리] > [내문서함] > [기안한문서], [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장], [문서관리] > [문서함] > [부서인수문서]와 [과제관리] > [나의과제], [부서과제], [과제카드관리] > [과제카드함]의 과제카드 실적관리에서 변경할 수 있습니다.
추가기능 > 과제변경 : 기안자, 업무담당자, 처리과문서담당자, 문서과문서담당자, 과제카드 관리자(왕관)가 [문서관리] > [문서함] > [문서등록대장]에서 변경할 수 있습니다.

부서의 과제카드 전체 목록을 대상으로 실적을 옮겨야 하는 경우에는 [과제관리] > [과제카드관리] > [과제카드변경] 메뉴를 사용합니다. 어느 방법이든 과제카드 변경기간 내에서만 처리할 수 있으며, 변경기간은 시도총괄관리자에게 확인하시기 바랍니다.

폐지학교 문서의 대국민공개여부 수정 방법 문의드립니다.

폐지학교 문서는 먼저 조직을 ‘사용’ 상태로 변경하고 사용자에게 필요한 권한(과제카드관리자, 처리과문서담당자 등)을 부여해야 합니다. 그 후 문서등록대장 → 한건수정 또는 일괄수정 기능을 통해 대국민공개여부를 수정할 수 있습니다.

문서처리시 작성한 의견의 공개여부와 정보공개포털 연계여부에 대해 알려주세요.

문서 처리 시 작성한 의견은 내부 열람용으로만 사용되며 대국민공개 대상이 아니므로 정보공개포털과 연계되지 않습니다.

결재완료되어 문서등록대장에 등록된 문서를 삭제할 수 있나요?

아니요, 결재완료되어 문서번호가 채번된 문서는 기록물이관 대상이므로 문서등록대장에서 삭제할 수 없습니다.

첨부물분리등록한 내용을 삭제할 수 있나요?

네, 가능합니다. 문서등록대장에서 해당 문서를 선택 후 문서정보 → 분리등록 탭에서 첨부물분리등록 내역을 확인하고 수정·삭제할 수 있습니다.

첨부파일 다운로드 시 생성되는 파일명의 기준에 대해 알려주세요.

첨부파일 다운로드 시 파일명은 문서 유형에 따라 다르게 생성됩니다.

생산문서: (문서번호(본문)) 문서의제목, 문서의제목 [문서번호 (본문)], 문서의제목 (문서번호 (본문))
접수문서: (문서번호 (본문) 발신기관명) 문서의제목, 발신기관명 문서의제목 [문서번호 (본문)], 발신기관명 문서의제목 (문서번호 (본문))

결재가 완료된 문서의 결재취소가 가능한가요?

아니요, 결재가 완료된 문서는 결재 취소가 불가능합니다.

이송, 반송, 경유, 회신, 재작성이 가능한 문서의 기준을 알려주세요.

이송, 반송, 경유, 회신은 접수 및 결재완료된 전자문서인 경우 업무담당자 또는 문서과문서담당자가 사용할 수 있습니다.

결재완료 전 재작성은 임시저장함 및 문서진행함(반려,회수)에서 가능합니다.

결재완료 후 재작성은 기안한문서, 접수한문서, 문서등록대장에서 가능합니다.

이송 문서 기안 시 용량초과 알림창으로 인해 기안되지 않는 경우, 어떻게 해결해야 하나요?

이송 문서는 시도교육청에서 설정한 용량 기준을 초과하면 기안되지 않습니다. 따라서 첨부파일을 용량 기준 이하로 줄여서 해결해야 합니다.

수신문서의 반송 처리 방법에 대해 알려주세요. 또 반송처리하면 문서등록대장에서 사라지나요?

수신문서를 반송하려면 문서를 접수 후 결재완료한 뒤 문서등록대장에서 해당 문서를 선택하고 상단의 반송 버튼을 클릭해 반송문서를 기안·결재하면 됩니다. 반송이 완료되면 문서 상태가 반송으로 변경되고 기존 수신문서와 반송 처리문서 모두 문서등록대장에 조회됩니다.

문서 시행정보에 작성하는 경유 항목의 작성 및 처리 방법에 대해 알려주세요.

경유 처리는 수신문서를 접수 후 결재완료한 뒤 진행할 수 있습니다. 문서등록대장에서 문서를 선택하고 상단의 경유 버튼을 눌러 경유 문서를 기안합니다. 이때 문서관리카드의 경유 항목을 입력하고, 최종수신기관을 수신처에 지정하여 발송하면 됩니다.

이미 종료된 문서의 담당자를 재지정 하고 싶습니다. 가능한가요?

종료된 문서는 결재가 완료되어 더 이상 진행 상태가 아니므로 담당자 재지정이 불가능합니다.

문서의 대국민공개여부 수정이력이 궁금한데 어디서 볼 수 있나요? 어떤 정보가 제공되나요?

문서의 대국민공개여부 수정이력은 문서관리카드의 이력보기버튼을 통해 확인할 수 있습니다. 문서등록대장에서 확인하고 싶은 문서를 클릭하면 해당 문서의 결재선에 속한 사용자에 한해 이력보기 버튼이 제공됩니다.

이력보기 기능을 통해 제공중인 정보는 아래와 같습니다.

(생산문서) 본문, 첨부, 결재경로, 발의자, 문서이력, 대국민공개
(접수문서) 결재경로, 발의자, 문서이력, 대국민공개

비공개로 결재 올리면 다른 사람이 못 보는데, 마스킹을 해야 하는 이유는 무엇인가요?

대국민공개여부의 공개여부는 정보공개포털에서만 적용되는 설정입니다. 그에 따라, 문서등록대장에서는 제목에 개인정보 그대로 출력됩니다. 이를 방지하고자 비공개 하여도 마스킹을 진행하여야 합니다.

2020년 이전 (구)업무관리 문서는 어디서 확인할 수 있나요?

2020년 이전 (구)업무관리에서 생산·접수한 문서는 K-에듀파인 문서등록대장에서 조회되지 않으며, 기록관리시스템(RMS)에서 확인할 수 있습니다.

문서등록대장(다년도검색)

문서관리 → 문서함 → 문서등록대장(다년도검색)

다년도검색에서 날짜를 지정해서 검색해야 하나요? 아니면 다년도 검색이라는 단추가 있나요?

해당 기능은 [업무관리 > 문서관리 > 문서함 > 문서등록대장(다년도검색)]을 통해 사용하실 수 있습니다. 기존 문서등록대장이 최대 1년까지만 검색이 가능하다면, 다년도검색은 기간제한 없이 조회가 가능하며 제목에 띄어쓰기나 영문 대소문자도 원활하게 검색 가능합니다.

비전자문서

과년도 비전자문서 소급등록 기간은 어떻게 정해지나요?

과년도 비전자문서 소급등록 기간은 시도 기록물 담당자가 지정하며, 최대 5월 31일까지로 제한됩니다. 이 기간을 넘기면 소급등록은 불가합니다.

과년도 소급등록문서가 당년도 문서등록대장에서 검색되는 게 맞나요?

문서 소급등록은 과년도 문서를 등록하더라도 등록일자 기준으로 조회되기 때문에 당해년도 문서등록대장에서 검색됩니다.

2년 이상 지난 비전자 문서를 소급 등록할 수 있나요?

비전자 문서의 소급등록은 시도에서 지정한 소급일자 내에서만 가능하며, 일반적으로 최대 전년도까지만 허용됩니다. 따라서 2년 이상 지난 문서는 소급등록할 수 없습니다.

문서등록대장에서 비전자문서만 조회할 수 있는 방법이 있나요?

문서등록대장 검색조건에서 문서종류 → 비전자문서를 선택하면 비전자문서만 조회할 수 있습니다.

열람제한 설정된 비전자문서를 처리과문서담당자 권한으로 수정할 수 있나요?

열람제한 문서는 결재선에 포함된 사용자만 수정할 수 있습니다. 따라서 처리과문서담당자 권한만으로는 수정할 수 없습니다.

비전자문서(생산)의 결재자를 변경하려면 어떻게 해야 하나요?

비전자문서(생산)의 결재자를 변경하려면 문서등록대장에서 해당 문서를 선택 후 수정 기능을 이용해야 합니다. 변경 후 저장하면 새로운 결재자가 반영됩니다.

문서등록대장에서 생산한 비전자문서를 전자문서로 변경할 수 있나요?

문서등록대장에서 생산한 비전자문서는 전자문서로 변경할 수 없습니다. 전자문서가 필요한 경우에는 해당 내용으로 문서를 새로 기안하여 전자문서를 생산해야 합니다.

결재완료된 비전자 문서를 삭제할 수 있나요?

결재가 완료되어 문서번호가 채번된 비전자문서는 문서등록대장에 기록물이관 대상으로 등록되므로 삭제할 수 없습니다.

비전자문서를 접수한 뒤 담당자가 완료 처리하면 첨부 수정이나 삭제가 가능한가요?

접수대기에서 등록한 접수 비전자문서는 접수 처리된 이후에는 수정, 삭제가 불가능합니다. 접수 처리 전 대외도착 또는 수신도착 상태일 때는 수정 또는 삭제할 수 있습니다.

최종결재자가 완료하면 문서는 회수되지 않는 것으로 알고 있습니다. 최종결재 후에도 회수되는 기능이 있으면 좋겠습니다. 기능 개선이 안 될까요?

최종결재가 완료된 문서는 종료 상태가 되므로 회수할 수 없습니다.

관련근거 : [행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정
제17조(결재받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다.

비전자문서를 공문게시할 수 있나요?

비전자문서는 공문게시할 수 없습니다. 공문게시가 필요한 경우에는 본문이 있는 일반문서로 기안하여 수신자를 지정한 후 발송해야 합니다.

비전자문서도 결재를 받을 수 있나요?

등록하는 메뉴에 따라 결재 진행 여부가 다릅니다.

[문서관리] > [접수함] > [접수대기] : [비전자문서] > [비전자문서등록]에서 결재 담당자를 지정하여 접수를 진행하면 결재 처리가 가능합니다.
[문서관리] > [문서함] > [문서등록대장] : 등록구분에 따라 기안자와 결재자 또는 접수자와 업무담당자를 지정할 수 있으나, 별도의 결재 진행 없이 완료 처리되어 문서등록대장에 등록됩니다. 등록 후에는 비전자문서를 열람한 뒤 상단의 [수정] 버튼을 통해 결재선을 변경할 수 있습니다.

미완료문서

문서관리 → 문서함 → 미완료문서

인사발령 이전 학교의 미완료문서 처리방법 문의드립니다.

인사발령 이전 학교의 미완료문서는 해당 학교 문서담당자가 완료 처리해야 합니다. 본인은 직접 처리할 수 없습니다.

폐교의 미접수 문서에 대한 처리 방법 문의 드립니다.

폐교의 미접수 문서는 조직을 사용 상태로 변경한 뒤 담당자에게 권한을 부여해야 합니다. 이 후 담당자가 미접수 문서를 처리할 수 있습니다.

통폐합된 학교의 미완료문서를 처리하는 방법에 대해 알려주세요.

통폐합된 학교의 미완료문서는 먼저 해당 조직을 사용 상태로 수정해야 합니다. 이후 사용자에게 겸임 및 권한(과제카드관리자, 처리과문서담당자 등)을 부여하여 미완료문서를 처리할 수 있습니다.

진행상태인 접수문서의 담당자를 재지정하려면 어떻게 해야 하나요?

진행상태인 접수문서는 회수 및 결재경로 변경을 통해 재지정할 수 있습니다.

검토자가 문서 결재 후 결재를 취소할 수 있는 방법이 있나요?

검토자(중간 결재자)나 결재자가 결재한 문서는 이미 결재처리 되어 결재 취소가 불가능합니다. 취소하려면 문서를 회수하거나 반송 처리해야 하며, 이는 기안자 또는 처리과문서담당자가 수행할 수 있습니다.

전임자(부재·전출·퇴직자)가 결재요청한 문서를 삭제·처리하려면 어떻게 해야 하나요?

진행 중인 문서는 처리과문서담당자가 [문서관리] > [문서함] > [미완료문서]에서 해당 문서를 [회수]한 뒤 [삭제/연계반송]으로 처리하시면 됩니다. 아직 기안대기중인 문서는 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

오류문서초기화를 하면 문서가 어떻게 처리되나요?

문서 종류에 따라 처리 결과가 다릅니다.

생산문서 : 삭제 처리됩니다.
접수문서 : 도착상태(수신, 대외)로 초기화되어 다시 접수할 수 있습니다.

통계

문서관리 → 통계

원문공개율은 어디서 확인할 수 있나요?

정보공개담당자 권한을 가진 사용자가 [문서관리] > [통계] > [기관별정보공개현황] 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

기관별정보공개현황을 제외한 나머지 통계 메뉴는 시도통계담당자, 지원청통계담당자, 기관통계담당자, 부서통계담당자 권한으로 조회합니다.

문서 열람·기안 오류

PC 환경 및 오류 대응

본문의 자간이 너무 넓게 표시돼요.

본문 자간이 넓게 표시되는 경우는 주로 다음 세 가지 원인이 있습니다.

서식의 자간이 넓게 설정된 경우: 서식의 [글자모양]에서 자간을 줄입니다.
해당 글꼴이 없어 대체 글꼴로 표시되는 경우: 글꼴 설치 여부를 확인하고 없으면 설치합니다.
입력기 설정이 전각으로 되어 있는 경우: Alt + = 키를 눌러 입력기를 전각에서 반각으로 변경합니다.

위 경우에 모두 해당하지 않으면 한ODT를 재설치하시기 바랍니다.

문서를 클릭하면 새 창이 아니라 탭으로 열려요.

팝업창이 탭으로 열리는 현상은 PC의 인터넷 옵션에서 조정할 수 있습니다. [인터넷 옵션] > [일반] 탭에서 탭 영역의 [탭] 버튼을 클릭한 뒤 '항상 새 창에서 팝업 열기' 또는 '현재 창의 새 탭에서 열기'를 원하는 방식으로 선택하시기 바랍니다.

기안창을 열면 창이 뒤로 넘어가요.

기안창이 뒤로 넘어가는 현상은 PC의 시스템 파일을 복구하여 해결할 수 있습니다.

Win+X 를 누른 뒤 [명령 프롬프트(관리자)] 또는 [Windows PowerShell(관리자)]를 실행합니다.
다음 명령어를 띄어쓰기까지 그대로 입력하여 실행합니다: Dism /online /cleanup-image /restorehealth
검사가 100% 완료되면 PC를 재부팅한 뒤 K-에듀파인에 접속하여 기안창이 정상적으로 열리는지 확인합니다.

기안창 상단의 제목이 이상한 문자로 표시돼요.

문서 처리를 위해 기안창을 호출하면 창 간의 중복을 막기 위해 한컴에서 난수를 생성하여 기안창 제목으로 사용합니다. 이는 기안창의 고유성을 구별하기 위한 코드이며 오류가 아닙니다. 단순 조회용 기안문은 제목이 정상적으로 표시되도록 개선되었으나, 진행 중인 기안문은 데이터가 잘못 수정될 가능성이 있어 현재까지 난수 제목이 유지되고 있으며, 추후 기능개선을 통해 개선될 예정입니다.

문서를 열면 오류가 나거나 로딩이 계속되고, '필요한 컨트롤이 설치되지 않았습니다' 또는 null 참조 오류가 나타나요.

K-에듀파인에서 문서를 클릭할 때 발생하는 오류는 인터넷 옵션이나 브라우저 설정 등 다양한 원인으로 나타날 수 있습니다. 아래 순서대로 조치한 뒤 PC를 재부팅하여 개선 여부를 확인하시기 바랍니다.

1. 인터넷 옵션 설정

일반 탭: 검색 기록 삭제 창에서 '암호' 항목을 제외한 모든 항목을 삭제합니다.
보안 탭: 신뢰할 수 있는 사이트에 K-에듀파인 주소를 추가하고 보안 수준을 최소로 설정한 뒤, [사용자 지정 수준]에서 '서명 안 된 ActiveX 컨트롤 다운로드'는 확인, '서명된 ActiveX 컨트롤 다운로드'는 사용, '팝업 차단 사용'은 사용 안 함으로 설정합니다.
개인정보 탭: 팝업 차단 사용을 해제합니다.
내용 탭: [SSL 상태 지우기] 버튼을 클릭하여 캐시를 삭제합니다.

2. 브라우저 캐시 삭제: 브라우저 설정에서 쿠키 및 캐시 데이터를 삭제한 뒤 브라우저를 완전히 종료했다가 다시 접속합니다.

3. 기안기 재설치: 기안기를 PC에서 삭제한 뒤 K-에듀파인 접속 시 나타나는 설치 화면에서 재설치합니다.

4. 한ODT 재설치: 제어판에서 한ODT를 삭제한 뒤 K-에듀파인 접속 시 프로그램 설치 화면에서 '한글 ODT 설치파일'을 다운로드하여 설치합니다.

위 작업 후에도 개선되지 않으면 [사용자지원서비스]를 통해 문의하시기 바랍니다.

문서를 열 때 보안 인증서(해지 확인) 오류나 보안경고가 나타나요.

인증서 해지 확인 관련 오류나 보안경고는 인터넷 옵션에서 인증서 해지 확인 항목을 해제하여 해결할 수 있습니다.

인터넷 옵션 고급 탭: 제어판에서 [인터넷 옵션]을 열고 [고급] 탭으로 이동하여 보안 섹션에서 '서버 인증서 해지 확인'과 '인증서 주소가 일치하지 않은 경우에 경고' 항목의 체크를 해제한 뒤 [적용]합니다.
그룹 정책 편집기(필요 시): Win+R 로 실행창을 열고 gpedit.msc를 입력하여 로컬 그룹 정책 편집기를 실행한 뒤, [컴퓨터 구성] > [관리 템플릿] > [Windows 구성 요소] > [Internet Explorer] > [인터넷 제어판] > [고급 페이지]에서 '서버 인증서 해지 확인'을 더블 클릭하여 '사용 안 함'으로 설정하고 적용합니다.

설정 후 [확인]을 누르고 PC를 재부팅한 뒤 다시 기안기를 호출하여 확인하시기 바랍니다.

양면인쇄는 어떻게 하나요?

문서관리카드 상단의 [인쇄] 버튼 또는 문서등록대장의 [인쇄] 버튼을 클릭한 후, 인쇄창 기본 탭의 [설정] 버튼에서 양면프린트를 선택하면 됩니다.

PC의 [제어판] > [장치 및 프린터]에서 해당 프린터의 인쇄 기본 설정으로 지정하는 방법도 사용할 수 있습니다.

재정문서(품의서) 출력 시 [발급불가] 문구가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

품의서 인쇄 시 '발급불가' 문구가 나타나는 경우 사용 중인 프린터가 지원 목록에 등록되어 있는지 확인해야 합니다. http://www.sgasol.kr 에 접속하여 [고객지원] > [프린터 지원정보] > [프린터지원정보제공서비스 팝업창] > [목록조회서비스] 메뉴에서 내 프린터 기종의 등록 여부를 확인하시기 바랍니다. 등록되어 있지 않다면 [프린터 신규등록 서비스] 메뉴에서 등록하시고, 이미 등록되어 있는 경우에는 070-7308-9203~8로 전화하여 원격지원서비스를 요청하시기 바랍니다.

재정문서 출력 시 스크립트 오류가 나타나는데 어떻게 해야 하나요?

재정문서 출력 시 스크립트 오류는 여러 원인으로 발생할 수 있습니다. 문서 내용에 특수문자가 포함된 경우, 진행 중인 문서라면 본문의 특수문자를 제거하시고, 완료된 문서는 수정이 불가능하므로 출력이 제한될 수 있습니다. 특수문자 문제가 아니라 사용자 PC 환경 설정 이상으로 판단되면 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

OZD 파일이 열리지 않는데 어떻게 해야 하나요?

OZD 파일이 열리지 않는 현상은 주로 오즈 리포트(OZ Report) 뷰어 프로그램의 설치 문제로 발생합니다. K-에듀파인 화면 오른쪽 [퀵링크] > [설치가이드] > [리포트뷰어설치] 메뉴에서 뷰어 파일을 다운로드하여 설치하신 뒤, OZD 파일 속성에서 연결 프로그램을 OZViewer로 변경하시기 바랍니다.

확장자 없는 파일이라고 뜨는 이유가 뭔가요?

같은 메시지라도 언제 나타났는지에 따라 원인이 다릅니다.

기안 시 나타나는 경우 : 첨부한 파일에 확장자가 없어서 발생하므로 첨부파일의 확장자를 확인하시기 바랍니다.
열람 시 나타나는 경우 : 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

문서 열람 시 [error : not found path/box/docInfo/securityExpireDate] 오류가 나오는데 어떻게 해야 하나요?

문서 처리 과정에서 문서정보가 손상되었을 때 발생하는 오류입니다. 문서 확인 후 처리가 필요하므로 사용자지원서비스로 문의하시기 바랍니다.

수신이력 등록에 실패했다는데 어떻게 하나요?

문서는 정상적으로 발송되었으나 수신처에서 해당 문서를 정상적으로 받지 못한 경우에 나타나는 오류입니다. 일시적인 현상일 수 있으므로 재발송을 시도해 보시고, 재발송 후에도 같은 메시지가 나타나면 수신처에 문의하시기 바랍니다.

마크애니(MarkAny) 문서보안 오류는 어떻게 해결하나요?

아래 순서대로 조치한 뒤 개선 여부를 확인하시기 바랍니다.

1. Document Safer 로그인: 키보드의 윈도우 키를 눌러 [모든 앱]을 선택하고 목록에서 MarkAny 폴더를 클릭한 뒤, MarkAny DRM 자물쇠 모양 아이콘을 클릭하여 로그인합니다.

2. MarkAny 삭제 후 재설치: [내 PC] > [Windows(C:)] > [Program Files (x86)] 경로에서 MarkAny 폴더를 삭제하고 PC를 재부팅한 뒤 MarkAny를 다시 설치합니다.

위 조치 후에도 해결되지 않으면 [사용자지원서비스]를 통해 문의하시기 바랍니다.

hwpx 파일이 열리지 않는데 어떻게 해야 하나요?

한글 프로그램을 최신 버전으로 업데이트하거나 최신 버전을 설치한 뒤 다시 확인하시기 바랍니다. 동일한 현상이 계속되면 한글과컴퓨터로 문의하셔야 합니다.

PC에 저장한 한글 첨부파일이 열리지 않는데 어떻게 해야 하나요?

첨부파일의 확장자에 따라 조치 방법이 다릅니다.

hwpx : 한글 최신 업데이트 및 최신 버전 재설치를 진행하고, 그래도 열리지 않으면 한글과컴퓨터로 문의하시기 바랍니다.
hwp : 파일이 한글 프로그램으로 연결되어 있지 않은 경우입니다. 해당 파일에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 [속성] > [연결 프로그램] > [변경]을 선택하고, 앞으로 파일을 열 때 사용할 프로그램으로 HWP 프로그램을 지정한 뒤 [확인]을 클릭합니다.

첨부파일 수정이 반영되지 않는데 어떻게 해야 하나요?

문서관리카드에 첨부된 파일의 내용을 수정한 경우에는 수정 후 반드시 저장하고, 다시 열람하여 반영 여부를 확인하시기 바랍니다.

저장 후 열람해도 내용이 변경되지 않거나 첨부파일의 추가·삭제가 정상적으로 처리되지 않으면 [사용자지원서비스]를 통해 문의하시기 바랍니다.

본문이나 첨부파일이 저장되지 않는데 어떻게 해야 하나요?

본문 또는 첨부파일이 저장되지 않는 현상은 문서 확인 후 처리가 필요하므로 [사용자지원서비스]를 통해 문의하시기 바랍니다.

파일을 올리면 파일을 찾을 수 없다고 나와요.

첨부파일의 경로에 특수문자가 포함되어 있거나 경로가 긴 경우에 발생합니다. 경로에 포함된 특수문자를 제거하거나 첨부파일을 바탕화면으로 옮긴 뒤 다시 첨부하시기 바랍니다.

위와 같이 조치한 후에도 동일한 오류가 발생하면 [사용자지원서비스]를 통해 문의하시기 바랍니다.

기타

로그인/세션

업무관리 시간 경과 후 다시 문서를 누르면 항상 시스템 안내 팝업 창이 생성됩니다. 원격 지원 후에도 동일 증상이 계속 발생합니다. 처리 방법을 알려주세요.

업무포털을 통해 로그인한 경우 자동 로그아웃 이후 재로그인 과정에서 발생하는 문제이며, K-에듀파인 단독 로그인 시에는 발생하지 않는 현상입니다. 현재 여러 측면에서 원인을 분석 중이며, 빠르게 처리될 수 있도록 검토하고 있습니다.

K-에듀파인 일정시간을 늘려주시면 안될까요? 눈깜빡하면 시스템이 종료됐다고 하면서 작업하던 문서 저장이 안된 경우가 많습니다

K-에듀파인의 세션 시간은 각 시도교육청에서 설정합니다. 작업 중 세션 만료가 가까워지면 연장 버튼을 눌러 시간 연장이 가능합니다. 연장을 하지 않으면 열려 있는 모든 K-에듀파인 창은 자동 로그아웃됩니다. 세션 시간을 늘리려면 해당 시도의 총괄관리자가 서비스공통 > 포털관리 > 운영환경관리 > (재정)시스템 운영설정 메뉴에서 직접 변경할 수 있습니다.